照片檔案管理探究

隨著歷史時代的變遷，科學技術的迅猛發展，檔案載體也在不斷更新換代。從甲骨金文到竹木石刻，從簡牘縑帛到紙張薄籍，如今，錄音、錄像帶、照片、光盤等載體以不可阻擋的趨勢，成為檔案家庭中的新成員。尤其是照片檔案的誕生，使經歷了幾千年文字檔案的中國有了形象的記錄、存儲，成為再現社會發展歷史面貌的新形式。照片檔案與文字檔案相比，有著得天獨厚的屬性，其優勢表現在它具有真實性、形象性和再現性，不僅能形象地再現社會工作活動的生動畫面，還能使后人親眼目睹歷史發展變化的真實情景。由此看來，對照片檔案的收集和保管，應當引起我們檔案工作者的足夠重視。

一、針對照片檔案歸檔狀況，

開展征集工作

照片檔案與文書、基建、財會檔案相比，存在著“軟肋”。一是產生照片檔案的部門，歸檔意識淡薄。究其原因主要有兩點:其一對照片是否屬于檔案，認識上較模糊;其二總認為本部門形成的照片屬于工作業績，留在手里查找利用方便。二是歸檔照片完整性、系統性欠缺。這種情況與產生照片部門的工作人員缺乏檔案專業知識有著直接關系。針對上述現狀，檔案工作者應當轉變照片檔案的收集方式，由被動收集轉為主動收集。為此，我們開展了照片檔案的征集工作。

我院校作為國家醫學科學研究的的綜合性學術機構和全國第一個八年制臨床醫學和護理本科的重點醫學院校，歷史悠久，名人薈萃。既是高精端的醫學院校，又是蜚聲中外的醫學專家、教授云集的科學研究院。為展現我院校發展變化的歷史全貌，我們采取突出重點，顧全一般的方法，確定了照片檔案的征集范圍。首先，我們開展了征集名人照片的工作。征集范圍包括:歷屆院校長、副院校長、黨委書記、副書記、教務長、秘書長，各所院正副所院長、所院黨委書記、副書記，正教授、研究員、博士生導師等。其次，收集了歷屆研究生、醫學生和高級護理學生照片，建立了學籍照片。另外，征集了本院校和各所院建筑照片，包括正門、科研樓、教學樓、辦公大樓、門診樓、職工用房、生活用房及有代表性的建筑。并且對院校組織的各項重大活動照片隨時進行收集。幾年來，開展照片檔案的征集工作，既充實了照片檔案的內容，又較完整保存了我院校發展變化的歷史全貌。

二、圍繞照片檔案保存現狀，開展整理工作

綜觀我院校檔案室保存的照片檔案，大致分為兩大類，一類是早期保存的歷史照片，一類是近年來征集的照片。如何使照片檔案形成一個統一的管理體系，我們開展了照片檔案的分類整理工作。我們保持照片在形成過程中固有的聯系，根據照片反映的不同歷史時期，按照我單位歷史沿革演變，分為《協和醫學院》、《中國醫學科學院/中國協和醫科大學》和《中國醫學科學院/北京協和醫學院》三個全宗，每一全宗內按照不同問題組成若干冊。

第一全宗整理有協和董事會成員和早期院校長照片;有協和醫學院各科教職員合影;有協和醫學院建成前原址(豫王府)、建設中和建成后照片等。第二全宗整理有毛主席、周恩來總理、江澤民總書記等國家領導人視察我院校照片;有歷屆院校領導和各所院教授、研究員名人照片及沈其震、黃家駟、吳英愷、鄧家棟教授從醫五十年慶祝會照片;有各所院院景和辦公用房等建筑照片等。第三全宗整理有國務院副總理李克強、原衛生部黨組書記高強、衛生部部長陳竺等領導到我院校視察調研照片;有歷屆研究生、醫學生和護理學生學籍照片;有學年典禮、學生社會調查及各項重大活動照片等。我們以全宗為單位統一編號，每一本像冊首頁附有“照片立卷說明”，每張照片注有時間、地點、人物的文字說明。名人照片附有個人簡歷，科研成果簡介及論文發表情況。學籍照片以畢業年限為單位，按照時間順序排列，并注明學科專業和學位級別。為了保護歷史照片存放永久，我們將早期的歷史照片全部掃描為電子文檔，為院校歷史發展保留下形象記載。

經過大量的分類整理工作，不僅保持了照片檔案的有機聯系，有利于保管;而且為院校醫教研工作的利用提供了方便。在歷次院校慶活動中，撰寫《中國協和醫科大學校史》和《紀念畫冊》等書籍時，翻拍了大量的歷史照片。在編撰《沈其震畫傳》和《生命的護神——婦產科專家林巧稚》等人物傳記時，利用了大量的名人照片。正是由于照片檔案內容豐富全面，管理系統規范，使其照片檔案的憑證作用得以充分發揮。

三、根據照片檔案載體變更，加強歸檔監督

隨著科學技術的迅猛發展，照相器材也在不斷更新換代。從黑白照片到彩色照片，從膠片成像到數碼拍照，照片載體由紙質轉換為光盤，產生了質的變化。這樣，照片檔案的歸檔工作隨之而來出現了新的問題。從客觀上看，數碼相機隨意性很強，產生的電子照片丟失的概率很高。如果不及時備份，很容易全部丟失。從主觀上看，產生照片檔案部門的工作人員，如果檔案專業知識欠缺，歸檔意識淡薄，就會使照片檔案的完整性和系統性受到一定影響。為此，檔案部門對電子照片的歸檔監督極為重要。

如何做好電子照片的歸檔工作，筆者認為可以從以下幾方面著手:一是要加強對產生照片檔案的工作人員進行檔案專業知識培訓，可集中學習也可個別講解，要使其掌握與照片相關的基本知識，增強歸檔意識。二是要關注本單位重大活動的信息，及時催要電子照片歸檔。例如2009年5月，國務院副總理李克強在北京市市長郭金龍、衛生部副部長馬曉偉、尹力等領導的陪同下到我單位視察甲型H1N1流感的防控工作。事后，我們從宣傳部門收集一套完整的照片，及時進行了歸檔。避免了因時間的推移造成照片丟失的問題。三是要將歸檔的照片光盤在交接時打開瀏覽，發現問題及時與移交人協商補缺。這樣，無論怎樣變化，照片檔案的歸檔工作都要做到又細又全。

作者單位:中國醫學科學院北京協和醫學院