醫(yī)院特色檔案的規(guī)范化管理

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和社會的進步，醫(yī)院對社會公眾提供的服務(wù)項目日益豐富，新的業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的大量文件資料，我們稱之為“醫(yī)院特色檔案”，以區(qū)別于常規(guī)醫(yī)療檔案。醫(yī)院特色檔案的管理，是醫(yī)院檔案工作者面臨的重要課題。

1 醫(yī)院特色檔案的種類

1.1醫(yī)療糾紛檔案。醫(yī)療糾紛檔案內(nèi)容主要包括：投訴材料，病歷封存材料，調(diào)查、處理材料，處理結(jié)果材料等。現(xiàn)在，國民的法律意識、維權(quán)意識不斷增強，醫(yī)療糾紛也呈增加趨勢。醫(yī)療糾紛檔案是醫(yī)院正確處理醫(yī)患關(guān)系、緩解醫(yī)患矛盾，改進醫(yī)院管理，提高醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)質(zhì)量的重要憑證。

1.2院務(wù)公開檔案。院務(wù)公開檔案是為了提高醫(yī)院工作透明度，加強醫(yī)院管理，切實保障人民群眾、醫(yī)院職工的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)，根據(jù)衛(wèi)生部《關(guān)于全面推行醫(yī)院院務(wù)公開實施方案》實施以后產(chǎn)生的。院務(wù)公開檔案包括：院務(wù)公開實施方案，醫(yī)院重大決策、崗位設(shè)置、重要人事任免、先進個人的評選、重大項目安排及大額資金使用公示，職工代表大會材料等。

1.3對外交流檔案(即：外事檔案)。外事檔案是指醫(yī)院在與外國醫(yī)療機構(gòu)在學術(shù)交流、人才交流、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像為載體的文件材料。外事檔案內(nèi)容包括：涉外科研合作、外籍專家來院手術(shù)和學術(shù)講學、中外互派進修生、醫(yī)院專家參加國際學術(shù)會議文件材料、計劃安排、總結(jié)匯報、會議紀要、合作協(xié)議、來往信件、照片錄像、紀念品等。對外合作中產(chǎn)生的文件資料，對醫(yī)院的醫(yī)療水平的提高，具有重要的參考價值。

1.4司法鑒定檔案。司法鑒定檔案是司法鑒定活動的真實記錄，是國家的寶貴財富，更是促進司法鑒定事業(yè)健康有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一。因此，加強司法鑒定檔案管理，是一項非常重要的工作。根據(jù)《河南省司法鑒定檔案管理辦法(試行)》，司法鑒定檔案內(nèi)容主要包括：案卷封面、卷內(nèi)目錄、司法鑒定委托書、鑒定案件受理審批表、司法鑒定協(xié)議書、鑒定過程實時記錄、專家會鑒意見、鑒定文書正本、鑒定文書底稿、接收鑒定材料記錄、補充鑒定的相關(guān)材料、收費憑據(jù)、卷內(nèi)備考表、案卷封底，等等。除此之外，刑事鑒定檔案、名醫(yī)檔案，以及各種證件檔案均為醫(yī)院的特色檔案。

2 醫(yī)院特色檔案管理的現(xiàn)狀和問題

2.1沒有把醫(yī)院特色文件材料列入歸檔范圍。其結(jié)果是使這部分檔案脫離了醫(yī)院檔案管理，成為收集的盲點。我院1998年成立了“刑鑒委”、2005年成立了“司法鑒定所”，這兩個部門每年要形成500余份鑒定檔案，到目前，還都在各自辦公室存放。醫(yī)療糾紛檔案也是如此，目前存放在醫(yī)療安全科，這對具有醫(yī)院特色檔案的保管和利用都會帶來不利的因素。

2.2沒有建立特色檔案的管理制度和規(guī)范。制度的缺失導(dǎo)致特色檔案管理不到位，影響了特色檔案的質(zhì)量，無法保證其完整性、準確性和系統(tǒng)性。

2.3新增科室人員不懂檔案。沒有在新增科室明確兼職檔案人員，使新增科室不能明確特色檔案的收集范圍，造成新增科室人員只懂業(yè)務(wù)不懂檔案。

3 加強醫(yī)院特色檔案管理的對策

3.1將特色檔案納入醫(yī)院檔案管理歸檔范圍。對歸檔時間、內(nèi)容、移交、驗收、分類、整理、立卷、保管、利用、銷毀等作出明確規(guī)定。定期檢查、考核，發(fā)現(xiàn)問題及時報告和處理。使特色檔案做到案卷目錄清楚，頁號編寫準確，并根據(jù)不同類型合理分類存放。

3.2挖掘醫(yī)院特色檔案，建立健全特色檔案歸檔范圍及有關(guān)規(guī)定。更新《文件材料歸檔與不歸檔范圍》和保管期限表，《文件材料歸檔與不歸檔范圍》和保管期限表是檔案管理工作的制度性、指導(dǎo)性文件，應(yīng)隨著醫(yī)院發(fā)展及時將醫(yī)院特色檔案納入歸檔范圍和保管期限表，使收集的檔案有據(jù)有依。

3.3不斷提高檔案管理人員素質(zhì)。有人員調(diào)整和新增科室時，應(yīng)及時調(diào)整、配備兼職檔案人員，并對新的兼職檔案人員進行培訓，制定新增科室檔案收集范圍，保證檔案齊全完整。