淺析血站檔案管理信息化建設(shè)

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起，現(xiàn)代社會(huì)的信息化發(fā)展日新月異，計(jì)算機(jī)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門(mén)的廣泛應(yīng)用，局域網(wǎng)的普遍建立，檔案工作在信息資料的收集、整理和利用上都發(fā)生了較大的變化，電子檔案材料已開(kāi)始成為當(dāng)前檔案較普遍的載體形式。這在根本上改變著人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展方向和思維、行為方式的同時(shí)，也給檔案管理帶來(lái)諸多新的觀念和課題，檔案事業(yè)面臨前所未有的挑戰(zhàn)。因此，只有采取正確的應(yīng)對(duì)策略，進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化等方面的管理水平，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)信息時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要。

1 信息化時(shí)代血站檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

近年來(lái)，檔案部門(mén)作為社會(huì)信息資源服務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，盡管擁有越來(lái)越多的現(xiàn)代化管理設(shè)備和手段，所處的技術(shù)環(huán)境也發(fā)生了巨大變化，但面臨的挑戰(zhàn)仍然十分嚴(yán)峻。

1.1對(duì)傳統(tǒng)血站檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，檔案信息作為一種重要的、不可替代的原生信息已越來(lái)越受到人們的重視，但是，現(xiàn)有的檔案管理觀念已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和需求，這必將影響血站檔案信息功能的發(fā)揮。

1.2對(duì)傳統(tǒng)血站檔案管理理論的挑戰(zhàn)

信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理論的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在多種載體檔案并存，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和方法提出了挑戰(zhàn)。信息時(shí)代科技的發(fā)展，使得檔案的種類(lèi)、數(shù)量越來(lái)越多，檔案的載體形式和記錄方式也發(fā)生較大的變化。IT技術(shù)的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面。目前，我國(guó)檔案信息資源管理需要盡快尋求與先進(jìn)技術(shù)手段相適應(yīng)、相融合的檔案管理模式。

1.3數(shù)字化檔案的檢索問(wèn)題

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代和信息革命到來(lái)之際，伴隨著信息高速公路的建設(shè)，檔案信息的全面數(shù)字化從技術(shù)上將不成問(wèn)題，隨之而來(lái)的數(shù)字化檔案的檢索將成為急需解決的難題。無(wú)論現(xiàn)在還是將來(lái)，檢索都將借助于檔案管理的系統(tǒng)性。傳統(tǒng)檔案通過(guò)目錄和索引揭示其信息的特征，效率低、準(zhǔn)確性差。在信息化條件下如何高效率、高質(zhì)量地揭示檔案信息的特征將成為檔案工作者迫切需要解決的難題。

1.4對(duì)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)

在檔案事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理手段也在不斷地演進(jìn)和發(fā)展變化著，但相對(duì)于時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)有檔案管理水平遠(yuǎn)無(wú)法滿足工作和社會(huì)需要。

1.5對(duì)血站檔案工作者專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的挑戰(zhàn)

血站檔案工作者一般都不是科班出身，很多都是由衛(wèi)生單位的護(hù)士轉(zhuǎn)行而來(lái)，其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，而知識(shí)信息時(shí)代強(qiáng)調(diào)人在管理中的重要作用，需要相關(guān)管理人員有很高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

2 當(dāng)前血站檔案管理的狀況及存在的問(wèn)題

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，各省和部分市血站檔案部門(mén)就開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案信息化建設(shè)逐步地開(kāi)展起來(lái)。目前，省市一級(jí)的環(huán)保檔案信息化建設(shè)工作已取得了階段性成果，省市門(mén)戶網(wǎng)站體系基本形成。但是，就整個(gè)血站系統(tǒng)而言，由于受資金、技術(shù)、專(zhuān)業(yè)人員等因素的制約，各地血站檔案信息化建設(shè)有快有慢，發(fā)展極不平衡，檔案信息化建設(shè)的步伐已顯得相對(duì)緩慢。

2.1認(rèn)識(shí)欠缺，缺乏統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)

目前，很多地方血站檔案管理部門(mén)還沒(méi)有將檔案信息化建設(shè)擺上議事日程，沒(méi)有對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面、深入的思考和研究。同時(shí)，由于信息化建設(shè)是一項(xiàng)全新的工作，在各省乃至全國(guó)，都還處在摸索階段，血站檔案管理專(zhuān)用軟件，雖部分地區(qū)已有開(kāi)發(fā)并使用，但由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理不一致，地域特性較為明顯，加上在功能一致性、安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面尚不十分完備，因此，統(tǒng)一、規(guī)范、安全的檔案管理軟件亟待開(kāi)發(fā)。

2.2檔案信息化建設(shè)周期長(zhǎng)、難度大

在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，既要通過(guò)掃描、縮微等手段將現(xiàn)有文書(shū)、音像、照片、書(shū)籍等轉(zhuǎn)換成電子文件，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)存檔案資源的數(shù)據(jù)化處理，同時(shí)，還要根據(jù)衛(wèi)生工作的需要，對(duì)各有關(guān)地區(qū)相關(guān)的基礎(chǔ)信息進(jìn)行全面的采集；在檔案信息化建設(shè)初期，既要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，建立電子檔案，又要收集、保存紙質(zhì)檔案，將紙質(zhì)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)化。因此，檔案信息化建設(shè)初期的工作任務(wù)面廣量大。

2.3資金投入嚴(yán)重不足

血站檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，無(wú)論是基礎(chǔ)設(shè)施的配置、應(yīng)用系統(tǒng)的使用，還是檔案資源的數(shù)字化工作，都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。但是，因資金問(wèn)題，在部分地區(qū)特別是欠發(fā)達(dá)地區(qū)的衛(wèi)生部門(mén)，只能將有限的經(jīng)費(fèi)投入到諸如醫(yī)療、醫(yī)保等更為迫切的工作中，這也是造成血站檔案管理信息化水平不高的直接原因之一。

2.4檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)人才緊缺

開(kāi)展血站檔案管理信息化工作，需要一批既能熟練操作計(jì)算機(jī)，又要精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、有獲取判斷運(yùn)用信息能力、具備較高政治思想素質(zhì)的復(fù)合型人才。但是，在血站檔案管理人員中，尤其在基層血站，卻存在“三多、一少”的現(xiàn)象，即非檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的多、兼職的多、沒(méi)有參加過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的多，系統(tǒng)掌握檔案管理、信息技術(shù)的復(fù)合型人才極為缺乏。

3 促進(jìn)和完善血站檔案信息化管理應(yīng)采取的措施

目前，安陽(yáng)中心血站檔案管理信息化已經(jīng)取得了一定的發(fā)展和成效。但是，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門(mén)也需與時(shí)俱進(jìn)，改變其管理模式，以便更好地服務(wù)于社會(huì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。

3.1檔案管理一體化

要實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化，就必須做到組織樞紐一體化、文檔處理一體化、信息流通一體化、檔案工作程序化。每個(gè)檔案管理應(yīng)用軟件的產(chǎn)生，必須由核心管理小組(文檔信息部的軟件設(shè)計(jì)者)和核心用戶(企業(yè)各終端使用者)共同研討，站在用戶角度設(shè)計(jì)，這樣開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件才既符合實(shí)際情況又讓用戶用起來(lái)方便。檔案部門(mén)可把對(duì)有效信息的控制手段做到流程中去，每一份文件的產(chǎn)生都由相關(guān)的用戶按照流程分別著錄，讓每個(gè)環(huán)節(jié)跟著流程走，最終自動(dòng)進(jìn)入檔案平臺(tái)，進(jìn)行即時(shí)性歸檔，形成良好的閉式循環(huán)。

3.2檔案資源數(shù)字化

可委托專(zhuān)業(yè)的掃描公司，集中力量把資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件，把各個(gè)環(huán)節(jié)同樣都納入到檔案管理程序化中，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化。檔案的數(shù)字化，就是通過(guò)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化存儲(chǔ)，在檔案管理系統(tǒng)中把全文信息、圖像信息及瀏覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，從而實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索，使用者可以直接查閱所需資料。

3.3增加經(jīng)費(fèi)投入，夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)

各級(jí)衛(wèi)生管理部門(mén)，要按照規(guī)劃，舍得投入，配置計(jì)算機(jī)，開(kāi)發(fā)或訂購(gòu)業(yè)務(wù)軟件，添置縮微設(shè)備和掃描儀、打印、復(fù)印等現(xiàn)代辦公設(shè)備，開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，加強(qiáng)信息安全防護(hù)。要按照“部門(mén)為主、上級(jí)補(bǔ)助、政府配套”的基本思路，多渠道籌措資金；要從財(cái)力的實(shí)際情況出發(fā)，財(cái)力許可的應(yīng)一次性投入到位，財(cái)力一時(shí)難到位的，可分期規(guī)劃，分期投入；在主要設(shè)備的配置上，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要和工作人員的操作水平，按高、中、低不同檔次進(jìn)行配置；常規(guī)電子產(chǎn)品配置要堅(jiān)持“不求高端，但求適用”的原則，以最少的投入，獲取最大的效用。

3.4分步實(shí)施，有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

血站檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要分步實(shí)施，突出重點(diǎn)。血站檔案管理信息化的核心和重點(diǎn)是建立適應(yīng)衛(wèi)生工作特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)的“基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)”。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，要遵循科學(xué)性原則，從實(shí)際出發(fā)，緊緊圍繞衛(wèi)生工作中心，確定數(shù)字化的范圍，分清輕重緩急，優(yōu)先對(duì)重要的、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的、利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，必須遵守國(guó)家、行業(yè)頒布的各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)際和國(guó)內(nèi)通用的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議和格式、數(shù)據(jù)加工等標(biāo)準(zhǔn)、原則與要求，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《環(huán)境保護(hù)檔案管理數(shù)據(jù)采集規(guī)范》、《環(huán)境保護(hù)檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等。

3.5加快人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理人員專(zhuān)業(yè)化

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，血站檔案管理應(yīng)由過(guò)去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的技術(shù)密集型工作模式，血站檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程與新知識(shí)、新技術(shù)的普及和應(yīng)用密不可分，要全面推進(jìn)環(huán)保血站檔案管理信息化，就必須擁有一支高素質(zhì)的血站檔案信息化管理者的隊(duì)伍。一是要實(shí)行全員培訓(xùn)，要通過(guò)培訓(xùn)，提高部門(mén)工作人員的整體素質(zhì)，使他們的知識(shí)及時(shí)得到更新，掌握網(wǎng)絡(luò)化辦公、崗位業(yè)務(wù)、外語(yǔ)、管理學(xué)等必備知識(shí)。二是要重視人才培養(yǎng)，要在部門(mén)內(nèi)部積極培養(yǎng)既懂電子檔案又懂衛(wèi)生技術(shù)的復(fù)合型人才，切實(shí)建立起一支掌握檔案管理和信息技術(shù)、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍，不斷提高本部門(mén)檔案信息化建設(shè)水平。三是要招聘人才，引進(jìn)新鮮血液。為適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的需要，要重視招聘人才，特別是中高級(jí)專(zhuān)業(yè)人才，讓他們不斷充實(shí)到相關(guān)部門(mén)，提高血站檔案管理信息化的水平。