政府采購(gòu)活動(dòng)需要財(cái)務(wù)部門的參與

[摘 要] 政府采購(gòu)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)從字面上看不出兩者有何緊密關(guān)聯(lián)之處，但政府采購(gòu)實(shí)際上是加強(qiáng)財(cái)政支出管理的一種手段。政府采購(gòu)管理與財(cái)政支出管理是一個(gè)事物的兩個(gè)方面，是不可分割和替代的。推動(dòng)政府采購(gòu)工作最有力的手段就是采購(gòu)資金的撥付，而各單位的財(cái)務(wù)部門恰恰是唯一使用這個(gè)手段的部門，因此政府采購(gòu)工作需要財(cái)務(wù)部門的參與與支持。本文對(duì)政府采購(gòu)不同階段財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)起到的不同作用進(jìn)行闡述。

[關(guān)鍵詞] 政府采購(gòu);財(cái)務(wù)會(huì)計(jì);作用

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 04 . 023

[中圖分類號(hào)]F812.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673 - 0194(2010)04 - 0065- 03

政府采購(gòu)，也稱公共采購(gòu)，是指各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財(cái)政性資金采購(gòu)依法制定的集中采購(gòu)目錄以內(nèi)的或者采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)指通過對(duì)單位已經(jīng)完成的資金運(yùn)動(dòng)進(jìn)行全面系統(tǒng)的核算與監(jiān)督，以為外部與單位有經(jīng)濟(jì)利害關(guān)系的投資人、債權(quán)人和政府有關(guān)部門提供單位的財(cái)務(wù)狀況與盈利能力等經(jīng)濟(jì)信息為主要目標(biāo)而進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)。

從字面上看不出兩者有何緊密關(guān)聯(lián)之處，但從政府采購(gòu)上述定義中可知，政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)為政府性單位，其采購(gòu)資金直接或間接來(lái)源于財(cái)政撥款，其采購(gòu)支出實(shí)質(zhì)上就是財(cái)政支出。因此，政府采購(gòu)實(shí)際上是加強(qiáng)財(cái)政支出管理的一種手段。政府采購(gòu)管理與財(cái)政支出管理是一個(gè)事物的兩個(gè)方面，是不可分割和替代的。推動(dòng)政府采購(gòu)工作最有力的手段就是采購(gòu)資金的撥付，而各單位的財(cái)務(wù)部門恰恰是唯一使用這個(gè)手段的部門，因此政府采購(gòu)工作需要財(cái)務(wù)部門的參與與支持。

事實(shí)上，在實(shí)施政府采購(gòu)過程中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作是貫穿于政府采購(gòu)活動(dòng)全過程的。

一、編制采購(gòu)預(yù)算

政府采購(gòu)制度是加強(qiáng)財(cái)政支出管理的一項(xiàng)有效措施，也是公共財(cái)政的重要組成部分。政府采購(gòu)法明確規(guī)定采購(gòu)人的范圍為各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，這些采購(gòu)人的共同點(diǎn)就是經(jīng)費(fèi)來(lái)源以財(cái)政撥款為主，其所有的采購(gòu)項(xiàng)目幾乎都是財(cái)政資金安排的，因此政府采購(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照財(cái)政預(yù)算執(zhí)行。政府采購(gòu)是預(yù)算執(zhí)行的一種方式，預(yù)算是開展政府采購(gòu)工作的前提，而編制預(yù)算則是預(yù)算單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的主要工作之一。

《政府采購(gòu)法》第三十三條規(guī)定:“負(fù)有編制部門預(yù)算職責(zé)的部門在編制下一財(cái)政年度部門預(yù)算時(shí)，應(yīng)當(dāng)將該財(cái)政年度政府采購(gòu)的項(xiàng)目及資金預(yù)算列出，報(bào)本級(jí)財(cái)政部門匯總。部門預(yù)算的審批，按預(yù)算管理權(quán)限和程序進(jìn)行。”這一點(diǎn)說明政府采購(gòu)預(yù)算不是獨(dú)立的預(yù)算體系，而是部門預(yù)算的一個(gè)組成部分。

政府采購(gòu)預(yù)算一般包括采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)資金來(lái)源和數(shù)量、采購(gòu)項(xiàng)目開工或使用時(shí)間等。2009年中央部門預(yù)算表第14表 “政府采購(gòu)預(yù)算表” 就是按照上述內(nèi)容，要求單獨(dú)列報(bào)貨物類、工程類、服務(wù)類等采購(gòu)項(xiàng)目。

政府采購(gòu)預(yù)算集中反映了預(yù)算年度內(nèi)單位用于政府采購(gòu)的支出計(jì)劃，反映了單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)方向和資金規(guī)模。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員在編制預(yù)算時(shí)，會(huì)依據(jù)當(dāng)年公布的政府采購(gòu)目錄、各業(yè)務(wù)部門提供的采購(gòu)計(jì)劃和當(dāng)年的預(yù)算指標(biāo)，與資產(chǎn)管理部門、業(yè)務(wù)部門一起，從單位實(shí)際情況出發(fā)，認(rèn)真分析、深入了解，合理編制政府采購(gòu)預(yù)算。

二、 參與采購(gòu)招標(biāo)

政府采購(gòu)的主要方式是公開招標(biāo)，因?yàn)楣_招標(biāo)最能體現(xiàn)政府采購(gòu)的“三公”政策。在公開招標(biāo)過程中，財(cái)務(wù)人員能夠起到什么作用呢?就以筆者所在單位國(guó)家新聞出版總署為例，單位制訂的本部門政府采購(gòu)管理辦法，在“管理職責(zé)”中特別規(guī)定:“采購(gòu)單位的財(cái)務(wù)部門是本單位政府采購(gòu)的監(jiān)督管理部門，主要職責(zé)是:監(jiān)管本單位嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)政府采購(gòu)規(guī)定;參與制定政府采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督管理制度;按照規(guī)定時(shí)間編制上報(bào)政府采購(gòu)預(yù)算;匯總上報(bào)政府采購(gòu)項(xiàng)目清單;監(jiān)督政府采購(gòu)合同的履行;參與組織分散采購(gòu)工作;負(fù)責(zé)采購(gòu)文件備案管理;編報(bào)本單位政府采購(gòu)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。”

財(cái)務(wù)部門作為政府采購(gòu)的監(jiān)督管理部門，如果不了解采購(gòu)過程，自然無(wú)法進(jìn)行監(jiān)督管理。因此從成立政府采購(gòu)工作小組開始，財(cái)務(wù)人員就是主要成員。國(guó)家新聞出版總署近幾年以公開招標(biāo)方式采購(gòu)的項(xiàng)目以系統(tǒng)開發(fā)與集成類的項(xiàng)目居多。一般情況下，由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、科技部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等組成臨時(shí)采購(gòu)小組，負(fù)責(zé)選擇招標(biāo)代理公司、抽取評(píng)審專家、監(jiān)督開標(biāo)、評(píng)標(biāo)過程，負(fù)責(zé)與中標(biāo)候選人進(jìn)行商務(wù)談判等。在這一系列工作中，財(cái)務(wù)人員的監(jiān)管責(zé)任主要是從財(cái)務(wù)管理的角度出發(fā)。首先，對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)資金進(jìn)行審核，審核其是否有預(yù)算或超預(yù)算，如果此時(shí)審核不嚴(yán)，讓沒有采購(gòu)資金或資金不足的項(xiàng)目進(jìn)入采購(gòu)法定程序，將致使供應(yīng)合同無(wú)法正常履行，從而影響到整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行。其次，在開評(píng)標(biāo)過程中，財(cái)務(wù)人員運(yùn)用如資產(chǎn)負(fù)債率、營(yíng)業(yè)利潤(rùn)率、經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)等相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)，對(duì)投標(biāo)人提供的有關(guān)財(cái)務(wù)資料進(jìn)行分析，通過橫向比較，了解各投標(biāo)人的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，為日后合同談判打好基礎(chǔ)。

三、 參與合同談判

財(cái)務(wù)人員參與政府采購(gòu)合同談判，更多的是對(duì)“付款條款”的審核。政府采購(gòu)活動(dòng)經(jīng)常出現(xiàn)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)相分離的現(xiàn)象，有時(shí)貨物已到，因發(fā)票未收到而款未付;有時(shí)支付了全部款項(xiàng)，而采購(gòu)項(xiàng)目卻未完成;絕大多數(shù)情況是按照合同約定的時(shí)間付款，采購(gòu)?fù)瓿珊螅€要保留部分尾款日后支付。但項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)如不能及時(shí)付款，只能作為結(jié)余轉(zhuǎn)入下年，而出現(xiàn)年終結(jié)余虛增、當(dāng)年預(yù)算執(zhí)行不力的矛盾。

為更好地解決這一矛盾，財(cái)務(wù)人員會(huì)根據(jù)具體采購(gòu)項(xiàng)目情況，在合同談判時(shí)提出建議。如系統(tǒng)開發(fā)與集成的項(xiàng)目，購(gòu)置設(shè)備所需資金占整個(gè)項(xiàng)目資金1/2~2/3的比例。遇到此類項(xiàng)目，會(huì)計(jì)人員會(huì)建議設(shè)備類款項(xiàng)在驗(yàn)收合格后馬上支付，尾款可以相對(duì)保留得少一些;而對(duì)于開發(fā)費(fèi)用，按照技術(shù)部門要求的開發(fā)階段分期付款，系統(tǒng)集成等費(fèi)用則按合同約定支付，這樣既做到了風(fēng)險(xiǎn)防范，又能保證預(yù)算執(zhí)行。

另外，對(duì)于在付款時(shí)應(yīng)提交什么樣的發(fā)票、何時(shí)提交，履行什么程序，遇年終封賬不能按期付款時(shí)，在合同中應(yīng)如何約定，違約責(zé)任中哪些應(yīng)謹(jǐn)慎表述等，財(cái)務(wù)人員會(huì)在談判時(shí)根據(jù)合同規(guī)定的項(xiàng)目進(jìn)度、工作的實(shí)際情況和以往經(jīng)驗(yàn)提出建議。

四、 執(zhí)行采購(gòu)監(jiān)督

財(cái)務(wù)部門在政府采購(gòu)活動(dòng)中的監(jiān)督職責(zé)主要是政府采購(gòu)法律法規(guī)的執(zhí)行情況以及采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)方式和采購(gòu)程序的執(zhí)行情況等。自2003年中央單位全面實(shí)行政府采購(gòu)制度以來(lái)，各行政事業(yè)單位政府采購(gòu)工作都由專門部門負(fù)責(zé)，有的單獨(dú)設(shè)立了政府采購(gòu)處，有的由行政資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)。有不少單位認(rèn)為采購(gòu)工作與財(cái)務(wù)部門沒什么關(guān)系，只是在付款時(shí)，按報(bào)銷規(guī)定程序找財(cái)務(wù)部門開支票就行了，忽略了財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督職責(zé)。

一個(gè)單位的政府采購(gòu)活動(dòng)，是否符合法律法規(guī)的要求，執(zhí)行程序是否正確，財(cái)務(wù)部門是要負(fù)起監(jiān)督職責(zé)的。在執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)中，如果沒有采購(gòu)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)、不按采購(gòu)合同付款等，財(cái)務(wù)人員都有權(quán)拒絕支付采購(gòu)資金。在支付采購(gòu)資金時(shí)，財(cái)務(wù)人員首先會(huì)檢查該項(xiàng)目是否有預(yù)算、預(yù)算額度是多少，已支出多少;其次審核該筆支付是否符合相關(guān)規(guī)定，如是否按合同要求付款，提供的發(fā)票或手續(xù)是否符合合同約定或財(cái)務(wù)規(guī)定，對(duì)納入集中采購(gòu)目錄以內(nèi)或者限額標(biāo)準(zhǔn)以上的項(xiàng)目，是否按規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)等。

在剛剛開始實(shí)施政府采購(gòu)時(shí)，單位有些部門對(duì)政府采購(gòu)工作不了解，對(duì)集中采購(gòu)目錄不熟悉，對(duì)哪些項(xiàng)目資金應(yīng)按照政府采購(gòu)方式執(zhí)行搞不清，比如有的司局在選擇會(huì)議地點(diǎn)時(shí)，經(jīng)常會(huì)選擇自己熟悉的但屬于非定點(diǎn)會(huì)議場(chǎng)所召開會(huì)議;購(gòu)買辦公設(shè)備也是以方便、就近、熟悉等為原則，沒有考慮集中、定點(diǎn)采購(gòu)的工作程序。遇到此類情況，財(cái)務(wù)人員就會(huì)告訴他們政府采購(gòu)的范圍、方式、程序，請(qǐng)他們依法采購(gòu)。

通過對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督，推動(dòng)了政府采購(gòu)制度在單位內(nèi)部的宣傳與發(fā)展，提高了機(jī)關(guān)各司局對(duì)政府采購(gòu)工作的思想認(rèn)識(shí)，保證了政府采購(gòu)制度的順利執(zhí)行。而財(cái)務(wù)人員也在參與政府采購(gòu)工作中，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，更深入地學(xué)習(xí)與實(shí)踐政府采購(gòu)法律法規(guī)。

五、 管理采購(gòu)文件

政府采購(gòu)文件是整個(gè)采購(gòu)過程的客觀反映，是各采購(gòu)階段所使用的具有法律效力的文件和資料。妥善保管采購(gòu)文件，不僅體現(xiàn)了政府采購(gòu)活動(dòng)的透明原則和責(zé)任制原則，更主要的是為審計(jì)監(jiān)督部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督檢查提供了客觀依據(jù)。

單位財(cái)務(wù)人員管理的采購(gòu)文件主要包括采購(gòu)預(yù)算、招投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)合同或協(xié)議、采購(gòu)小組會(huì)議紀(jì)要等。由財(cái)務(wù)人員管理采購(gòu)文件，不僅方便審計(jì)檢查，也有利于財(cái)務(wù)人員了解項(xiàng)目整體情況，履行采購(gòu)合同，按時(shí)支付采購(gòu)資金，推動(dòng)預(yù)算執(zhí)行，同時(shí)也便于為采購(gòu)合同繳納印花稅。

從上述政府采購(gòu)過程中可以看出，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在這一活動(dòng)中發(fā)揮著它特有的作用，尤其是在政府采購(gòu)管理中，編制預(yù)算、撥付采購(gòu)資金的職能是其他部門無(wú)法替代的。盡管政府采購(gòu)法已實(shí)施6年多了，但時(shí)至今日，仍有單位對(duì)政府采購(gòu)工作預(yù)算編制工作不重視，如在編制政府采購(gòu)預(yù)算時(shí)存在大量的漏報(bào)行為，導(dǎo)致一些明顯屬于政府采購(gòu)范圍的項(xiàng)目沒有實(shí)行政府采購(gòu);長(zhǎng)期以來(lái)人們已經(jīng)形成的分散采購(gòu)的習(xí)慣，使政府采購(gòu)預(yù)算在執(zhí)行中出現(xiàn)了預(yù)算歸預(yù)算，執(zhí)行歸執(zhí)行的問題;在編報(bào)采購(gòu)預(yù)算時(shí)，采購(gòu)金額的確定不以公允價(jià)值作為參照依據(jù)，而是人為估計(jì)支出數(shù)，預(yù)算編制的隨意性較大等。當(dāng)然，由于財(cái)政下達(dá)預(yù)算控制數(shù)與正式上報(bào)預(yù)算的時(shí)間只有近1個(gè)月的時(shí)間間隔，在如此短的時(shí)間內(nèi)分解出各項(xiàng)目資金的采購(gòu)預(yù)算，其科學(xué)性可想而知。

因此，財(cái)務(wù)部門更應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)，對(duì)財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)各知識(shí)領(lǐng)域的培訓(xùn)，除了精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)熟悉掌握法律、計(jì)算機(jī)、金融、管理等相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，更新舊的知識(shí)和理念，對(duì)本單位經(jīng)費(fèi)使用情況盡早研究，精打細(xì)算，合理有效地使用資金，以最大限度地保證政府采購(gòu)預(yù)算的可執(zhí)行性，更好地為財(cái)政體制改革服務(wù)。

隨著政府采購(gòu)制度改革的不斷深入，采購(gòu)規(guī)模快速增長(zhǎng)，采購(gòu)范圍不斷拓寬，采購(gòu)實(shí)施措施更加完善，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作在采購(gòu)活動(dòng)中也將越來(lái)越重要。財(cái)務(wù)人員將不只是停留在記錄、核算、財(cái)務(wù)報(bào)表披露等傳統(tǒng)的工作中，除了核算與監(jiān)督的職能，在加強(qiáng)財(cái)政支出管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高政府采購(gòu)資金使用效益，適應(yīng)財(cái)政體制的變革，以及應(yīng)對(duì)政府采購(gòu)工作中一些薄弱環(huán)節(jié)，研究政府采購(gòu)預(yù)算管理中存在的明顯問題等方面，財(cái)務(wù)部門都有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，能夠進(jìn)一步發(fā)揮自己崗位的作用，促進(jìn)政府采購(gòu)工作越來(lái)越好。

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