ERP環境下企業會計檔案管理模式的思考

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算與管理過程中形成的專業材料。是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。隨著經濟的飛速發展和現代信息技術的廣泛應用，會計檔案的載體也發生了質的變化，由原來單純的紙質載體，變為紙質載體和磁性介質載體共存的局面。因兩種載體保管和利用方式迥然不同，所以會計檔案的管理也面臨新的挑戰。如何既享受現代信息技術成果帶來的便利，使會計檔案在管理、利用方面上一個新臺階，又保證其安全完整，成為會計檔案管理急待解決的新問題。本文就ERP環境下企業會計檔案的管理模式表述拙見。

一、ERP實施對會計檔案工作的影響

會計電算化，是以電子計算機為主的當代電子和信息技術綜合應用于會計工作中的簡稱。是采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬以及對會計資料電子化分析和應用的現代記賬手段。實行會計電算化，是現代化管理和會計自身改革與發展的客觀需要，是現代科技發展的必然。

企業ERP系統的實施，已經遠遠超出了傳統意義上的會計電算化的范疇。ERP系統實現了企業物流、信息流、資金流的“三流合一”，具有高度集成性的特點，企業內部業務與會計核算實現同步。因此，企業傳統的會計檔案管理模式已不能適應ERP環境下的會計檔案管理的要求。

企業ERP系統實施后，對會計檔案管理帶來的影響主要有以下幾個方面：

(一)會計憑證的種類和形式發生變化

EKP系統實施前，會計憑證全部由會計人員手工錄入產生，會計憑證主要包括原始憑證和記賬憑證兩個類別。ERP上線后。除財會人員手工處理的會計憑證外，還增加了來源于企業的銷售、采購、物流、投資等各個管理部門的會計憑證以及系統自動生成的固定會計憑證等，會計憑證的種類大大增加。同時，會計憑證也由大量的實物憑證傳遞逐漸轉變為“電子憑證”的傳遞。

(二)會計憑證、賬簿格式的變化

ERP系統所提供的會計憑證、賬簿打印功能與傳統的財務信息系統提供的功能相差較大，從ERP系統中打印出的憑證格式、內容等均與傳統意義上的憑證格式差別較大，并且很難在系統中進行調整。因此，EKP實施后，對企業自制原始憑證、記賬憑證、會計賬簿的格式設計、制取、填制、審核、傳遞、保管等都提出了新的要求。

(三)會計憑證分類歸集方式發生變化

ERP，系統中對會計憑證按憑證類型進行分類排序歸集。而系統中的憑證類型非常多，要求企業對會計檔案的傳遞、收集、裝訂、歸檔、查詢方法等進行相應調整。

二、ERP環境下企業會計檔案管理措施

為適應ERP實施后會計檔案管理的要求，針對ERP上線后企業會計檔案管理中面臨的新問題。企業應制訂《會計憑證打印裝訂暫行辦法》、《會計檔案裝訂規范》等制度，這些制度主要規范以下事項：

(一)加強會計稽核，保證自制原始憑證格式的標準化

在ERP系統中，與傳統模式相比，會計憑證生成的流程發生了很大的變化。傳統模式下，財務人員根據原始憑證填制會計憑證，經稽核人員對原始憑證和記賬憑證復核確認后。方可記賬。如復核中發現錯誤，會計人員根據復核情況對記賬憑證進行修改。而ERP實施后。相關業務人員和會計人員根據原始憑證在ERP系統內直接進行業務處理。系統“過賬”保存后，會計憑證即實現自動記賬，如果業務處理錯誤，無法對已“過賬”的會計憑證進行修改，只能在系統內進行“沖銷”業務的處理，從而產生新的“沖銷”會計憑證。因此。為減少因原始憑證不合格造成的錯誤記賬憑證，提高會計核算的質量。保證會計檔案的規范。ERP上線后，財務人員的線內、線外稽核工作顯得極其重要。提高稽核質量的一個重要方法是將稽核的環節由傳統的填制完成記賬憑證后提前至進行賬務處理前。即規范企業自制原始憑證的管理。加強原始憑證的合規性、合法性的稽核，提高會計業務核算質量。

企業按照內控制度的要求，對企業內部的預算審批、項目立項、費用報銷、銷售報表、價格控制等工作的審批單據進行修訂，將內控控制點所控制的有關內容作為審批單據的必報項目，并設置固定的審批人簽字欄。未將審批項目應說明的事項填列清楚或未履行完成規定的審批程序，不得辦理相關業務。在企業內統一使用規范格式的自制原始憑證，對于規范會計稽核流程，加強會計檔案的規范管理起到重要的作用。

(二)加強業務臺賬的管理，保證會計資料的完整

ERP上線后，除隨會計憑證裝訂保存的會計核算原始憑證外，還有大量的與會計核算業務密切相關的會計資料，由于受數量的影響，不能與會計憑證一并裝訂，但這部分資料是會計核算、財務、審計、稅務、內控檢查所必須提供的資料。為保證會計資料的完整。采取業務臺賬的形式，按業務內容分別整理歸集其他會計資料，如：固定資產卡片、投資、維修項目合同、投資、維修項目決算、驗收報告等。

(三)合理分類，規范會計憑證的歸集

根據實際工作情況。將全部會計憑證分為單項會計憑證、集成會計憑證和系統會計憑證三個大類。

單項會計憑證是指財務部門的財會人員進行會計核算時，手工錄入系統中形成的全部會計憑證。集成會計憑證是指由其他模塊自動生成的會計憑證以及數量過多或無法分拆裝訂的單項會計憑證。主要包括自動生成的會計憑證。系統會計憑證是指ERP系統自動生成的管理信息憑證，如系統執行“月結”操作時自動生成的業務范圍調整等會計憑證。將ERP系統復雜的會計憑證體系按照單項會計憑證、集成會計憑證和系統會計憑證分類后，為ERP會計憑證存在的編號、打印、裝訂等問題的解決提供了條件。

(四)規范會計憑證的編號規則。方便會計憑證的查詢和檢索

在統一會計憑證編號規則的基礎上。編寫專門的單項會計憑證自動編號程序，財務人員每編制完成一份單項會計憑證后，執行系統中的編號程序，系統將會對該單項會計憑證自動生成連續的、不間斷的順序號。

對于集成會計憑證，則按照集成會計憑證的類別，分別確定歸集時間和方法。

規范會計憑證的編號規則后，有效地解決了ERP系統會計憑證快速查詢、準確檢索的問題。

(五)規范會計憑證的打印范圍和裝訂方法

根據各類會計憑證的數量、查詢、檢索以及保存要求等內容，合理確定會計憑證的打印范圍。會計憑證裝訂時，首先區分類別，分別裝訂成冊。

以ERP系統內的原始憑證為依據產生的記賬憑證，由于單據的數量大，且在系統內均有據可查，因此，在不打印生成的相關記賬憑證的同時。對系統產生的原始憑證，如內向交貨單、驗收單、入庫單、工程進度單等單據，采取單獨分類歸集的方法，直接裝訂成冊。由相應的業務管理部門指定責任人，按照單據類別，以單據編號和時間順序排列，根據統一裝訂標準。按月度另行裝訂保管，及時歸檔。由財務部門定期進行檢查。

(六)統一標準，規范會計檔案的外在形式

會計檔案的規范化管理，是企業會計基礎工作的起點，能夠最直觀地反映出企業會計基礎工作的水平。應不斷總結會計檔案管理經驗，制訂《會計檔案裝訂規范》，根據會計核算以及企業管理實際的變化，不斷更新版本。通過規范，對會計記賬憑證、自制原始憑證、會計憑證封面、會計賬簿封面、銀行對賬單封面使用紙張的規格、材質、顏色、尺寸、格式制訂統一標準。同時，還要對原始憑證的粘貼方法、自制原始憑證的填制方法，原始憑證和自制原始憑證中所需加蓋的各類名章、注銷章的規格、字體、尺寸、加蓋的位置和加蓋的顏色進行規范。對會計憑證、會計賬簿、銀行對賬單等會計檔案的裝訂方法、存放方法做統一的規定。通過規范會計檔案的裝訂方法。統一標準，使會計檔案的外在形式達到整齊劃一的目標，充分展示企業會計檔案規范化管理的水平。

(七)加強會計檔案管理工作的檢查，保證會計檔案管理質量

為適應企業經營管理體制和財務體制改革后會計檔案管理的要求，保證會計檔案的安全、完整，進一步理順會計檔案的傳遞管理流程和管理職責，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度。保證會計檔案的完整。同時，采取定期現場抽查會計憑證、銀行對賬單、現金盤點表、庫存盤點表、銀行賬戶臺賬等資料的方式，對會計裝訂、費用、資金審批程序、原始憑證、自制憑證、會計核算等內容進行檢查，努力實現“統一審批程序。統一核算內容，統一外在形式。統一標準規范”的“四統一”目標，對會計檔案管理水平的提高具有重要作用。