醫療設備的合同管理

楊曉明

昆明醫學院第二附屬醫院 設備科，云南 昆明 650101

在進行設備采購并最終確定標的物的同時，均應該簽訂合同。目前在醫院內，雖然合同被簽訂，但在簽訂合同之后，合同執行中，人們對所簽訂的合同并沒有進行很好的管理和執行。本文通過介紹一些合同管理的知識并結合實際工作中存在的問題，希望能帶給讀者一些啟發。

1 合同定義

招標采購的目的是業主與投標商締結合約，最終達到業主通過招標的目的。合約又稱為合同，是業主與相應貨物或服務供應商之間簽訂的經濟合同，用于明確相互的權利和義務關系。合同條款應該明確、齊全，便于雙方全面嚴格的履行合同。經濟合同一般應該具備下列主要條款：

⑴ 標的。標的是合同當事人雙方權利和義務所共同指向的對象。是合同成立的必要條件，是一切合同的必備條款。標的一般分為四類：有形財產、無形財產、勞務和工作成果。沒有標的，權利和義務就無從指向，經濟合同也就無法存在。

⑵ 數量和質量。這是對標的的具體要求。

⑶ 價款或酬金。這是當事人一方向交付標的的另一方支付的對等代價。

⑷ 履行合同的期限、地點和方式。這是指合同有效期內，當事人承擔義務的地點和以什么方式履行合同。

⑸ 違約責任。這是指一方因過錯不能履行或不能完全履行合同，而侵犯另一方的權利時要承擔的經濟責任。

⑹ 爭議解決。即如何解決雙方當事人無法達成一致的爭議事項。由于法律會對爭議解決有相關規定，有些合同也許沒有爭議解決條款；但是比較大的合同，當事人最好事先約定爭議的解決辦法。

2 合同管理

合同管理不僅是要促使合同雙方認真履行各自的合同義務，而且是要充分協調好雙方之間的合同行為，在它們之間建立起一種相互支持、相互促進的伙伴型關系，以便通過嚴格的過程控制使合同實施結果達到所規定的時間、成本、質量和范圍的要求，達到整體最優，保證項目按計劃高效、優質、經濟地順利完成。

合同管理時應當遵循以下三個管理的原則：

⑴ 誠信原則 即誠實信用原則，是指當事人在簽訂和執行合同時，應該講究誠實、恪守信用，以善意的方式履行合同規定的義務，不得規避法律和合同。這里包含著相互關聯的兩層意思：一是量力而行作出現實、可行的承諾；二是嚴格履行自己的承諾。

在一般情況下，應該假設合同當事人在簽訂合同之前都認真閱讀和理解了合同文件，都明白該合同的確是自己真實意思的表示。一般應該認為雙方當事人在簽訂合同時都具有善意，應該認為合同中的所有規定都是有意寫進去的，不允許以疏忽為借口進行辯解。

⑵ 公平原則 法律是維護公平的，維護在一定的社會歷史條件下，各公民、團體之間的公平。根據公平原則，顯失公平的合同條款是無效的，對合同進行解釋時，應該兼顧雙方當事人的權益。對合同文字的相互矛盾或其他缺陷，如果按合同約定的解釋順序和有關整體解釋慣例進行解釋后仍含糊不清，則可按不利于合同起草一方（業主）的原則進行解釋。在這種情況下，可以理解為業主故意使用了這種有歧義的詞句，因此他應承擔相應的責任。

⑶ 效率原則 經濟合同其管理與實施當然受經濟學原理的約束。經濟學講究的是效率，及如何以盡量少的資源來達到既定的目標，或以既定的資源實現目標的最優化。在項目管理中，項目經理需要維護的是整個項目的效率，即實現項目質量、成本、進度、范圍等目標的綜合最優。根據效率原則，有時需要比較靈活地執行某些合同規定。需要特別強調的是，必須追求項目整體的效率，而不要片面的追求某一方面的效率。由于項目各分目標的相互矛盾，某一個分目標的優化可能必須以另一個或幾個分目標的損害為代價。

3 關于合同解釋

合同文件的解釋是指對合同具體條款的規定進行的理解。如果合同中的各項規定都具體明確，當事人對它的理解都完全一致，就不會出現合同解釋方面的問題。事實上，合同中總難完全避免某些含糊用語，當事人對合同規定的理解也不可能總是完全一致的。當雙方之間出現分歧時，就產生了合同解釋方面的問題。對合同文件如何進行解釋，這是直接決定如何確定雙方當事人的權利義務、如何解決索賠、如何解決爭議等問題的一個重要前提。

4 合同管理的體會和總結

加強醫療設備合同的管理，是搞好醫療設備管理，充分發揮醫療設備在醫療工作中綜合效益的重要一環。我院在設備合同的管理過程中，著重做好設備購置的可行性論證。通過需求論證、效益論證和市場論證，為設備的引進和購置決策提供科學依據。合同在產生和完善過程中，做到科學、規范、嚴謹，發現誤差及時糾正。同時，合同管理人員積極做好溝通協調工作，確保環環緊扣，流程暢通，執行及時、準確、快捷。并且在設備合同的管理過程中，重視了以下幾個環節：

4.1 設備購置的可行性論證

⑴ 需求論證 即設備購置的必要性。臨床科室根據各自的功能特點，從滿足患者就醫的需要、醫療技術發展的需要、教學和科研的需要及與醫院等級和品牌相匹配的需要幾方面著眼，于每年7月底之前以書面形式提出次年設備購置計劃，為避免追求大而全或相互攀比，設備管理部門綜合全院各科室設備分布及使用情況進行初步篩選，對待購設備匯總后，提交醫療設備管理委員會討論，最終經院辦公會審核批準方可進入下一程序。

⑵ 效益論證 引進設備前，醫院根據年度發展計劃及財務預算，結合財政補助及教學科研經費的使用情況，對現有同類設備尤其是大型設備進行成本效益分析，以利于準確掌握設備的運行情況及需求度，避免醫療設備重復購置、設備閑置或使用率低等，造成資源浪費，為設備的引進和購置決策提供科學依據。

⑶ 市場論證 在進行需求論證的同時，設備管理部門通過調研了解國內外市場行情，收集相關信息資料，引導科室開展業務。對確定購買的設備，設備管理部門必須提供同類產品的《購置參考信息》，如：使用科室、已知商家及歷史價格等，同時要求參加投標的商家提供全套資質證件及待購設備的主要用戶名單、業績，了解其市場份額占有率。經嚴格審核后，再在院長或分管院長領導下，組織相關科室主任、護士長和醫學專家、工程技術人員以及財務審計人員共同進行醫療設備招標選型或商務談判，通過貨比三家，選擇性價比較高的商家，確保引進設備的功能先進、質量上乘、價格合理。

4.2 設備購置合同的形成

⑴ 合同簽定 醫療設備確定購置后，醫院和供應商簽定經濟合同。合同上詳細注明購置設備的產地、品名、規格型號、配置清單、付款方式、安裝調試、技術培訓、質量保證及維修保養等條款。

⑵ 合同建檔 設備購置合同一式肆份，財務處、設備處、供應商及設備管理人員各執壹份。同時設備處對設備購置的申購報告、論證材料、訂購合同、驗收清單、設備資料(使用說明書、維修手冊及其它有關技術資料)一律登記、編號、存檔。

⑶ 合同交接 設備管理部門將經使用科室認可，供應商和項目工程師、設備管理部門領導、院領導逐級簽署的合同定點存放，每周由專人送交財務處登記、編號、蓋合同章后進行分發。在合同交接過程中，我們注重細節，對合同交接的每個環節進行書面登記，杜絕了在交接過程中的遺失和誤差現象。

⑷ 合同錄入 建立設備合同管理信息庫，及時錄入新的合同信息，以便于及時、便捷、準確、科學地查找和執行合同條款。在固定資產分類編碼尚不完善的情況下，將現有合同分為醫療設備、辦公設備、低值易耗品和贈送設備等七大類，以便于根據各自特點分別進行管理。

4.3 設備購置合同的執行

⑴ 設備驗收 設備送達指定地點，由設備管理員和項目工程師共同進行到貨、安裝與技術驗收，列入《檢驗檢疫機構商品目錄》內的進口醫療設備需進行商檢，調試正常運行后，憑驗收清單、使用科室領用單和購買發票，錄入固定資產管理庫。

⑵ 設備付款 通常情況下，合同付款分二至三次進行，驗收入庫后首付款，正常運行三個月續付款，一年內付清尾款。原則上每月清款一次，第一次付款以設備入庫憑證為準，因此要求商家貨到發票到；第二次、第三次付款以《設備運行情況一覽表》為憑，每月中旬，由合同管理人員將當月符合付款條件的合同，集中打印成《設備運行情況一覽表》，請項目工程師對科室內的設備運行情況進行核查，簽字確認。每月底，合同管理人員正式請款一批，經逐級審批后，報財務處登記付款。同時，建立臺賬存檔備查。

⑶ 合同核對 為確保設備合同在執行過程中準確無誤，我們建立健全了查對制度，每季度由設備處領導、固定資產管理人員和財務處等相關人員參與合同核對一次，要求賬物相符、內外貿合同一致，發現問題及時糾正。

4.4 設備合同管理的特點

⑴ 合同的嚴肅性 設備合同作為具有法律效力的文本，必須真實、規范、嚴謹。一旦發現誤差，必須及時糾正，以絕后患。

⑵ 合同管理人員協調的重要性 設備合同在產生和完善過程中，涉及到供需雙方，尤其是醫院臨床和管理科室的經手人員較多，為避免合同滯留現象，合同管理人員應積極做好溝通協調工作，確保環環緊扣，流程暢通，執行及時、準確、快捷。

⑶ 工程技術人員參與的必要性 工程師在合同管理過程中起到了很大的作用。設備處對工程師實施了分工包干制度，工程技術人員合理搭配，分成兩人一組，變按專業分工為按區域分工，變被動維修為主動管理，工程技術人員在維修設備的同時，全程參與分管科室設備的市場調研、招標、購置、驗收、報廢等管理工作，提高了技術水平，服務質量和工作效率。

5 結束語

設備管理部門和資產管理部門要加強合同管理意識，提高對合同管理的重視程度，通過規范的流程和完善的制度依法管理，減少因個人主觀因素帶來的影響，逐漸將合同管理標準化、制度化。

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