基于事業(yè)單位崗位說明書工作職責(zé)編寫的研究

摘要:以編寫事業(yè)單位崗位說明書“工作職責(zé)”部分為研究對(duì)象，分析了事業(yè)單位崗位說明書中工作職責(zé)內(nèi)容的編寫現(xiàn)狀及問題，依據(jù)績(jī)效管理的相關(guān)理論，提出了績(jī)效管理最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的崗位說明書中工作職責(zé)部分編寫的規(guī)范，以支持績(jī)效管理崗位說明書編寫的實(shí)用有效性。

關(guān)鍵詞:工作職責(zé);事業(yè)單位;崗位說明書;因事設(shè)崗

中圖分類號(hào):F240文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)04-0083-03

績(jī)效管理是指各級(jí)管理者為了達(dá)到組織目標(biāo)對(duì)各級(jí)部門和員工進(jìn)行績(jī)效計(jì)劃制訂、績(jī)效輔導(dǎo)實(shí)施、績(jī)效考核評(píng)價(jià)、績(jī)效反饋面談、績(jī)效目標(biāo)提升的持續(xù)循環(huán)過程，績(jī)效管理的目的是持續(xù)提升組織和個(gè)人的績(jī)效。崗位說明書(也稱職位說明書，職務(wù)說明書)是對(duì)崗位的任職條件、崗位目的、指揮關(guān)系、溝通關(guān)系、職責(zé)范圍、負(fù)責(zé)程度、考核評(píng)價(jià)內(nèi)容給予的定義說明。它是根據(jù)職位分析所需要的各種調(diào)查資料，加以整理、分析、判斷得出的一種結(jié)論性的書面文件，是職位分析形成的最終成果。崗位說明書是績(jī)效管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，工作職責(zé)部分又是崗位說明書的核心內(nèi)容，工作職責(zé)編寫的規(guī)范完整有效與否直接影響績(jī)效管理的成效或效果。但目前在人力資源管理中，崗位說明書的編制工作未得到應(yīng)有的重視，崗位說明書“工作職責(zé)”部分更是缺乏規(guī)范科學(xué)性，從而給績(jī)效管理工作帶來不利影響。

一、崗位說明書與工作職責(zé)的內(nèi)涵闡述

崗位說明書作為組織內(nèi)部管理的重要文件之一，是對(duì)組織內(nèi)部各類職位的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、崗位關(guān)系、工作環(huán)境和條件以及本職位任職資格條件所做出的規(guī)定。崗位說明書作為現(xiàn)代企事業(yè)單位人力資源管理必不可少的基礎(chǔ)性人事文件，它為企業(yè)的人員招聘錄用、培訓(xùn)教育、績(jī)效考評(píng)、薪酬福利、工作分派、簽訂勞動(dòng)合同以及職業(yè)指導(dǎo)等現(xiàn)代企業(yè)管理業(yè)務(wù)，提供了原始資料和科學(xué)依據(jù)。

工作職責(zé)是職位的職務(wù)、任務(wù)與責(zé)任的統(tǒng)一，主要描述該職位的職責(zé)范圍、工作內(nèi)容及工作過程的具體要求，包括所需完成的工作任務(wù)、所使用的工具以及機(jī)器設(shè)備、工作流程、與其他人聯(lián)系、所接受的監(jiān)督以及所實(shí)施的監(jiān)督等，以及與本工作相關(guān)的其他工作和完成上級(jí)主管部門直接領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。工作職責(zé)的主要功能是讓任職者及該職位的管理人員了解職位性質(zhì)、工作內(nèi)容等信息，使員工了解自己未來的發(fā)展方向，明確工作中的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和相互協(xié)助關(guān)系。通常依據(jù)工作職責(zé)對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考評(píng)以及確定員工的薪酬工資等，從而使得各項(xiàng)工作都能做到有據(jù)可依，有利于組織客觀、公正地進(jìn)行人力資源管理。

工作職責(zé)是崗位說明書的核心內(nèi)容，而崗位說明書主要通過工作職責(zé)來反映。兩者之間的關(guān)系如下圖:

二、事業(yè)單位崗位說明書中工作職責(zé)編寫存在的問題

1.不切實(shí)際，針對(duì)性差。事業(yè)單位在編制崗位說明書時(shí)流于形式——基本不作調(diào)研，憑經(jīng)驗(yàn)快速編成。即使有個(gè)別部門或崗位發(fā)生變動(dòng)或增減時(shí)，一般也不能及時(shí)體現(xiàn)在崗位說明書中。編制者通常根據(jù)現(xiàn)有的崗位說明書進(jìn)行復(fù)制，或者根據(jù)崗位性質(zhì)的相似性編寫崗位說明書的工作職責(zé)，使得崗位說明書本身的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和可信度受到不良的影響。比如會(huì)計(jì)崗位，有些事業(yè)單位就會(huì)根據(jù)通常會(huì)計(jì)的職責(zé)進(jìn)行工作職責(zé)的描述，而不結(jié)合本單位的具體情況進(jìn)行編寫。另一方面，高層管理者和有關(guān)部門主管一直認(rèn)為，編寫崗位說明書只是人力資源部門的工作。得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視和相關(guān)部門的配合，給崗位說明書的編制工作帶來很大難度。編制的不切實(shí)際的崗位說明書其收效甚微，束之高閣。

2.因人設(shè)責(zé)，籠而統(tǒng)之。很多事業(yè)單位的崗位說明書的編寫針對(duì)具體某個(gè)任職者而非其崗位，從而造成相同的崗位經(jīng)常會(huì)有幾份崗位說明書中工作職責(zé)內(nèi)容大致相同的，這是編制崗位說明書的一大誤區(qū)。比如文秘崗位，在同一單位的不同部門里(如下設(shè)的項(xiàng)目部)都設(shè)有文秘崗位，但文秘崗位的崗位說明書只能有一個(gè)，內(nèi)容應(yīng)涵蓋不同部門文秘崗位的全部職責(zé)。

3.表述不當(dāng)，含糊其辭。一些事業(yè)單位經(jīng)常用煩瑣的幾句話表述一個(gè)工作職責(zé)，給執(zhí)行者的理解造成困難。比如，將人力資源部經(jīng)理的一項(xiàng)工作職責(zé)描述為“負(fù)責(zé)企業(yè)人力資源管理制度、計(jì)劃等的制定和執(zhí)行”，就會(huì)產(chǎn)生以下疑問:首先是語(yǔ)義不清?！柏?fù)責(zé)”指的是親力親為，是組織安排，還是工作監(jiān)督?第二是職責(zé)不明?！捌髽I(yè)人力資源管理制度、計(jì)劃等文件的制定和執(zhí)行”是一個(gè)連續(xù)性的管理過程，涉及組織、管理、制定、核批、審查、督導(dǎo)、實(shí)施等諸多工作環(huán)節(jié)，僅以一句話粗略帶過，造成職責(zé)描述不清，也顯然與人力資源部經(jīng)理實(shí)際的工作內(nèi)容不符。

4.主次不分，輕重不明。目前事業(yè)單位忽視對(duì)工作職責(zé)之間內(nèi)在邏輯關(guān)系的系統(tǒng)把握。一方面，由于任職者本身的參與不夠，另一方面，由于職位分析人員缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)，因而往往難以形成對(duì)職責(zé)邏輯的把握，而僅僅進(jìn)行簡(jiǎn)單的羅列與描述。殊不知，漂亮的崗位說明書就好像崗位的“標(biāo)簽”，能夠讓不了解它的人馬上把握概況、讓熟悉它的人立刻洞悉要點(diǎn)。如果在描述工作職責(zé)時(shí)不分主次，無邏輯順序地簡(jiǎn)單羅列，如同流水賬一般，那么崗位說明書的作用也就被泯滅了。

5.內(nèi)容重疊，疏忽遺漏。不同崗位的崗位說明書中“工作職責(zé)”項(xiàng)重疊現(xiàn)象屢有發(fā)生。這種職責(zé)的交叉和重疊導(dǎo)致部門與部門之間或相關(guān)人員間的權(quán)責(zé)不清，經(jīng)常出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象。職責(zé)重疊的崗位說明書挫傷了員工的積極性，使他們行使權(quán)力時(shí)相互爭(zhēng)搶，履行義務(wù)時(shí)相互推諉。比如辦公室主任與辦公室副主任之間。實(shí)際上，如果事業(yè)單位相關(guān)管理人員能夠掌握一定的編制規(guī)范和方法技巧，就能夠克服以上的問題。

三、事業(yè)單位崗位說明書中工作職責(zé)編寫的探討

1.做好調(diào)研，明確職責(zé)。崗位說明書編寫之前，要及時(shí)與高層管理者進(jìn)行有效溝通，了解高層管理者的目的和意圖，爭(zhēng)取高層管理者的支持;理解組織的發(fā)展戰(zhàn)略和愿景目標(biāo)，為編制工作正確定位。高層管理者對(duì)編制工作的支持可以使員工認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性和必要性，有利于崗位說明書編制工作的順利實(shí)施。此外，工作流程優(yōu)化、部門和崗位設(shè)置優(yōu)化建議和方案也需要得到高層管理者的認(rèn)可，崗位說明書的編制價(jià)值才能全面地體現(xiàn)。另一方面，崗位說明書編制工作離不開中層領(lǐng)導(dǎo)者和基層領(lǐng)導(dǎo)者的密切配合。在與部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通時(shí)，主要是收集部門的組織結(jié)構(gòu)、崗位構(gòu)成、人員比例、部門權(quán)責(zé)等方面信息，為崗位說明書的編制做好鋪墊。

2.因事設(shè)責(zé)，任務(wù)明確。崗位說明書應(yīng)堅(jiān)持“因事設(shè)崗”的原則，避免遷就于人的現(xiàn)象發(fā)生。編寫工作職責(zé)要針對(duì)崗位而不是針對(duì)具體的某個(gè)任職者;針對(duì)的崗位是現(xiàn)有的崗位而非將來的崗位，描述的工作職責(zé)為崗位要求員工應(yīng)該做的而非在職人員正在做的內(nèi)容;編寫工作職責(zé)應(yīng)研究不同工作任務(wù)之間的區(qū)別和聯(lián)系，使工作任務(wù)相對(duì)集中和穩(wěn)定，努力以較少的工作者完成較多的工作任務(wù)。

3.規(guī)范用語(yǔ)，準(zhǔn)確表述。工作職責(zé)的描述盡可能使用統(tǒng)一明了的語(yǔ)言。在描述職責(zé)或任務(wù)的時(shí)候，注意使用比較貼切的動(dòng)詞，使之能夠準(zhǔn)確描述任職者的行為。比較忌諱的是通用“負(fù)責(zé)……”、“管理……”這樣模糊的動(dòng)詞;為了說明得更清楚，必要時(shí)輔以狀語(yǔ)性的措辭;同時(shí)，要注意刪減不必要的修辭，例如，“制作出出色的PPT演示文稿”，“出色的”是對(duì)工作成果的評(píng)價(jià)，可以放在績(jī)效考核中加以評(píng)判;職責(zé)中要明確地體現(xiàn)任職者獨(dú)立決策的權(quán)限，即他作出的決定是否要他人審核，明確任職者的權(quán)限有助于界定任職者所承擔(dān)的責(zé)任，真正做到任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限的統(tǒng)一。

4.簡(jiǎn)明扼要，符合邏輯。任何崗位的工作職責(zé)都是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，而非簡(jiǎn)單的拼湊與組合。工作職責(zé)的每一項(xiàng)只需用精練的一句話概括，無須贅述。工作職責(zé)的具體描述最多不超過十項(xiàng)，應(yīng)選取主要的職責(zé)進(jìn)行描述，文字應(yīng)簡(jiǎn)單明了、淺顯易懂，內(nèi)容要具體、明確，讓任職人員讀過以后，可以準(zhǔn)確地明白其工作內(nèi)容和工作程序。想要寫好工作職責(zé)，不僅要清楚崗位工作的主要內(nèi)容，而且對(duì)其職責(zé)大小與順序的劃分也要明確。在實(shí)際編寫中，可按照各項(xiàng)職責(zé)的重要程度、難易程度和任職者花費(fèi)的時(shí)間等進(jìn)行具體分析，按照一定的邏輯順序來編排，這樣才有助于更好地理解和使用崗位說明書。

5.避免重疊，全面具體。工作職責(zé)的描述應(yīng)遵循“窮舉、互斥”原則，達(dá)到“既包括所有工作內(nèi)容，又避免相互重疊”的目的。描述工作職責(zé)沒有必要面面俱到，面面俱到容易使人產(chǎn)生超出工作職責(zé)規(guī)定的事情就不該做的錯(cuò)覺。從崗位說明書完備性的角度考慮，可以加上一句話“完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指派的其他工作”，對(duì)于那些臨時(shí)的或者無須記入的“分內(nèi)事”也在工作職責(zé)中得到了體現(xiàn)。

在不同部門間，應(yīng)按照相似性原則進(jìn)行歸類，確定有利于績(jī)效考評(píng)的人員類別并對(duì)其工作職責(zé)進(jìn)行描述。比如，一個(gè)單位從事會(huì)計(jì)崗位的人員不止一名而且分布在不同部門，但會(huì)計(jì)的崗位說明書只能有一個(gè);在同一部門內(nèi)，不同層級(jí)的員工都在為進(jìn)行某一種工作履行其不同的職責(zé)，他們的工作內(nèi)容是相似的，但是其工作側(cè)重點(diǎn)是不同的，所以編寫工作職責(zé)時(shí)措辭要恰當(dāng)，避免職責(zé)的相互混淆。

四、結(jié)語(yǔ)

崗位說明書的核心內(nèi)容在于工作職責(zé)部分，一份遵循實(shí)事求是、因事設(shè)責(zé)、全面具體、準(zhǔn)確表達(dá)原則的崗位說明書必然是實(shí)用、易用的。把握好崗位說明書編寫過程中工作職責(zé)的這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)就能編寫出適合于不同組織機(jī)構(gòu)、有利于組織人事部門、有效支持人力資源管理的崗位說明書，從而為績(jī)效管理奠定良好基礎(chǔ)。

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