淺談種子檢驗機構的檔案建設

陳 西

（陜西省種子管理站，西安 710021）

種子檢驗機構的檔案是種子檢驗機構和檢驗員在檢驗工作活動中形成的，保存備查的檢驗文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，是反映種子檢驗業務的重要史料。只有建立全面完善的檔案，才能真實地反映檢驗技術和檢測工作的發展情況。

1 種子檢驗機構檔案建設的內容

在參考 《農作物種子質量檢驗機構考核準則》和《實驗室資質認定評審準則》的基礎上，筆者認為，種子檢驗機構的檔案應根據種子檢驗機構管理和運行情況與特點進行收集整理，歸檔的材料應具備以下基本內容。

1.1 文書檔案

文書檔案是種子檢驗機構檢驗工作和業務的重要見證，凡是反映本機構工作運行活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍，如上級和本級機構有關檢驗工作和業務的文件材料、檢驗機構的建立批文、主管任命文件、人員隊伍情況、各種規章制度、管理體系文件、管理體系運行情況、年度工作計劃和總結等。

1.2 人員檔案

人員是最寶貴的資源。種子檢驗機構檢測水平的高低，很大程度上取決于人員素質。人員檔案反映著種子檢驗機構的軟實力，種子檢驗機構應保存所有人員的教育培訓、資格考核、工作經歷和年度工作考評等檔案，并按照每個人員逐一建檔，保證一人一檔，及時更新。

1.3 儀器和標準物質檔案

儀器設備和標準物質是實驗室開展監測工作所必須的重要資源，也是保證檢測工作質量、獲取可靠數據的基礎。儀器和標準物質檔案反映了種子檢驗機構的硬件基礎，應包括儀器設備名稱、制造商名稱、型號和編號或者其他惟一性標志，接收、啟用日期和驗收記錄、放置地點、制造商提供的資料或者使用說明書，歷次檢定、校準報告和確認記錄、使用和維護記錄，儀器設備的任何損壞、故障、改裝或者修理記錄等。

1.4 原始記錄和檢驗報告

原始記錄是種子檢驗機構反映種子質量情況的第一手資料，各項檢測結果的原始記錄應與檢驗報告一并歸檔。

1.5 檢驗技術研究成果及標準

種子檢驗機構的技術研究成果及標準是本機構檢驗技術工作的最終結果和技術工作規范，各類科研項目和新技術開發報告、檢驗技術研究成果、專利、種子檢驗規程和種子質量標準等都應納入歸檔范圍。

2 種子檢驗機構檔案的保管

檔案保管好了才有利用的可能，因此，做好檔案的保管工作是檢驗機構檔案建設工作的基礎。種子檢驗機構檔案的保管是一項常規性、長期性、保持性的工作，只有堅持定期、及時歸檔的原則，才能避免出現在考核評審時突擊整理，考核結束后束之高閣的情況出現。種子檢驗機構應由專人完成對檔案的收集、整理、保存、借閱、銷毀等工作。

首先，種子檢驗機構應按照歸檔內容及檢驗工作程序，定期對檢驗檔案進行收集整理。對于文書檔案，建議每年初對上年度的檔案進行統一收集整理；原始記錄和檢驗報告可按季度對完成的檢驗結果進行整理歸檔；人員檔案、儀器和標準物質檔案、檢驗技術研究成果及標準可按照工作完成情況及時歸檔。

其次，種子檢驗機構應根據檔案的保存價值及有關規定制定本機構的檔案保管期限。如文書檔案、人員檔案、檢驗技術研究成果及標準一般應長期保存，儀器和標準物質檔案可按儀器使用和報廢情況保存相應檔案，原始記錄和檢驗報告應按《農作物種子質量檢驗機構考核準則》要求至少保存6年，超過保存期限的檔案應及時辦理銷毀。

最后，種子檢驗機構還應制定檔案的借閱管理程序，對借閱檔案進行登記，隨時追蹤其使用情況，定期檢查整理，以防止檔案的損壞和丟失。

3 種子檢驗機構檔案建設存在的問題與對策

3.1 種子檢驗機構檔案建設存在的問題

隨著檔案工作受重視程度的提高以及管理技術的進步，檔案管理的手段和設施不斷得到完善、更新。但在實際工作中，種子檢驗機構的檔案建設工作仍然存在一些問題，主要表現在：一是建檔意識差，檢驗機構對檔案建設不夠重視，又無前人的經驗可循，在工作中未形成良好的記錄習慣，也不注重資料的收集和整理，使實驗室有工作而無記錄，有措施而無文字記載和資料存檔；二是有制度無職責和監管，檢驗機構無專門或兼職的檔案管理人員，造成檔案管理的無責任性，建檔工作無法監管；三是種子檢驗機構的檔案繁雜，原始資料量巨大，涉及內容廣泛，致使一些檔案管理歸類不明確，檔案不完整，無連續性。

3.2 種子檢驗機構檔案建設的主要措施

針對種子檢驗機構檔案建設存在的問題，建議檢驗機構應做好以下幾方面的工作：

一是建立科學健全的檔案管理制度，逐步實現保管的規范化、標準化。明確檔案在檢驗機構各項管理工作中的重要性，針對本機構的實際情況制定相應的檔案管理制度，統一檔案格式，做到定期檢查，有效監管。

二是加強檔案隊伍建設。人員的素質決定檔案建設工作的好壞，種子檢驗機構應不斷對全體人員進行檔案管理知識培訓，讓全體人員充分認識檔案在工作中的重要作用。選擇細心、責任感強的人員負責檔案管理工作，從制度、職責范圍等方面給予支持。

三是提供必要的檔案工作環境和設施。建議種子檢驗機構應配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施，以防止檔案的損壞。

四是根據需要和可能，配備適應檔案現代化管理需要的技術設備。如配備專用電腦保存檢驗機構的電子信息檔案文本等材料。

[1]國家認證認可監督管理委員會.實驗室資質認定工作指南[M].北京：中國計量出版社，2007.

[2]國家農作物種子質量檢驗中心.農作物種子檢驗員考核法規學習讀本[M].北京：中國農業出版社，2010.

[3]陜西省檔案局.檔案工作法規選編[M].西安：陜西省檔案局，2004.