揭開神秘面紗 走近百姓生活——改革開放30年常州市檔案館檔案利用工作回顧與分析

□張秀鳳 陳 娟 于蘇華

30年來，隨著常州市社會、經濟的快速發展和檔案館的進一步開放，檔案利用也日趨社會化、多樣化。為了探索綜合檔案館檔案利用的特點及發展規律，充分發揮檔案在社會和經濟發展中的作用，本文對常州市檔案館1979-2008年檔案的利用情況進行綜合分析。

一、檔案資源的整合給檔案利用帶來了新的活力

改革開放以來，常州市檔案館已建成了門類齊全、結構合理、內容豐富、反映地方特色的館藏體系，館藏檔案基本滿足了全市政治、經濟、文化和社會文明發展的需求。一是隨著政府中心工作和為民生服務各項政策的開展，整個社會的檔案利用需求不斷提高；二是由于社會發展和檔案宣傳力度的加大，公眾的檔案意識逐步增強；三是不斷豐富、優化館藏結構，使可供利用的檔案資源日漸豐富。

常州市檔案館1979-2008年檔案利用總人次與總卷（件、冊）次的統計情況見下表。

二、檔案利用不斷向多元化社會化方向發展

回顧30年的檔案利用工作，主要表現在三個方面：一是圍繞落實政策出現的利用檔案熱；二是圍繞編史修志出現的利用檔案熱；三是林林總總民生檔案利用熱，如查履歷、查工齡、查購房存根、查建房許可、查親屬關系、查婚姻證明……神秘的檔案館現已成了百姓工作生活的紀念館。檔案利用逐步向多元化、社會化方向發展。

（一）利用檔案的內容不斷增多

改革開放以來，政府各項惠民政策日益加強，檔案成了百姓享受待遇的重要憑據，但由于機構撤并、企業破產及人才流動、職工退休等因素影響，證明人員性質、工齡及職務任免的檔案成了被利用的主體，證明身份成為查檔利用的主流。檔案查閱內容也從過去政府“紅頭文件”逐步擴大到知青登記、結婚申請、建房許可、職工檔案、獨生子女登記、各類介紹信等反映百姓經歷的民生檔案。

（二）利用檔案的目的呈多元化趨勢

隨著社會檔案意識的提高，檔案在普通百姓生活中的地位日顯重要，在公眾利用檔案的行為中除領導決策、工作查考、編史修志外，與百姓利益密切相關的工齡計算、享受待遇、產權確認、辦理貸款、財產公證、確定權屬、評固資產、核定法人資格、落實政策、處理信訪等都離不開原始檔案。近期還出現了以學術研究、出版刊物、申請簽證等為目的的檔案利用。

（三）檔案的利用數量明顯上升國家政策的出臺是引發利用檔

案行為的重要因素。常州市獨生子女獎勵及知青配偶生活補助政策的出臺，使婚姻檔案利用率大幅攀升；六十年代初精減老職工的生活補助政策，使六十年代初下放老居民“農轉非”材料成為查閱熱點。為知青戶口回遷、享受各種待遇、辦理購房合同、支取住房公積金、產權公證、出國旅游等而利用檔案的人數每年都在遞增。

（四）檔案利用者的范圍不斷擴大

從1980年中央書記處作出開放歷史檔案的決定到1985年國家檔案局頒布《檔案館開放檔案辦法》等舉措，推動了檔案館逐步由封閉走向開放，檔案利用者的范圍也隨整個社會檔案意識的提高而擴大，普通百姓走進了檔案館。檔案利用者有機關工作人員和普通百姓，有港澳臺同胞、海外華人和國際友人等。

1979-2008年檔案利用總人次與總卷（件、冊）次統計表

三、以人為本，積極采取措施應對社會需求

常州市檔案館根據近30年來檔案利用的變化，以人為本，主動抓好以下幾方面的工作。

（一）充實館藏

首先，充分利用檔案館的功能和專業優勢，建立了“三個中心”，強化了檔案集中管理建設。一是建立了常州市級機關檔案管理服務中心，對67家市級機關的檔案實行集中保管；二是建立常州市破產關閉企業檔案管理服務中心，重點對市屬破產關閉企業檔案實行搶救性保管；三是建立常州市企業退休職工檔案管理服務中心，對進入退管中心的分散在各個區的企業退休職工檔案實行代管。其次，強化檔案資源建設。提供檔案查詢服務是檔案館的重要職能，我局（館）緊密結合社會公眾對檔案利用的需求，采取多種形式，通過各種途徑，面向社會征集各類檔案資料，拓展可供利用的新生資源。僅2006年，我館就接收到102315卷檔案、139180件資料。

（二）加大宣傳力度

檔案的價值在于其作用的發揮，但對于絕大多數公民來說，檔案館是一座神秘的殿堂，這在一定程度上影響了公民對檔案的充分利用。因此，強化《檔案法》和檔案知識的社會宣傳，改變公民對檔案館的原有認識，對公民有效利用檔案資料、維護自身的合法權益，促進社會和諧，具有重要意義。幾年來，我局（館）圍繞擴大社會公眾對檔案知識知曉度的宣傳目標，不斷加大宣傳力度，做到形式和內容的有機結合。

其一，將《檔案法》納入全市法制宣傳教育五年規劃和年度工作計劃，作為全市檔案工作者特別是檔案普法重點對象的必學內容和考評指標，為最大限度地宣傳和普及檔案法律知識提供了保障。

其二，充分利用《常州日報》、《常州晚報》和電臺、電視臺等新聞媒體，先后開辟了“翻開舊檔案”、“世紀春秋”、“歷史上的今天”等專欄、專版，向市民介紹館藏檔案史料和相關知識。尤其是2008年4月，我局抓住全國電子文件中心建設經驗交流會在我市召開的機遇，在全市各大媒體進行了廣泛而有效的宣傳報導，受到了社會各界和廣大市民的一致好評。

其三，利用遍布街頭的法制流動宣傳板，開展送法進社區、進企業等活動，大力宣傳檔案法律知識，介紹檔案知識和檔案利用的意義、途徑和方法，使百姓進一步了解到檔案館有什么、能查什么，繼而拉近了檔案館與百姓的距離。2008年9月5日是我國《檔案法》頒布二十周年紀念日，我局在常州市中心人民廣場舉辦了以“紅頭文件走進百姓”為主題的檔案咨詢服務活動，現場為前來咨詢的群眾進行了詳細解答和全面的介紹。

幾年來，我們通過多形式、多途徑的宣傳活動，實現了兩個根本性的轉變，即廣大民眾由對檔案的陌生到了解、走進檔案的轉變，由與己無關到有效利用的轉變。越來越多的民眾已經意識到檔案的原始記錄性將為其維護自身的合法權益提供重要的法律依據和憑證。如退休職工高某為工齡核算問題奔波數年，一無所獲，正當他心灰意冷時，一位市民指點他到常州市檔案館查找試試。我館保管利用處的工作人員根據高某的講述很快為他找到了參加工作的原始檔案，為他找回了少算的16年零8個月的工齡，使其每月退休金增加了200余元。

（三）開放檔案

為滿足公民個人日益增長的檔案利用需求，常州市檔案館先后進行了六次檔案劃控解密，對館藏1980年以前形成的49846卷到期檔案進行了劃控鑒定，其中34990卷檔案對社會開放，為社會提供了豐富的檔案信息服務，提高了社會民眾的檔案意識，也顯示了檔案館再也不是可望而不可及的禁區。

（四）改變服務方式

為進一步提升檔案服務水平，常州市檔案館著力打造特色服務品牌，提升效能，積極開展多渠道多途徑的新服務方式。

1、傳統服務和創新服務相結合。目前，常州市檔案館還是以接待到館利用與咨詢服務為主，提供查閱、復印、摘抄服務。在新形勢下，我們將積極拓展新的服務方式，如電子郵件查檔、網站咨詢服務等。

2、有償服務和無償服務相結合。嚴格遵守有償服務收費標準，同時對利用本單位檔案進行工作查考、公檢法辦案查檔，尤其對特困低保戶等弱勢群體查檔實行減免收費。

3、即時服務與長效服務相結合。在做好隨訪隨查等短期即時服務工作的同時，對編史修志、學術研究等這類較長時期在館內查檔的對象，一如既往地做好服務工作，體現“全面、全程、全效”的服務理念。