基于Excel的學生考勤管理應用

摘要:該文介紹了采用電子表格對學生考勤情況進行統(tǒng)計并換算成相應處分結果的思路和實施方案，具有一定的實用性，有利于提高工作效率。

關鍵詞:考勤管理;Excel;函數(shù);工作表

中圖分類號:TP391文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2010)01-137-02

Application of Excel in Students Attendance Management

HU Feng， LIANG Dong， XING Jie-qing

(Department of Information Technology， Qiongtai Teachers College， Haikou 571100， China)

Abstract: This paper introduces the use of excel worktable for students attendance mangementto conduct statistics of attendance and the results converted into the corresponding action of the thinking and implementation of programs， with some practical help to improve the efficiency of working.

Key words: Attendance Management，excel，F(xiàn)unction，worktable

目前學校普遍采用購買商業(yè)軟件的方式來促進統(tǒng)計自動化的進程，尤其是在教務管理方面的商業(yè)軟件更是不可勝數(shù)。如我校就采用了正方教務軟件。商業(yè)軟件的技術比較成熟，功能覆蓋比較廣，能有效的滿足部分需求。但商業(yè)軟件不是完善的方式，它只能就學校共同的需求來開發(fā)，無法滿足各個學校不同的特殊需求，作為商品，它無法根據(jù)各個學校的要求提供不同的升級服務，也無法提供良好的維護服務和技術支持，因此不是所有學校都能接受購買商業(yè)軟件的方式。至于委托軟件工程師單獨開發(fā)管理軟件，除了價格更加昂貴外，服務與升級方面存在周期過長，對于使用中的突發(fā)事件無法在最短時間內解決，從而影響統(tǒng)計效率。[1]特別在學生考勤管理方面，不同學校對學生的考勤情況處分方法不同。并且考勤統(tǒng)計過程中參與人員涉及面廣，采用專門軟件不如采用操作方式非常簡單，人機交流界面非常友好，上手非常容易的Excel電子表格。在系部考勤中使用Excel，相關人員對其基本操作可謂是簡單之至，可以說只要具有基本的計算機操作能力的用戶并且在日常工作中處理過手工制作的表格，對表格使用熟悉就可以很方便的掌握Excel的基本使用方法。本文工作具有效好的實用性。能在各學校考勤情況中應用。

1 考勤情況的處分方法

某高校各系學生考勤情況的處分方法如下: 1)一學期累計曠課12節(jié)以上23節(jié)以下者，給予警告處分;2)一學期累計曠課24節(jié)以上34節(jié)以下者，給予嚴重警告處分;3)一學期累計曠課35節(jié)以上49節(jié)以下者，給予記過處分;4)一學期累計曠課50節(jié)以上59節(jié)以下者，給予留校察看處分;5)一學期累計曠課超過60課時者，給予開除學籍處分。

在考勤工作中，以系部為單位，每月匯總一次并根據(jù)以上條件給予相應處分，每月公布一次本月情況。學期未進行各月累加并進行統(tǒng)計也由以上條件給予相應處分。每學期最終處分為期未匯總統(tǒng)計所得。

2 相關函數(shù)

根據(jù)以上學生考勤情況處分方法可知，在Execl中實現(xiàn)需要如下函數(shù)實現(xiàn)考勤情況處分功能:

2.1 計算總量函數(shù)Sum

Sum函數(shù)計算每月學生考勤情況總和并累計計算學期考勤總和。[2]

2.2 if函數(shù)

由于每月均統(tǒng)計當月考勤情況，并對當月情況給予統(tǒng)計。對不同的情況進行判斷給予不同的處分。If函數(shù)可以較好的滿足這一需要。

IF函數(shù)的意義:如果條件表達式經(jīng)過判斷結果是對(真值TRUE)的，則返回值1;如果條件表達式經(jīng)過判斷結果是錯(假值TRUE)的，則返回值2。

IF函數(shù)使用時的注意以及關鍵事項:1)IF函數(shù)格式里的參數(shù)只能有“條件表達式，值1，值2”三部分，并且是用逗號分隔，不可超過三部分;2)條件表達式是用比較運算符建立的式子，無比較就無判斷;3)兩個值若是數(shù)值數(shù)據(jù)可直接書寫，若是文本數(shù)據(jù)則要用雙引號括住;4)參數(shù)里面所有用到的標點符號都是英文狀態(tài)下的標點符號。

IF函數(shù)里可以嵌套函數(shù);從值1或值2里進行嵌套時，可采用如下形式:=IF(條件表達式1，值1，IF(條件表達式2，值2，值3))或 =IF(條件表達式1， IF(條件表達式2，值1，值2)，值3)

3 建立工作表與利用sum和if函數(shù)實現(xiàn)考勤情況統(tǒng)計

學校考勤一般由系部登記匯總，因此可建立各系部考勤工作表，以下由中文系為示例。

3.1 統(tǒng)計各月考勤情況

在圖1所示單元格“H5”中輸入“=SUM(D5:G5)”計算當月“張小開”同學的考勤情況。如圖2所示。

其他同學同理在H列進行計算，點擊“H5”單元格移動鼠標至該單元格右下角。向下拖曳填充柄即可。

3.2 判斷當月考勤情況給予處分

因為考勤情況不同且具有嵌套判斷，因此可利用if函數(shù)具有判斷嵌套函數(shù)的功能在表1所示單元格“I5”中輸入判別條件“=IF(H5>59，\"開除學籍\"，IF(H5>49，\"留校察看\"，IF(H5>34，\"記過\"，IF(H5>23，\"嚴重警告\"，IF(H5>11，\"警告\"，\"\")))))”?？捎伞癏5”單元格統(tǒng)計所得來判斷學生“張小開”考勤情況處分與否。其余同學利用excel工作表的向下拖曳填充功能可同樣輸入公式。如圖3所示“張小開”同學曠課節(jié)數(shù)為3節(jié)因此處分為空白。而“曾召雄”同學曠課節(jié)數(shù)達33節(jié)之多，經(jīng)判斷處分為“嚴重警告”。

3.3 對整個學期考勤進行累計并給予匯總處分

圖1單元格“AG”中輸入“=H5+N5+T5+Z5+AE5”可計算學生“張小開”累積一學期的考勤。在綜合評定項“AH5”輸入公式“=IF(AG5>59，\"開除學籍\"，IF(AG5>49，\"留校察看\"，IF(AG5>34，\"記過\"，IF(AG5>23，\"嚴重警告\"，IF(AG5>11，\"警告\"，\"\")))))”即可得出本學期其考勤最終情況。如圖4所示。

其他同學利用Excel單元格拖曳填充公式功能同理可得。圖5為本學期考勤匯總一覽表。

4 結束語

在實際應用中某高校系部采用本方法較過去使用手工操作工作效率上有較大改觀。學生考勤管理是學生管理過程中的一個重要環(huán)節(jié)。準確記錄與正確分析評價考勤情況對于學生工作管理至關重要。學校教輔工作的計算機上基本上都有excel軟件，不需要另外安裝。因而采用excel易上手、易培訓。采用excel工作表進行管理，可以滿足各類學校教輔人員的需要。相對手工操作而言，大大提高了工作效率和準確率，同時也減輕了學生管理工作人員的工作強度。并且相對商業(yè)軟件而言投入成本更少也能達到同樣的效果。

參考文獻:

[1] 徐峰.南通職業(yè)大學體育教師自主開發(fā)學校體育管理自動化系統(tǒng)的研究[D].蘇州:蘇州大學，2007:17-18.

[2] 王成春，蕭雅云.Excel2002從入門到精通[M].北京:航空工業(yè)出版社，2002.