人事檔案知情權存在的種種弊端及其改進方法

長期以來，人事檔案因其固有的管理體制和嚴格的保密制度，被蒙上一層神秘的面紗。當事人無權查閱本人檔案，無法了解檔案記載的內容①。這在一定程度上限制了公民的知情權。隨著人們檔案意識、法治意識的不斷增強，個人檔案不齊全不真實引發官司的事件屢屢出現②。這就向人們提出了個人檔案知情權的問題，筆者認為，個人檔案的當事人對其檔案的部分材料應有一定知情權。

一、人事檔案本人沒有知情權所帶來的種種弊端

個人檔案是人一生工作、學習經歷的記載，關系到個人的切身利益和前途命運，對今后的工作、生活至關重要。本人的個人檔案屬于哪級人事部門管理，現保存在什么地方，內容是否齊全完整真實，保管狀況如何;應該歸檔的遺漏了，檔案轉遞中丟失了，應由哪個部門負責，如何解決，本人應該知情。從近年來檔案館查閱檔案情況統計分析顯示，查閱上山下鄉、招工手續、核實工齡、年齡方面內容的就占提供利用總數的30%左右，有的是本人檔案中缺少原始招工錄用表，有的是上山下鄉連續計算工齡材料未歸檔，有的是調動工作檔案轉遞中丟失，不知下落。由于目前面臨大批工人退休、企業改制工人買斷工齡等情況，缺少原始資料對本人的工齡、年齡等無法認定，直接影響到勞動人事部門辦理有關手續。有些在檔案館查出了招工存根，問題得以解決，有些屬于“文革”期間參加工作的，由于種種原因，在檔案部門也難以查到，無法出示證明，給當事人造成精神上的傷害和經濟上的損失。

近年來因人事檔案引起的糾紛、爭議甚至訴訟，在各媒體頻頻曝光。《東方新報》2003年7月17日報道了青年作家湯國基因名譽侵權狀告母校益陽城市學院(原益陽師專)一案，2003年5月7日《文匯報》對上海理工大學2001屆畢業生陳某狀告某公司無中生有，在其人事檔案中塞黑材料，用法律捍衛自身合法權益一案進行了報道③。為什么會出現上述現象呢?究其原因是當事人對自己的人事檔案無知情權所致。

二、人事檔案為什么應有知情權

首先，從”檔隨人走，人檔不離”可以看出，人事檔案的主要所有者是檔案所有人。

其次，人事檔案的高度保密性反而降低了其真實性和可靠性。保密和安全的需要、防止人為地篡改人事檔案、避免產生糾紛和矛盾等，是造成人事檔案未能對本人開放的原因。事實上，人事檔案的高度保密性反而降低了其真實性和可靠性。因為組織人事部門對信息的“壟斷”，使組織對個人的評價、鑒定的主觀隨意性增強;因為缺乏認同，而使“組織意見流于形式;因為得不到監督，而使有關人事檔案的糾紛、爭議甚至訴訟屢見不鮮。因此，增強人事檔案的相對透明度成為現實的必然選擇。透明度越大，公民個人的權益無端受到侵害的可能性也就越小。在公共事務管理日益民主和開放的今天，實現人事檔案的公開化、“陽光化”管理，既是公民自我了解和社會認知的需要，也是保障公民知情權的要求，同時還是維護公平公正社會準則的保證。此外，實現人事檔案向本人的有條件開放和透明化操作，更能彰顯人事檔案存在的意義④。

第三，個人檔案的內容決定了本人應有知情權。個人檔案的內容一般包括:履歷材料;自傳材料;鑒定、考核、考察材料;學歷和評聘專業技術職務材料;政治歷史情況審查材料;入黨、入團及民主黨派材料;獎勵材料;處分材料;錄用、任免、聘用、轉業、工資、保險、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會登記表等材料。以上這些材料，有的是出自本人之手填寫、撰寫的，有的是公開公布的，有的是組織提供的，即使是犯錯誤、受處分的結論，甚至刑事處罰判決等，組織或有關部門也是需要與本人談話、對本人宣布并要本人簽字的。凡涉及立案調查過程中形成的文字材料，屬于刑偵、起訴、審理、判決的保存在司法部門，受黨紀政紀處分的屬紀檢監察部門，因此，個人檔案中不存在對本人保密的問題⑤。

第四，個人擁有人事檔案的知情權，有利于確保人事檔案的真實完整和科學管理。本人擁有了個人檔案的知情權，就能及時發現個人檔案中出現的問題并根據具體情況隨時提供依據性材料，提請有關部門采取相應措施加以解決，如發現哪些材料未及時歸檔，就要及時跟蹤查詢，了解原因，督促有關人員按照規定交予人事管理部門歸檔，特別在工作調動檔案轉遞、下崗后人事檔案托管時，當事人對本人檔案內容、件數等要知情，交接時要嚴格手續，以便明確責任，哪個環節上出了問題，便于查詢并追究當事人的責任，以免互相推諉扯皮，同時對人事檔案管理部門起到了監督作用，督促人事檔案管理人員增強責任心，嚴格按照人事檔案管理規定管好人事檔案⑥。

三、改進人事檔案知情權的建議

1.借鑒國外人事檔案知情權管理方法。美國公民非常重視個人隱私權，這一思想也貫徹在人事檔案管理工作中。人事檔案內容部分地向個人開放，但不向公眾提供利用。以密歇根大學為例，每個雇員都可以上網查閱自己的某些人事檔案，如工作履歷、提薪情況等。在美國的某些州，讓未經人事檔案主體授權的人查看人事檔案是違法的，對執法部門也不例外。如果聯邦調查局或當地警察想要查看某人的檔案，他們必須向法庭提出申請，得到搜查證后才可查閱⑦。

2.根據我國實際使公民對個人檔案享有一定的知情權。我國可根據我國現實情況公開人事檔案的履歷、考核結果、職稱、學歷、黨齡、獎勵、提薪及提拔任免情況等，這樣有利于個人在填寫各種表格時查閱個人資料，防止錯填及漏填等情況的發生。在工作調動檔案轉遞、下崗后人事檔案托管時，當事人對本人檔案內容、件數等應有知情權。

3.當事人對自己人事檔案被利用的情況應有知情權。一般說，對人事檔案的利用是有嚴格規定的，當事人有權了解查閱其人事檔案的外單位名稱、利用者姓名、利用目的、查閱內容、利用時間、查閱結果、利用者評價等情況⑧。

注釋:

①④張甜甜.人事檔案知情權淺析[J].蘭臺世界(工作版).2007，(6):4-5.

②⑤⑥鄭艷麗.關于個人檔案知情權問題的思考[J].檔案學研究.2005，(3):33-34.

③⑧鄭美虹.人事檔案何時掀起“蓋頭來”——試析人事檔案知情權[J].2005，(5):25-27.

⑦鄭美虹檔案學研究.美國人事檔案管理及其啟示[J].北京檔案.2006，(2):38-39.

作者單位:山東工商學院