試論企業檔案信息化建設

當今世界科學技術突飛猛進，隨著計算機技術在企業的普及應用。產生了大量以磁盤、光盤為載體的電子文件。有效使用和管理這些電子文件；是傳統檔案管理難以擔當的重任，而企業對檔案信息使用量越來越大。對獲取信息便捷性的要求也越來越高。面對龐大繁雜的檔案信息，要想提高檔案管理水平和服務質量，必須加快檔案信息化建設。

一、企業檔案信息化建設現狀

隨著市場經濟的建立和完善，開發和利用檔案資源為企業經濟建設服務。已經成為檔案工作的根本l目的和首要任務。近年來，企業檔案工作為盡快適應市場經濟的發展，不斷更新觀念，打破常規。拓寬工作領域，在二-定程度上滿足了企業經濟建設對利用檔案信息的需求，但有些企業在新形勢下，對檔案信息化建設的重要性缺乏應有和足夠的認識，對檔案自動化、網絡化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案信息化建設的領導決策機構，沒有將檔案信息化列入議事日程，沒有給予檔案信息建設的必要資金、物質和人才的支持。多數企業檔案工作仍處于原始手工操作。部分企業檔案部門雖然建立了局域網，但大多處于單機歸檔階段，聯網歸檔檢索不成熟。數據庫類型單一、規模小、功能少、標準化程度低、數據不完整。現有電子檔案信息資源大多是目錄級信息，全文檔案信息所占的比例很低，離檔案信息的計算機管理和遠程聯網查詢、利用相差甚遠，這種狀況影響檔案的有效開發利用。

二、企業檔案信息化建設的內容

(1)強化檔案信息化建設的意識

企業檔案信息化建設需要用現代化信息技術的觀念、技術、設備、方法。對檔案管理流程、管理模式進行重新整合和定位。這就需要企業領導者更新觀念，提高對檔案信息化管理的認識。要將檔案信息化工作納入本單位的整體規劃中，制定切實可行的信息化建設方案。并與單位的信息化建設同步規劃、同步實施，要舍得投入財力，配置與檔案信息相適應的軟、硬件設施設備，加強人員培訓，廣泛征求各層次、各專業人員的意見。企業檔案工作者也要轉變傳統思維，認真看待檔案現代化進程，樹立現代化管理意識，努力提高工作水平、工作效率和服務質量。

(2)制定企業檔案信息化建設的標準

檔案信息管理標準化是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業務規范和技術標準。標準化是自動化、網絡化的前提，檔案實現信息化管理必須依據統一的標準，以此組織協調各方面的工作。否則。先進的技術設備無法發揮作用。企業應根據國際、國內標準及行業發展趨勢制定適合本單位信息化建設的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準。計算機軟硬件及軟件系統標準、網絡傳輸標準、機讀格式、著錄規則等標準。

(3)企業檔案信息數據庫的建設

檔案信息數據庫建設是企業檔案信息化建設的基礎和核心。數據庫建設要以國家標準為依據，建設成標準化、通用性好的文件、條目數據庫、全文數據庫。做好檔案目錄數據庫的關鍵是嚴格規范檔案信息的著錄標引及其機讀目錄的錄入工作：檔案的全文數據是將歸檔的光盤、磁盤等電子文件按規定轉換成規范格式。按一定的組織方式存入檔案數據庫。歸檔的紙質文件可以通過掃描圖像方式實現檔案全文數字化。檔案全文掃描錄入工作的基本流程，包括掃描圖像、圖像處理、嵌入標識、存儲圖源等環節，掃描工作必須使用專門開發的應用系統來實現。要針對利用率高、利用面積大和急需得到搶救性保護的紙質檔案進行數字化處理。還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量的完整，數據庫的建設還應與網絡建設配套進行。

(4)企業檔案信息網絡化建設

企業檔案信息的網絡化建設，是將計算機網絡技術運用于企業檔案信息中，通過計算機網絡的運行。突破檔案信息資源所有者局限。建成一個既方便又能控制利用的檔案信息網上查詢系統，網絡化建設需經以下幾個階段完成：一是檔案室部門內部建網，實現檔案信息的內部共享，二是在企業內部建網，通過企業內部網絡可以在企業的任何一臺聯網電腦上利用檔案信息，三是社會利用階段，把檔案信息聯機進入國際互聯網。

(5)實行電子檔案與紙質檔案“雙套制”保存

“雙套制”是指將具有相同內容的紙質檔案和電子檔案一并保存。計算機網絡管理技術的應用，并不能解決目前企業檔案管理的所有問題。由于電子文件信息本身的一些局限性還沒有得到徹底解決，如電子檔案可以隨意增刪，原始性憑證作用難以確定，法律效力差等。使得紙質等傳統載體仍需與電子檔案信息并存一段時期，在進行紙質等傳統的收集歸檔時要做好與電子檔案信息二者在內容上的對比。確保存檔內容的準確性。“雙套制”既可以保存反映歷史真實面目的可靠記錄的紙質檔案，又可以發揮電子文件在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。

(6)強化企業檔案信息化的管理制度和法制保障 首先要強化信息化電子文件檔案的管理制度，企業可以根據國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》等規定，結合自身的需求和特點制定一套新的管理辦法和制度，如電子文件的鑒定、歸檔、編號、存儲、安全管理等辦法，其次，在檔案利用網絡化條件下，檔案信息查詢、檔案利用要靠信息技術手段、管理制度來實現有效服務和控制，做到主動服務，安全管理，為此，必須制定網絡查詢、利用檔案數據信息的權限管理辦法及安全管理協議等。

檔案信息化的發展，在提高工作效率、促進檔案工作發展，實現檔案信息資源共享，給利用者帶來極大便利的同時，也帶來了像病毒傳播，非法訪問等問題。因此企業檔案部門必須通過逐步健全法制，樹立法律權威，加強網絡安全保障體系建設，加強對各類涉密檔案的管理和知識產權的保護，充分運用法律手段，保障各類軟件和信息采集者的合法權益，依法治檔，依法管檔。

面對信息化技術的挑戰，企業檔案管理必須真正實現信息化管理，大力進行檔案信息化建設，全面實行資源共享，為企業提供豐富的信息資源和優質服務。