ERP在電站設備制造企業物資管理中的運用

洪春敏

(上海電氣電站設備有限公司電站輔機廠,上海 200090）

ERP在電站設備制造企業物資管理中的運用

洪春敏

(上海電氣電站設備有限公司電站輔機廠,上海 200090）

ERP(Enterp rise Resources Planning）是企業資源計劃系統的簡稱,這種管理系統利用信息技術實現對整個企業資源的一體化管理,是當今國際先進的企業管理模式。ERP系統的重要特點是更加注重于企業供應鏈(Supply Chain）的管理,而物資管理中的采購管理與庫存管理是ERP系統供應鏈上的核心環節,對保證供應鏈上物料暢通和實現企業計劃的監控與支持起著關鍵性的作用。因此,電站企業采用ERP系統管理內部資源,優化采購作業,保證生產活動的順利進行,可使企業最大限度地獲得利潤,并能提高企業自身的市場競爭力。

ERP;電站;企業;供應鏈;物資;管理;采購;庫存

1 概 述

由于科學技術的不斷進步和經濟的持續發展,電站設備市場的競爭也日趨激烈,越來越多的企業采用先進的技術和管理方法來提升自己的競爭力。企業資源計劃 ERP(Enterprise Resources Planning）是當今國際上先進的管理系統。ERP系統注重于企業供應鏈(Supply Chain）的管理,采購管理與庫存管理是ERP系統供應鏈上重要的核心環節,對保證企業供應鏈上物料暢通和監控企業計劃的實施有著關鍵性的作用。因此,電站企業采用ERP系統管理內部資源,可優化采購作業,確保企業生產的順利進行,強化了企業產品在市場中的競爭力度。

ERP的主要宗旨是通過計算機的動態計劃管理 ,使企業的人力 、資金 、材料 、設備 、信息 、方法 、時間等資源得到綜合優化的管理和有效充分的利用,從而為企業提高市場競爭力提供強有力的支撐,使企業贏得最大的經濟效益。

最初的ERP管理系統是從庫存控制及訂貨點發展起來的,先后經歷了物料需求計劃 MRP(Material Requirements Planning）、制造資源計劃MRPⅡ(Manu facturing Resources Planning）、準時生產制JIT(Just-in-time）等,直至現在的企業資源計劃ERP階段。與MRP、MRPII相比,ERP系統所管理的企業資源更多,管理的覆蓋面更寬,功能也更為強大,主要以物料供應鏈的管理為核心,從企業全局的角度進行經營和規劃,相當于企業的綜合集成管理系統。

2 企業內部物資管理存在的問題

電站企業的產品是根據電廠訂單要求設計、制造的非標產品(不能批量生產）,因此其物料的品種多、規格多,所以,企業內部的物資管理有很大難度,而不合理的內部物資管理必然帶來人力和物料成本的急劇增加。運用ERP前,企業內部物資管理存在的問題主要表現形式。

2.1 效率低

傳統的管理方法,部門之間和部門內部都各自為政,要想得到某個物料信息或報表數據往往需要花費大量的人力、物力和時間,而且工作質量不一定能保證。

2.2 不利于精細化管理

物料的計劃編制、采購、收發等通常是靜態的。采購計劃的應變能力差,庫存只知某個時段的信息,因此,必然會造成倉庫里有物料積壓,但企業又總是為另外一些物料的短缺而被迫延緩生產,而實際上這些信息對企業是非常必要的。

2.3 難于作合理的績效測評

對各個員工的績效測評首先需要一個合理的績效考評指標體系,其次需要充分的信息。而在運用ERP前企業獲取詳細信息難度很大,如是實時信息更是不可能的。

3 企業內部物資管理現狀及對策

由于電站設備制造企業生產的產品及相對特殊的管理方式所決定,企業在物資管理工作中會存在一些需待解決的難點問題,如果這些難點問題得不到很好的解決,將影響企業采購管理目標的實現,也會影響企業的生產經營。ERP的最大特點是能充分利用企業資源共享的優勢,提高工作效率。

自2007年,我們企業已啟用ERP管理系統。現今,ERP收集的信息已覆蓋采購部門的各個業務鏈接中,如采購計劃的編制、采購訂單和合同的生成、倉庫物料的收發、限額領料單和入庫單等票據的開具等。ERP在這些基礎業務流程上的運用有效解決了采購部門長期存在的問題:

首先,ERP的資源共享功能大大提高了工作效率。

特別在數據核算、統計方面的高效率尤顯顯著。當企業引入ERP系統后,許多物料信息直接由業務人員來鍵入,數據信息會在交易完成后自動存檔,同時分門別類進行自動歸納整理,并會直接生成報表,且這些物料信息可隨時從系統中即時查閱和使用。這樣,許多原本由專職人員來完成的基礎工作已被取代,而且作業質量比人工作業好得多,速度更快。

其次,ERP的程序控制功能能大大提升了企業的精細化管理程度。

3.1 采購計劃編制的準確性

ERP中的計劃功能提高了采購計劃編制的準確性。采購計劃是采購部門的龍頭,主要說明企業計劃采購什么,什么時候采購,采購多少,是企業計劃體系(項目計劃、生產計劃、采購三大計劃）的重要組成部分,起著配合、協調企業生產計劃的作用,確保項目任務的順利進行。從采購計劃的制訂和采購作業實施的業務流程來看,首先是項目部門根據往年的排產記錄和本年度公司指標,結合本年度合同實際情況,利用ERP排出項目出產計劃;再根據項目出產計劃,由生產制造部門結合企業的實際生產能力、設備資源、外包資源,利用制訂出生產計劃;然后ERP系統再通過物料清單(BOM）對計劃生產的每一種產品進行物料分解,得到物料需求計劃M RP;根據M RP結合ERP系統內庫存資源、采購訂單資源平衡后便可自動生成采購計劃。整個采購計劃的生成流程,見圖1所示。

從流程的的分析可知,項目計劃變動帶動生產計劃變動,同樣生產計劃變動帶動采購計劃變動,實現了計劃的同步化。而采購作業是在采購計劃動態調整的基礎上有序運行,采購是為訂單而采購,不是為庫存采購。

圖1 采購計劃的生成流程

3.2 優化了庫存管理

ERP的實時跟蹤功能優化了庫存管理。傳統庫存管理,雖然也有事前預計、事中控制、事后分析等幾個環節,但是其基本數據依賴于手工單據、憑證和賬簿,這些數據的匯總、分析周期較長,全部物料數據的整理、匯總、分析往往只是每月進行1次,得到的分析數據也是以前的。因此,其事中控制的環節實際上很難做到。由于事中控制的缺失,事前預計實際上也僅為增加采購、增加庫存的預計,很難根據實際生產變化來減少、控制庫存,所以在事后分析時,往往發現期末庫存比原來預期的要多很多。而ERP系統的信息數據能實時跟蹤且能不斷刷新,管理者可以跟蹤到業務的每一步操作,隨時發現存在的問題,甚至通過專門的軟件設計,讓系統自動通報問題,企業的管理成了一個動態的系統,一個環環相扣的過程。在傳統信息流體系下,要想得到實時的庫存信息幾乎是不可能的,只有規定一個固定的時段由倉庫統計人員將一定時間的庫存信息進行匯總后,才能提供完整的庫存信息。而在公司的ERP管理系統中,物流和信息流是同時進行的,管理者可隨時得到任何時間和任何時段的庫存信息(如圖2為物料編碼10015231的實時庫存情況）,且管理信息越來越精細和集成。這樣,當項目、生產信息有變化時,計劃員可以及時查詢當前的庫存信息,并據以進行公司的采購業務調整,及時、準確的將調整信息傳遞下去,以最大限度地利用庫存,減少庫存。

在查詢時,用于查詢庫存動態可以使用的事務碼有:

圖2 查詢實時庫存情況的界面

3.3 為績效考評提供依據

ERP搜集的完整信息為管理者績效考評提供了充分的依據。

有效的績效考評,對激勵員工有著重要的影響。要對員工進行有效考評,就必須充分掌握相關信息,這些信息必須能夠全面、準確地反映實際狀況。ERP能夠完整記錄員工的每一筆信息,不但存檔而且科學地處理各類信息,匯總出各種報表。

物資管理考核指標可以使用的事務碼有:

ZMM 305 收發存報表;

ZMM 306 MM庫齡分析報表。

如我公司2009年每月收發存報表,見表1所示。

表1 月收發存報表

表1內的數據是按月份統計的存貨情況,同樣可按計劃員、采購員、倉庫保管員、物料品名統計存貨情況。這樣就可查詢每個員工的統計數據。

4 結束語

ERP的實施能夠幫助企業規范業務流程,強化監督管理,優化采購,提高內部物資管理的效率,特別是在與財務部門的銜接中,充分體現了企業資源共享的優勢,達到了過去長期未達到的效果。因此,ERP是企業提高管理水平的有效工具。但ERP管理系統的真正成功使用,并使之功能發揮至極致,還有很大的難度,這需要ERP系統的管理者和使用者在實際運用中不斷地改進和完善。

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App lication of ERP to the Management of Materials in a Manufacturing Enterprise of Power Station Equipment

HONG Chunm in
(The Pow er Station Auxiliary Equip.Plant,Shanghai Electric Power Generation Equipment Co.,Ltd.,Shanghai,200090,China）

ERP is a short form for Enterprise Resources Planning,which is used for an integralmanagementof whole source in an enterprise with IT and is an advanced managingmode in the world now.An important featureof the ERP system is that to pay more attention to themanagement of the supp ly chain of the enterprise.It is a key link of both the p rocurementand inventory control in the supply chain w hich p lays an im portant ro le of supervision and support to guarantee smooth material supp ly and to complete enterprise's p lan.Therefore,it is quite necessary to adopt ERP system in contro lling internal resources and op timize the p rocurement process so as to ensure the p roduction smoothly and gaining maximum profit for the enterprise and upgrade the capacity of competition for the enterp rise in the market.

ERP;power station;enterp rise;supply chain;material;management;p rocurement;inventory

F276.44

B

1672-0210(2010）01-0043-04

2010-03-01

2010-03-17

作者簡介:洪春敏(1969-）,女,畢業于復旦大學,本科,經濟學學士,長期從事電站設備制造企業的采購管理工作。

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