檔案信息系統(tǒng)升級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)

隨著國(guó)家信息化進(jìn)程的推進(jìn)與“金檔”工程的啟動(dòng)，檔案信息化由“點(diǎn)”到“線”再向“面”擴(kuò)展開(kāi)來(lái)。檔案館在服務(wù)升級(jí)的同時(shí)，其檔案信息系統(tǒng)也必將隨之升級(jí)。其存在著的一些風(fēng)險(xiǎn)因素，必須引起我們的高度重視。

1 操作系統(tǒng)升級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)

隨著檔案信息化的發(fā)展，全國(guó)許多檔案館紛紛投入巨資來(lái)升級(jí)其檔案信息系統(tǒng)的核心——操作系統(tǒng)。在檔案信息化的初期，所使用的操作系統(tǒng)多為單機(jī)操作系統(tǒng)，主要是Windows系列的操作系統(tǒng)。現(xiàn)在，我們面對(duì)的將是種類繁多、功能各異的操作系統(tǒng)。比如，依據(jù)應(yīng)用領(lǐng)域來(lái)區(qū)分的桌面操作系統(tǒng)、服務(wù)器操作系統(tǒng)、主機(jī)操作系統(tǒng)、嵌入式操作系統(tǒng)；依據(jù)所支持的用戶數(shù)目多少來(lái)區(qū)分的單用戶(MSDOS、OS／2)與多用戶系統(tǒng)(UNIX、MVS、Windows)，等等。如何選擇適合自己的操作系統(tǒng)，就是一個(gè)具有一定風(fēng)險(xiǎn)的事情。

面對(duì)系統(tǒng)的升級(jí)，我們不僅有選擇不同系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，還有使用系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)。這種使用上的風(fēng)險(xiǎn)，突出表現(xiàn)在技術(shù)力量貯備的不足。我們?cè)跈n案信息系統(tǒng)的操作系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，既要根據(jù)需要和可能來(lái)選擇操作系統(tǒng)，又要將人員技術(shù)能力與貯備放在特別重要的位置，將能力風(fēng)險(xiǎn)降至最低，同時(shí)，還要將系統(tǒng)并行期適當(dāng)延長(zhǎng)，盡可能地控制切換風(fēng)險(xiǎn)，特別要防止由于貿(mào)然切換可能帶來(lái)的不可挽回的損失。

2 應(yīng)用系統(tǒng)升級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)

從上世紀(jì)80年代起，檔案信息系統(tǒng)在全國(guó)檔案館開(kāi)始普遍推廣使用，對(duì)于還處在檔案管理自動(dòng)化、信息化初級(jí)階段的檔案館來(lái)說(shuō)，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的出現(xiàn)還算是新興事物，當(dāng)時(shí)，那些看來(lái)比較先進(jìn)的檔案館系統(tǒng)，大部分都是由檔案館自行開(kāi)發(fā)的，基于單用戶、單項(xiàng)業(yè)務(wù)的應(yīng)用程序。

到了90年代中期，隨著信息化程度的加快，商品化的檔案管理系統(tǒng)大量出現(xiàn)，使檔案館、室有了更多適用于不同業(yè)務(wù)需要的應(yīng)用系統(tǒng)軟件，檔案館、室使用應(yīng)用軟件的用戶不斷增加，促使應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)與推廣得到迅速發(fā)展。由于檔案館、室業(yè)務(wù)流程的相對(duì)穩(wěn)定，其業(yè)務(wù)需求也相對(duì)穩(wěn)定，應(yīng)用軟件的功能也相對(duì)固定。為滿足日益增加的新需求，檔案館的信息系統(tǒng)需要增加新的功能，但由于原先系統(tǒng)的非開(kāi)放性，使得改變?cè)袘?yīng)用系統(tǒng)非常困難。

到本世紀(jì)初期，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起，各種檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)也已發(fā)展成為非常穩(wěn)定、基于產(chǎn)品的系統(tǒng)，但由于這些檔案應(yīng)用系統(tǒng)的潛在市場(chǎng)小，回報(bào)不高，造成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之初的專業(yè)編程人員紛紛離開(kāi)，應(yīng)用系統(tǒng)升級(jí)不得不變成系統(tǒng)更換，這種更換，使其成為風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)很高的“手術(shù)”。

先前，我們還認(rèn)為是否有必要冒險(xiǎn)進(jìn)行這種應(yīng)用系統(tǒng)升級(jí)，但隨著數(shù)字檔案館建設(shè)與遠(yuǎn)程服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求，到了必須進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)升級(jí)的關(guān)口。這樣，我們就必須重整業(yè)務(wù)流程，重估業(yè)務(wù)需求，重理服務(wù)需要，重建應(yīng)用規(guī)范，多個(gè)方面對(duì)檔案管理信息應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。升級(jí)時(shí)，不應(yīng)一下子全面推開(kāi)，要成熟一部分，升級(jí)一部分，降低升級(jí)的成本與風(fēng)險(xiǎn)。

3 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)升級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)

檔案信息系統(tǒng)升級(jí)，不僅是操作系統(tǒng)的升級(jí)與應(yīng)用系統(tǒng)的升級(jí)，而且包括數(shù)據(jù)庫(kù)的升級(jí)。由于“各級(jí)綜合檔案館館藏檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)”，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)及檔案數(shù)據(jù)遷移時(shí)的安全性、確定性和即時(shí)執(zhí)行都是系統(tǒng)升級(jí)成敗的關(guān)鍵。

在數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)時(shí)，特別是采用更換數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)時(shí)，要慎之又慎，按照數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)基本步驟認(rèn)真完成：需求分析——調(diào)查和分析檔案館的業(yè)務(wù)活動(dòng)和檔案數(shù)據(jù)的使用情況，弄清所用檔案數(shù)據(jù)的種類、范圍、數(shù)量以及它們?cè)跇I(yè)務(wù)活動(dòng)中交流的情況，確定檔案館對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的使用要求和各種約束條件等，形成檔案館需求規(guī)約。概念設(shè)計(jì)一一對(duì)檔案館要求的進(jìn)行描述，建立抽象的檔案數(shù)據(jù)模型。這個(gè)概念模型應(yīng)反映檔案館各部門的信息結(jié)構(gòu)、信息流動(dòng)情況、信息間的互相制約關(guān)系以及各部門對(duì)信息儲(chǔ)存、查詢和加工的要求等。邏輯設(shè)計(jì)——主要工作是將檔案數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的一種邏輯模式，即適應(yīng)于某種特定檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)所支持的邏輯檔案數(shù)據(jù)模式。物理設(shè)計(jì)一一根據(jù)特定檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)所提供的多種存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和存取方法等，依賴于具體計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)的各項(xiàng)物理設(shè)計(jì)措施，對(duì)具體的應(yīng)用任務(wù)選定最合適的物理存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)(包括文件類型、索引結(jié)構(gòu)和檔案數(shù)據(jù)的存放次序與位邏輯等)、存取方法和存取路徑等。驗(yàn)證設(shè)計(jì)——在上述設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，收集檔案數(shù)據(jù)并具體建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)行一些典型的應(yīng)用任務(wù)來(lái)驗(yàn)證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的正確性和合理性。在做上述檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)時(shí)，就應(yīng)考慮到今后修改設(shè)計(jì)的可能性和方便性。運(yùn)行與維護(hù)設(shè)計(jì)——在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)正式投入運(yùn)行的過(guò)程中，必須不斷地對(duì)其進(jìn)行測(cè)評(píng)、調(diào)整與修改，并以此來(lái)保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)的安全。