口腔醫(yī)院醫(yī)用耗材集中采購與“零庫存”管理

周建學(xué)，楊繼慶，胡敏

第四軍醫(yī)大學(xué)口腔醫(yī)院 器材設(shè)備科，陜西 西安 710032

醫(yī)用耗材是指醫(yī)院在開展醫(yī)療工作中經(jīng)常使用的一次性衛(wèi)生材料、人體植入物和專科性材料等，是醫(yī)院開展醫(yī)療工作不可缺少的主要物資和基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種新產(chǎn)品的開發(fā)和新技術(shù)的應(yīng)用，新型耗材和器械不斷產(chǎn)生。我院為口腔專科醫(yī)院，其口腔專科類耗材更具有特殊性和復(fù)雜性。我院用于醫(yī)療耗材的費用支出逐年增加，在整個醫(yī)院醫(yī)療物資采購中所占比例達(dá)到了60%。因此，加強(qiáng)醫(yī)用耗材的采購和“零庫存”管理直接影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，同時也是醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理中的重要環(huán)節(jié)。

1 集中采購

我院的醫(yī)用耗材分為綜合性耗材和專科類耗材，綜合性耗材是指在綜合性醫(yī)院使用到的普通耗材、一次性衛(wèi)生耗材和口腔頜面外科高值耗材;專科類耗材主要指用于口腔臨床診斷和治療的特殊性耗材。我院醫(yī)用耗材以前的采購模式主要是：材料臨床試用→器材設(shè)備科議價→正式使用，這種模式的弊端是沒有同類產(chǎn)品的比較和競爭，造成醫(yī)院醫(yī)療成本偏高，供應(yīng)廠家較多，價格還有一定下浮的空間。為了解決上述問題，我們于2009年初對全院所有醫(yī)用耗材進(jìn)行首次集中招標(biāo)、集中采購，由于口腔專科類材料的特殊性和各科室之間使用材料的差異性，并且是首次集中招標(biāo)采購，難度可想而知。供應(yīng)商的選擇是集中采購和科學(xué)管理的關(guān)鍵步驟之一，要注重對供應(yīng)商的嚴(yán)格挑選和評價，器材設(shè)備科在全國范圍內(nèi)邀請參標(biāo)供應(yīng)商，并根據(jù)供應(yīng)商對醫(yī)院戰(zhàn)略影響的等級，將供應(yīng)商分為兩個層次：重要供應(yīng)商和次要供應(yīng)商。對每一個品種的材料進(jìn)行摸底，努力使每種產(chǎn)品都有兩到三家供應(yīng)商投標(biāo)。我們要求供應(yīng)商必須提供《生產(chǎn)企業(yè)或經(jīng)營企業(yè)許可證》、《醫(yī)療器械注冊證》、《稅務(wù)登記證》、《衛(wèi)生許可證》等，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，首選生產(chǎn)廠商，其次是一級代理商，減少二、三級代理商，這樣可以最大限度的降低采購成本，獲得最優(yōu)惠的采購價格。通過兩個多月的反復(fù)論證、評估、議價、溝通，最終將我院的供應(yīng)商減少到三十余家，采購價格平均下浮4%，并將中標(biāo)廠商和中標(biāo)價格印刷成冊，下發(fā)各科室和廠商。

2 庫存管理系統(tǒng)

對醫(yī)用耗材進(jìn)行集中采購和科學(xué)管理就必須與庫存管理結(jié)合起來，庫存管理的目的是保持庫存量和采購次數(shù)的均衡、提高運行效率、維持適量的庫存、降低成本。庫存管理系統(tǒng)的運行可以大大提高醫(yī)院對醫(yī)用耗材庫存管理的能力，使庫房管理人員可以隨時了解庫存的詳細(xì)信息，以此科學(xué)合理地制定采購計劃。庫存管理系統(tǒng)一般包括入庫、出庫、庫存量三大模塊，貨物入庫時要打入庫單，入庫單一式三聯(lián)，經(jīng)采購人員簽字確認(rèn)后其中一聯(lián)隨貨物發(fā)票作為付款憑證，另外兩聯(lián)作為采購和入庫存根，對一次性衛(wèi)生耗材的入庫保存不超過兩個月，對口腔頜外的鈦釘、鈦板和種植體實行現(xiàn)用現(xiàn)入；貨物出庫時要打出庫單，也是一式三聯(lián)，經(jīng)領(lǐng)物科室簽字后作為成本核算的憑證。鈦釘、鈦板和種植體類高值耗材必須注明時間、使用科室、患者住院號，保證醫(yī)院和患者的利益。庫存量設(shè)置最小和最大臨界值，進(jìn)行動態(tài)管理。

3 “零庫存”管理

在采購和庫存管理中要運用多種科學(xué)管理方法，如：ABC庫存管理法和“零庫存”管理法等。“零庫存”是個被經(jīng)常提起的名詞，它的背后集中了高效率、低成本和完美的流程等優(yōu)點。“零庫存”的含義是以倉庫存儲形式的某種或某些種物品的儲存數(shù)量很低的一個概念，甚至部分可以為“零”，即不保持庫存。不以庫存形式存在就可以免去倉庫的一系列問題，如倉庫建設(shè)、管理費用；庫存維護(hù)、保管、裝卸、搬運等費用；庫存物資老化、損失、過期等問題。借助現(xiàn)有傳媒、交通手段，利用相關(guān)的生產(chǎn)、經(jīng)營單位作為存儲單元，以最大程度減少物資存儲，極大提高資金效益并達(dá)到最大效益的發(fā)揮之手段。口腔專科類耗材占我院總耗材的三分之二，它的品種達(dá)上萬種之多，有的材料有上百種規(guī)格，例如：金剛砂車針、樹脂、硅橡膠、帶環(huán)等等。如果要定量庫存，那是萬萬做不到的，而“零庫存”正是最好的解決辦法，利用供貨商的庫房作為我們虛擬的庫房，臨床科室科學(xué)管理，按時做月采購計劃，把我們的庫存科學(xué)合理化 。“零庫存”不是靜止、絕對的“零”，是一種動態(tài)的平衡，就是根據(jù)臨床科室在單位時間內(nèi)的使用量和需求量，結(jié)合采購周期、到貨時間等因素，設(shè)置最小和最大庫存量，當(dāng)庫存量低于最小臨界值時要及時采購、補(bǔ)充，當(dāng)庫存量高于最大臨界值時，說明庫存量過多已造成積壓，庫存量保持在最小和最大臨界之間，這就是合理的庫存量。對一些運輸時間較長，需要有一定庫存的醫(yī)用耗材，每次采購要控制在兩個月內(nèi)的使用量，即能保證對臨床的供應(yīng)，又不產(chǎn)生庫存積壓。對不需要庫存的醫(yī)用耗材，要建立快速供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，臨床一旦有需求，采購人員可立即通知供貨商并直接送至使用科室，充分利用供貨商的庫房進(jìn)行周轉(zhuǎn)和存儲。沒有社會儲備的保障，沒有供大于求的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，微觀經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的“零庫存”也是很難實現(xiàn)的，它只能是一種理想，而不可能成為現(xiàn)實。應(yīng)用“零庫存”的管理方法，使庫存量趨于零，讓庫房存儲時間縮短，積壓資金減少，做到一份資金產(chǎn)生更多的社會和經(jīng)濟(jì)效益，實現(xiàn)庫房管理最優(yōu)化，減少保管和勞務(wù)費用，降低成本。

4 管理制度

對于耗材的管理，我院制定了一套完整的管理制度。通過醫(yī)用耗材的集中招標(biāo)，使我院醫(yī)療成本降低，讓患者從中受益，并且和中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，對于中標(biāo)產(chǎn)品的價格原則上規(guī)定一年內(nèi)不允許上調(diào)，而且規(guī)定每兩年重新公開招標(biāo)。對于新材料的購買，器材設(shè)備科印制了《新材料使用登記表》，要求廠商詳細(xì)填寫新產(chǎn)品的最低價格和具體資料，由臨床科室、器材設(shè)備科的負(fù)責(zé)人以及院領(lǐng)導(dǎo)的簽字審核后，方可進(jìn)行前期試用。對于采購流程的管理，醫(yī)院強(qiáng)化采購申請單和科室定期申報的制度，所有醫(yī)用耗材的購買都必須由臨床科室護(hù)士長詳細(xì)填寫購置申請單，并且規(guī)定每月集中申報采購計劃兩次。對每批次耗材進(jìn)行專門庫管人員的驗收和審核，在進(jìn)入臨床使用后，同樣要對其進(jìn)行質(zhì)量跟蹤調(diào)查，真正做到質(zhì)量合格，特別對一次性衛(wèi)生耗材更要嚴(yán)格把關(guān)，將每次采購的物品按2%的國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測，在物流的每個環(huán)節(jié)中確保醫(yī)用耗材的使用安全。對于鈦釘、鈦板、種植體等口腔頜外高值耗材，由于其規(guī)格復(fù)雜且特殊，我院采取公司對手術(shù)進(jìn)行跟臺，向醫(yī)院提供患者使用耗材的明細(xì)，手術(shù)主治醫(yī)生簽字核實的制度，每月對出院結(jié)賬的患者進(jìn)行集中對賬、做賬。

由于口腔耗材的特殊性、復(fù)雜性，特別是采購種類的局限性和多樣性，所以要求我們在采購管理和庫房管理的模式和理念上更加科學(xué)和精細(xì)，在制度上要規(guī)范和嚴(yán)格，只有這樣才能更好的為臨床服務(wù)。

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