淺議計算機技術在檔案管理中的應用

摘要:現(xiàn)代計算機技術促進檔案管理工作，利用計算機技術管理檔案，滿足經(jīng)濟社會對信息化的需要，是現(xiàn)代檔案管理的必然要求，可以延長檔案使用壽命，提高檔案的服務水平。為我國的現(xiàn)代化建設服務。

關鍵詞:信息化處理;檢索;統(tǒng)計;壓縮技術;國際互聯(lián)網(wǎng)INTERNET;信息發(fā)布

On the Computer Technology in Records Management Application

YANG Zhen-dong

(Inner Mongolia， Ulan Hot Property Authority， Ulan Hot 137400， China)

Abstract: Modern computer technology for file management， using computer technology， manage files to meet the economic and social needs of the information is an essential requirement of modern records management， files can extend life， improve the file services. For China's modernization drive.

Key words: information processing; retrieval; statistics; compression technology; the Internet INTERNET; information release

隨著社會的進步和科技水平的日益提高，各種形式的檔案管理和利用各種載體向社會提供利用的 問題，檔案管理從最初的輔助手工管理，公文、檔案一體化管理，發(fā)展到對絕密檔案的計算機管理。在“國家863計劃十五周年成就展覽會”上展出的“國務院絕密文檔管理系統(tǒng)”標志著政府公文、檔案管理信息化進入了一個嶄新的發(fā)展階段。利用先進的計算機技術管理和利用檔案，可以最大限度的發(fā)揮檔案的利用效率，延長檔案的實用年限。如果處理不當則可能導致檔案資料的損失，甚至損害國家及檔案所有者的利益。當今社會是知識經(jīng)濟的信息社會，誰優(yōu)先掌握以計算機技術為先導的信息技術，將它運用到各個領域，誰就會再在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

1 檔案管理信息化的含義

檔案管理信息化就是將檔案資料轉化為計算機可處理的數(shù)字形式的檔案，方便以后的存儲和利用。檔案管理信息化可充分利用和發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡的潛能，提高利用率，縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。檔案管理信息化，還可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。檔案管理信息化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，容易擴大社會影響，拓寬服務范圍。檔案管理信息化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案管理只要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案管理工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動信息化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

2 計算機技術在檔案管理中的重要性、必要性和迫切性

2.1 重要性

1) 計算機技術是現(xiàn)代科技技術的產(chǎn)物，它具有數(shù)字化的特點，可以使檔案管理規(guī)范化。計算機技術錄入，掃描，微縮等形式的檔案信息(聲音，圖像，文本)都以計算機語言的0或1的 二進制來表示，使檔案管理工作變得規(guī)范準確。

2) 計算機技術具有智能化的特點。可以促進檔案管理工作的科學性。以計算機為首的信息技術具有良好的人機交互環(huán)境，智能化的判斷能力，能高效，準確的識別檔案的相關信息，自動進行檔案的檢索，查閱等業(yè)務。

3) 計算機技術具有網(wǎng)絡化的特點。能促進檔案信息的共享。計算機網(wǎng)絡(國際互聯(lián)網(wǎng)INTERNET)可以連接世界各地的檔案信息系統(tǒng)，使不同區(qū)域的人們可以隨時方便的查詢對方的檔案信息。極大的方便了人們對檔案的查詢需求，節(jié)省了大量的時間和經(jīng)費。

4) 計算機技術還具有強大的存儲能力和信息處理能力，可促進檔案管理工作的現(xiàn)代化。可以快捷準確的收集，整理，統(tǒng)計匯編各種檔案信息(聲音，圖像，文本)，利用壓縮技術，可以達到有效的海量存儲。

總之，計算機技術是實現(xiàn)檔案管理科學化，現(xiàn)代化，規(guī)范化和標準化的有力手段和主要工具，在現(xiàn)代檔案管理工作中具有十分重要的作用。

2.2 必要性

1) 計算機技術具有促進經(jīng)濟發(fā)展的作用，促進檔案管理工作為經(jīng)濟建設服務的最終目標的順利實現(xiàn)。檔案信息是信息社會中的一個重要組成部分，是其中的主要信息資源。二十一世紀信息時代知識經(jīng)濟時代，進行經(jīng)濟建設離不開信息資源，人類信息資源的開發(fā)利用能力成為生產(chǎn)力發(fā)展水平的重要體現(xiàn)。計算機技術使知識經(jīng)濟由意識形態(tài)的生產(chǎn)力向客觀世界的生產(chǎn)力轉變，促進生產(chǎn)力的發(fā)展，同時計算機技術運用其收集，存儲，傳遞，處理信息的能力，有力推進了知識經(jīng)濟和信息社會的快速發(fā)展。

2) 人類社會高度依賴信息經(jīng)濟的各類信息成果。首先，掌握信息技術的人，可極大的提高其工作效能，能為信息社會所接受，其從事的工作才能順利進行，為社會所承認。其次，在國際化的社會化的大生產(chǎn)中很難找到與檔案信息無關的事務。只有大力發(fā)展信息技術，才能在當今的市場競爭中立于不敗之地。

總之，要做好現(xiàn)代檔案信息管理工作，必須充分利用信息技術，尤其是以計算機技術為首的信息技術。

2.3 迫切性

1) 信息社會為檔案管理工作的發(fā)展帶來前所未有的機遇

由于計算機技術在我國普及以前，西方發(fā)達國家已有幾十年的發(fā)展歷史，無論是計算機技術，還是其在檔案信息化的應用都領先雨我們。但是，當今社會是世界經(jīng)濟一體化的社會，信息技術使先進技術知識迅速傳播，我們可以享用其先進成果，高起點高速度發(fā)展，站在巨人的肩膀上后來者居上。所以，檔案管理的信息化發(fā)展面臨歷史性的機遇。

2) 檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)

計算機技術在現(xiàn)代檔案管理中的應用踩剛剛開始，實際成功開發(fā)應用的項目很少。但是，我們多年積累的珍貴歷史檔案資料非常需要計算機技術來保護，開發(fā)和利用。我們目前高速健康發(fā)展的社會主義市場經(jīng)濟建設迫切需要信息技術提供方方面面各種各樣的檔案信息。我們和西方發(fā)達國家相比，計算機技術的應用開發(fā)隊伍還很薄弱，存在很大的差距，因此，信息社會使現(xiàn)代檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)。

3 計算機技術在檔案管理中的應用體系

根據(jù)我國現(xiàn)行的檔案管理性質和特點，并借鑒國外先進經(jīng)驗，筆者認為檔案管理中的計算機應用有以下幾個方面。

1) 數(shù)字檔案庫

歷年我們國家在各級政府努力下，已經(jīng)積累了很多有價值的可供利用開發(fā)的檔案資料。首先，一些檔案歷史較長，破損嚴重，如果不抓緊時間利用計算機技術對其進行數(shù)字保存，這些檔案也許將永遠在世界上消失，那樣我們就會由于工作上的失誤而成為千古的罪人。所以，建立數(shù)字檔案庫已經(jīng)刻不容緩。目前，在保護檔案方面，較為成熟的技術有縮微技術，數(shù)字壓縮存儲技術。存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網(wǎng)絡上傳遞的代碼序列。其次，運用計算機技術完成日常檔案的檢索查閱工作，極大的減少檔案的磨損，把檔案資料的正常程度降到最低，從而延長檔案的壽命，對需要永久保存的檔案資料效果特別明顯，使檔案保護工作實現(xiàn)質的飛躍。

2) 檔案檢測系統(tǒng)

檔案資料來源于社會生產(chǎn)和生活的各個方面，是現(xiàn)實經(jīng)濟，社會人文歷史狀態(tài)的真實記錄。古人云“觀歷史可知興替”，利用計算機技術智能化的特點，對相應的社會問題有針對性的建立監(jiān)測分析系統(tǒng)，及早預報事件變化趨勢，防患于未然，采取必要的措施將問題解決在萌芽狀態(tài)。例如在1998年的我國長江流域特大洪水抗洪搶險戰(zhàn)斗中，計算機汛情預報檢測系統(tǒng)為我國軍民準確預報汛情，并最終戰(zhàn)勝洪水不可磨滅的汗馬功勞。

3) 檔案信息處理系統(tǒng)

檔案資料來源于社會的各個層面，原本雜亂無章，沒有規(guī)律性，不能為社會各界，特別是高層領導所利用。利用計算機技術的收集，整理，匯編，分類，分析，匯總和統(tǒng)計能力，將紛繁復雜的檔案資料轉化為符合各階層要求的，科學有序的數(shù)據(jù)情報，利用它們指導生產(chǎn)促進生產(chǎn)，從而促進知識經(jīng)濟和諧社會的快速發(fā)展。這是檔案資料成為有價值的能為社會各界利用的信息的關鍵。

4) 檔案信息發(fā)布系統(tǒng)

檔案管理工作最終目標是為社會各界提供利用，計算機技術在檔案管理中的利用水平，決定著檔案管理的工作水平。應用計算機技術的快速傳遞，復制和多媒體技術，建立檔案信息發(fā)布系統(tǒng)，充分利用目前日益流行的計算機城域網(wǎng)，計算機國際互聯(lián)網(wǎng)(INTERNET)技術，將有價值的檔案資料(聲音，圖像，文本)發(fā)布到世界的任何一個角落，發(fā)揮其應有的作用。

4 計算機技術在檔案管理中應用原則

1) 現(xiàn)代檔案管理要依托計算機技術，檔案計算機應用要面向檔案現(xiàn)代管理未來的發(fā)展趨勢。二者交叉滲透，相互促進，相互發(fā)展，形成科技檔案一體化的發(fā)展格局。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案專業(yè)知識，還需具備一定的自然科學知識、計算機知識，掌握漢字輸入方法，熟練操作計算機，掌握檔案管理軟件的使用方法。

2) 我們的檔案計算機技術應用要走創(chuàng)新，跨越式的發(fā)展道路。檔案管理要充分利用世界上先進的科技成果武裝自己，同時加強創(chuàng)新能力，后來者居上，發(fā)展自主知識產(chǎn)權能力，這樣才能不至于受制于人，才能百尺竿頭，再上層樓。

3) 檔案計算機技術應用要加強組織，堅強管理，堅強交流，有組織有計劃的開展合作，分工協(xié)作，優(yōu)勢互補，使檔案科技化工作健康有序的發(fā)展。

4) 檔案計算機技術應用應面向市場，走商品化，產(chǎn)業(yè)化，科學化的道路，堅強科技成果轉化為生產(chǎn)力的步伐。

5) 檔案計算機技術應用應走開放道路。在健全相應法制基礎上，建立國家和世界信息的信息共享機制，利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息共享，提高檔案利用價值。

6) 注重信息安全， 政府的檔案涉及國家集體利益，特別是涉及國家秘密的檔案關系到國家安全。政府機構的信息安全建設從本質上講不是個人或部門行為，而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。在檔案管理信息化建設中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國家有關主管部門的指導下，按照國家有關主管部門制定的規(guī)章、制度、標準開展工作。

7) 檔案計算機技術應建立開發(fā)，流動，聯(lián)合，競爭機制，檔案管理服務部門積極進行技術研究，開發(fā)，應用，加快科技應用步伐，成為推進檔案科技現(xiàn)代化的主體。

8) 國家要抓好檔案科學管理研究的立項和科學成果的嚴格驗收工作，協(xié)調好重點項目的推進工作。

5 結束語

知識經(jīng)濟催生檔案管理工作的現(xiàn)代化，現(xiàn)代化的檔案管理又進一步促進知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展，檔案管理部門應在運用計算機技術提高檔案管理水平的同時，提高為社會各界的服務水平，從而實現(xiàn)檔案管理工作的最終目標。我們相信隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，我們綜合國力的不斷加強，檔案事業(yè)的明天會更加美好。

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