淺談企業聲像檔案管理

企業聲像檔案，真實地記錄和反映了企業的各項活動和發展情況，是企業檔案的重要組成部分。

1 聲像檔案管理現狀

1.1聲像檔案設備不齊全。在市場經濟下，企業領導的目光緊盯著經濟效益，認為投資聲像檔案不劃算，致使聲像檔案設備不齊全、聲像檔案管理條件簡陋，影響聲像檔案工作的開展。

1.2收集渠道不暢通。盡管檔案人員做了大量工作，但聲像檔案的收集歸檔工作難度仍然較大。企業在重大政治活動、科研活動、生產運輸等方面形成的照片、錄音帶、錄像帶等資料大部分散失在新聞部門、兼職攝影者或其他個人手中，原始信息易丟棄或損壞。

1.3檔案管理人員缺乏聲像檔案管理意識。由于檔案人員對聲像檔案的重要性認識不夠，缺乏檔案工作積極性和熱情，在收集工作中遇到阻力就產生畏難情緒，致使該項工作僅限于收集幾張照片，題材很單一。

2 聲像檔案管理的措施與對策

2.1做好聲像檔案歸檔的宣傳工作。首先，檔案部門要通過各種方式大力宣傳聲像檔案歸檔工作的重要性，增強人們的檔案意識，主動與有關部門聯系以取得他們對檔案工作的理解和支持；通過宣傳取得領導的支持，在企業資金中增加聲像檔案費用支出，把聲像檔案歸檔列入行政管理職能中去，通過行政手段來建立制約機制，規范歸檔制度，以保證散存在個人手中的聲像物品及時歸檔。其次，做好宣傳工作，提高檔案意識要常抓不懈，持之以恒。

2.2提高檔案人員素質。檔案人員要通過不斷的學習，提高自己的業務水平和相關學科的知識。要有高度負責的敬業精神和不怕困難、執著的追求精神。

2.3科學管理聲像檔案。要對應歸檔的每一張照片、每一盒錄像帶、每張光盤認真進行鑒定，準確確定取舍，最大限度地減少失誤，力求從不同角度、不同方面完整反映出聲像檔案的內容；采用先進的科學技術手段妥善保管聲像檔案，最大限度地延長檔案的使用壽命，全面提高聲像檔案的整體管理水平。

3 做好聲像檔案管理工作的途徑

3.1理順聲像檔案渠道。要從以下幾點入手：

3.1.1檔案人員要做好宣傳工作。私人保管聲像檔案隨意性很大，照片管理不規范，保管條件惡劣會造成錄音、錄像帶磁化，照片、底片粘連、損壞、丟失等，給企業造成無法彌補的損失。要加強宣傳，曉之以利弊，不要因個人原因給國家、企業帶來損失。

3.1.2取得領導的重視與支持。對將聲像資料竊為己有、拒不上交的人員采取行政手段與必要的經濟處罰，讓他們棄私從公。

3.1.3要去“粗”取“精”。尤其要抓住能反映企業發展的重大政治活動、科技成果等影響全局、反映全局、反映本單位面貌及活動中產生的聲像檔案資料。另外，還要明確收集目標，減少過多的篩選和無效勞動。

3.1.4疏通信息，建立收集網絡。平時，要與有關部門加強聯系，保證信息暢通，為掌握聲像檔案的動態來源打基礎。檔案人員要形成橫向、縱向的聯系，使這些職能部門在聲像資料形成后的有效期限內向檔(室)移交，要不斷提高收集工作的效率和質量。

3.2科學整理，為利用打好基礎。整理工作是檔案管理的一個重要環節，要做到分類準確、排列有序。

3.2.1科學分類。照片檔案的分類，應遵循照片檔案的形成規律，保持照片之間的有機聯系。為了便于保管和利用，要按照《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》規定的要求來進行。

3.2.2合理組卷。照片檔案由底片、照片、文字說明三部分組成，組卷時應統一編號，按年代進行立卷歸檔，不同年代的照片應分別組卷，不能混淆。對于數量較少但內容又比較重要的照片檔案，可根據情況組成綜合案卷。

3.2.3認真編制照片說明卡。要使照片“活”起來，只有與文字材料互為補充，在說明卡上反映出時間、地點和照片的主要內容等。

3.2.4提高現代化管理水平。照片檔案的整理工作可通過計算機輔助立卷來完成，照片檔案的各種檢索目錄、卡片、圖像信息等均可通過自動提取打印出來，整齊規范，符合要求，從而提高工作質量和工作效率。照片檔案的查閱實現由人工庫房調卷到計算機快速查閱的質的飛躍，利用掃描技術和照片圖像處理程序，不但可以在計算機屏幕上顯示照片和各種信息，實現照片檔案的圖文一體化管理，而且可打印出所需照片，解決實際工作中無底片和孤版等珍貴照片的借出利用問題，既可保證庫藏珍貴照片的安全完整，又滿足了各部門利用照片檔案的需要。在數據保存方面，采用光盤存儲，有容量大、信息的安全可靠性強的優點。