基層OA系統研究

摘要:辦公自動化(OA)系統是辦公系統發展的必然趨勢，也是企事業單位及政府部門加強自身建設與發展的客觀要求。該文闡述了本單位辦公自動化系統的設計構想及目標，包括系統體系結構與功能設計，還有系統實現與應用過程中遇到的主要問題及應對策略等。

關鍵詞:基層;辦公自動化;系統;設計

中圖分類號:TP311文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2010)01-106-02

The Research of OA System in Grass Roots Department

LIU Ying-hui1， CAO Ying-huai2

(1.The Border Control Department of Shandong Public Security， Yantai Division， Yantai 264006， China; 2.Public Security Marine Police Academy， Ningbo 315801， China)

Abstract: The OA system is development trend of Office system， and external demand of Department Maturity. In this paper， Expatiate the Design and aim of OA system in our Department， include system structure and function， primary problem and deal strategy in implement and application process.

Key words: grass roots; OA; system; design

辦公自動化系統(簡稱OA系統)是綜合利用計算機技術、網絡技術和辦公管理技術，在單位內部建立一個多任務、多功能的綜合辦公系統，實現內部辦公自動化、文檔一體化、日常工作信息化，最終實現無紙化辦公。在日常管理與信息技術高度緊密結合的今天，引進與建設OA系統不僅是新形勢下辦公系統改革與發展的客觀要求，還是打造“數字化辦公、節約型辦公”的必然選擇，通過建設OA系統，不僅提供了相當于自動辦公環境的平臺，提高了工作效率，而且節約了管理成本，提升了整體的信息化管理水平。

1 OA系統設計構想與目標

1.1 OA系統特性

OA系統涵蓋單位內部主要日常公務、事務工作，是行政管理的主要工作平臺、數據中心和信息交流平臺。我在多方調研論證的基礎上，結合其它已有的建設經驗，沒有一味地“貪大求全”，而是遵循“統籌規劃、分步實施、先易后難、扎實推進”的工作思路，先上OA系統項目，而后逐步建設“數字化辦公”的其它子系統，最后完成打造“無紙化辦公”的任務。因此，在考慮OA系統具體設計時主要強調了系統的如下特性:

先進性:采用的技術既要反映當今技術的先進水平，又要具有很好的發展潛力。主要體現在技術先進和結構先進兩個方面。

擴展性:采用主流的軟件體系，基于構件的軟件設計思想和迭代法，保證系統的高度可擴展性;網絡建設在采用先進技術的同時，更要注重該技術的成熟性，選擇的技術符合國際標準，與主流廠商產品及網絡技術可兼容。

實用性:確保系統功能實用、操作簡單、易學易用，適合各類人群。系統將提供統一的界面入口，使得用戶能夠一打開頁面，就可以方便地查看主要工作動態，有哪些待辦的工作事項，并可點擊立即開展工作，而不需要在不同的系統之間來回切換和尋找待辦的工作。

集成性:系統在設計時，充分考慮到了與數字化辦公平臺系統的集成，與辦公自動化系統的信息交叉點。在數據的編碼、認證的過程和信息發布的方式上，按照常規的、基礎的規范進行。將來數字化辦公應用平臺建成后，可以方便的集成OA系統，避免大規模的二次開發和改造。

1.2 OA系統目標

目標之一是滿足單位內部各級工作人員高效率處理日常事務的工作需要。在提供的自動辦公平臺上，應當自動完成以往由人完成不需要思考但需要花費時間的工作以及按規定程序完成的簡單重復工作，減少需要工作人員傳送實物的過程，最大限度地避免人工操作。采用合理的工作流方式處理影響工作效率的各個環節，有效的協助各崗位人員順利完成各項工作。OA系統能夠提供監督功能，為部門之間實現真正的協同工作提供保證，使各部門之間的協作更加簡單方便，并通過系統的建設促進工作方式向科學化和合理化方向轉變，進一步提高辦公效率。

目標之二是滿足遠程辦公自動化的工作需要。根據本單位部門設置的特點，各平行單位及上下級單位間距離都較遠，造成平時日常辦公極為不便，工作效率也很低，對OA系統的要求極為迫切。因此，我設想建立基于Web標準開發，采用完全B/S應用模式的OA系統，直接實現當前局域網內的遠程辦公。

2 OA系統設計方案

2.1 OA系統軟硬件平臺的選擇

由于OA系統的總體設想與分步實施建設“數字化辦公”的工作思路，必然要求軟件系統平臺必須是先進且成熟的技術，因此我們選擇Lotus Notes/Domino作為OA系統工作流平臺，主要是基于以下幾點思考:

1) Lotus Notes/Domino可以高度集成各類信息資源，包括個人辦公軟件、數據庫應用軟件、ERP軟件和WEB應用程序。主要的聯結工具有:DECS、Lotus LEI、ESB和與WebSphere共用的開發工具包等。

2) Lotus Notes/Domino擁有豐富的增值應用軟件，可以幫助建立知識門戶和基于知識管理的第三代OA系統，管理高校檔案，實現網上會議和遠程辦公，集中收發傳真，快速定義工作流。

3) Lotus Notes/Domino具有良好的外在接口，以后可以直接通過Lotus接口進行電子政務的二次開發，也可以通過Lotus進行以后的協同網站的內容管理。

由于Lotus Domino本身是跨平臺的，它能在多種平臺上運行:Windows NT、Windows2003、Aix、Solaris、Linux等，在不同平臺上運行不需改動或重新編譯。因此在搭建OA系統的過程中，在硬件平臺的選擇上我們采用一臺IBM主服務器和一臺備份服務器的方案。

2.2 OA系統軟件設計

OA系統，主要體現為一系列的工作流程處理，在工作流系統設計中，參考了國際工作流管理聯盟(WFMC)建議的工作流參考模型，充分利用Domino Web技術進行開發，結合辦公程序的具體實際，整個系統設計中體現靈活性，網絡管理員通過頁面工具可以根據實際需要自定義工作流程，如圖1所示。

2.3 OA系統功能的設計

根據事先征求的單位內部各部門對OA系統的需求情況，結合自己積累的開發、實施OA系統的經驗，因此在設計OA系統時，充分考慮現有技術和業務需求的統一，當前應用與長遠變革的統一，業務實現與制度管理的統一。系統設計的主要功能包括:公文管理、日常辦公管理、系統管理等幾部分，具體情況如圖2所示。

3 OA系統設計中應注意的幾點問題

3.1 OA系統安全問題

由于OA系統采取集中存放、統一管理數據的方式，因此信息安全至關重要，從項目剛開始便受到各級領導的高度關注，我們試圖從不同角度建立多層次的安全控制體系。

從物理層面上，對系統所在環境、設備及數據進行安全保護。即對主要設備的防盜、防毀、防電磁輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源保護等，通過嚴格管理及提高員工的整體安全意識來實現。為保證信息網絡系統的物理安全，除在網絡規劃和場地、環境等要求之外，還在防止系統信息在空間的擴散上做了一些工作。

在網絡層面上，對網絡的邊界都安裝了防火墻，并需要實施相應的安全策略控制。另外，根據對外提供信息查詢等服務的要求，為了控制對關鍵服務器的授權訪問控制，并把對外公開服務器集合起來劃分為一個專門的服務器子網，設置防火墻策略來保護對它們的訪問。

在操作層面上，為了加強系統的安全管理，根據網絡的業務和服務，我們采用加密技術、防病毒技術、以及對各種應用服務的安全性增強配置服務來保障網絡系統在應用層的安全，并重點在病毒集散地發作頻繁的網絡郵件/群件系統及文件服務器上部署防病毒保護設置。

3.2 OA系統用戶認證問題

OA系統的認證過程，可以經由統一身份認證系統進行認證登錄，實現SSO功能。即用戶可以直接從辦公系統登錄，也可以從信息門戶登陸后，通過門戶上OA入口進入OA系統，在此過程中，無需再次輸入認證信息，實現單點登陸。對于相同的用戶，只需要記憶一套用戶名和口令即可通行于其它門戶與OA之間，其使用權限也預先設定。

不僅如此，建設后的OA系統還要求支持后續與第三方手寫簽名、電子印章控件的集成。OA系統自身嵌入了業界成熟的、通過公安部檢測的中間件――iWebOfficeSign全文批注中間件、iSignature電子簽章軟件，主要應用iWebOfficeSign全文批注控件實現辦公自動化文檔全文批注、在線編輯、保存、痕跡保留、手寫批注、B/S數據實時交互、支持原痕跡稿件、模板套紅定稿和標簽管理等功能;可以利用iSignature電子簽章軟件為客戶文檔提供完整性保護，采用第三方CA認證機構的數字證書，以標準的散列算法(HASH)產生文件內容數字摘要，確保電子簽章和被簽文件緊密綁定，提供安全可靠的文檔保護。

3.3 OA系統集成問題

OA系統與門戶的集成主要是考慮到需要選取一些全局性的公用功能集成到門戶上，并為OA用戶在門戶上提供一個訪問入口，通過這個入口，可以直接進入OA系統。具體來講，在門戶上提供訪問OA的入口，并且這個入口只針對OA用戶開放:即OA登

陸門戶后，在頁面上顯示這個入口，并可以通過這個入口進入OA系統中，整個過程不需要再次輸入用戶名和密碼;而對于非OA用戶，在登陸門戶時，頁面應該不顯示OA入口的鏈接。此外，我們在OA系統中預留其他接口，支持將信息門戶對OA系統其他頁面的集成。

在推進OA系統的過程中，我們深刻體會到OA系統三分是技術，七分靠管理，關鍵是積極促進各級各類管理人員更新觀念，轉變習慣，同時逐步建立了一支包括系統主要負責人及部門網控人員在內的系統管理隊伍，制定OA系統運行的規定及一整套實施細則。

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