醫院檔案管理的信息化發展

要使醫院檔案管理跟上時代的步伐，滿足醫院發展對它的要求，必須花大力氣加強醫院的檔案管理工作，這就要求進一步建立健全和加強醫院檔案管理制度和檔案管理網絡，建立醫院檔案管理與其他信息管理融合的一體化信息管理模式，充分利用各種信息管理新技術和外智內用，使醫院檔案管理上一個新臺階。

一、進一步建立健全醫院檔案管理網絡

有資料顯示，由于醫院檔案工作具有內容繁多復雜，部門眾多而又分散，專業性技術性強，檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度和工作網絡，并在工作中不斷加以完善。從醫院整體角度看，醫院臨床醫技各科室，醫院行政管理及后勤等各部門，醫院各級領導，各科室干部和醫護技術人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度，提高醫院全員檔案意識，積極配合檔案部門工作。在主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。建立全醫院檔案三級管理網絡是符合醫院特點的檔案管理組織機構及人員的體系保證。這種管理模式有利于統一領導，統一機構，統一制度，統一操作，統一保管;有利于組織監督各職能部門檔案管理中的人員、經費、設備等問題;有利于檔案保管的完整、安全。

二、建立醫院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式

社會信息是一個集合概念，它包括多種記錄形式，諸如圖書、情報資料、文獻、檔案和其他一些形式。雖然他們名稱各異，形式多樣，但都有著一個共同的本質——信息。醫院運作和管理的過程是一個“獲得信息——處理信息——利用信息”的過程。醫院作為一個綜合的管理系統，檔案管理系統就是一個信息資源子系統。將這個信息資源子系統融入醫院整體信息化工作中，不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫存。由于醫院信息量大，且內容繁雜，而信息科、檔案部門仍然各立門戶，不可能做到準確、有效、迅速地為醫院管理服務。醫院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫療衛生部門改革和發展的需要。

1.進一步更新觀念，實現管理理念現代化

正確的現代化檔案管理理念對于檔案資源利用和醫院信息化全局均具有重要的指導意義。檔案事業面臨著電子檔案的出現、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰，都亟待檔案工作者不斷學習、不斷創新。以新的觀念去迎接新的挑戰，努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉變，從過去傳統的手工型向現代化管理型轉變，建立資源優勢、公共文化等檔案管理新理念。

2.加強硬件建設，促進管理技術現代化

傳統的檔案手工管理很難適應現代醫院建設發展的需要，應投入必需的基礎設施和辦公設備，實現電子化、自動化管理，發揮現代科技的優勢，提高工作質量和效率。根據檔案館室建設標準，配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房，購置工作必備的計算機、復印機、裝具、檔案密集架;解決保護檔案必需的空調、除塵器、消防器材、安全監控器等設備裝置，為目標管理工作創造物質條件。同時，選擇適合醫院檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開展計算機培訓，以掌握檔案計算機管理運用技術，提高檔案現代化管理水平。

3.創新管理手段，實現檔案網絡管理

醫院檔案科學化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現醫院檔案管理工作規范化、科學化、制度化、現代化的高標準系統工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現代化形勢，迫使檔案工作人員要采用系統工程、網絡技術目標管理等科學的管理方法。計算機是現代管理手段必不可少的工具。用計算機管理醫院檔案方便利用者及時查找、利用和閱讀，節省人力、物力和財力，提高工作效率，又可減少檔案的有效占用空間，保存信息方便簡單，也提高了保密工作水平。計算機的儲存量大而且可以編排文件分類、主題等目錄，檢索系統方便快捷。