宛城區(qū)檔案館信息化建設(shè)情況

1 宛城區(qū)檔案館信息化建設(shè)現(xiàn)狀

宛城區(qū)檔案館信息化建設(shè)工作起步于1996年，當(dāng)時為了達(dá)標(biāo)升級才開展這項工作。說是信息化，其實(shí)就是館藏黨委、政府全宗檔案著錄標(biāo)引條目的錄入和檔案的全文掃描。

1.1 人員與設(shè)備情況。宛城區(qū)檔案局館目前共12人，從事檔案館工作的僅4人。專供檔案館使用的設(shè)備有計算機(jī)2臺、掃描儀3臺、數(shù)碼照相機(jī)1部。

1.2 條目錄入與全文掃描情況。自1996年開始，到2009年底，在不間斷的情況下，館藏黨委、政府全宗的4400條著錄標(biāo)引條目才算全部錄完，文件級條目目前僅錄入24600條，占應(yīng)錄入數(shù)58900條的41.8％；館藏黨委、政府全宗檔案的全文掃描工作目前僅完成150卷的掃描任務(wù)，占應(yīng)掃描總數(shù)4400卷的3.4％。錄入的上述條目，目前還在計算機(jī)里“睡大覺”，一則4400條案卷級條目檢索意義不大，二則接待室還未配置計算機(jī)，就是配了也無人會用。

1.3 檔案信息網(wǎng)建設(shè)情況。2008年，為完成上級目標(biāo)任務(wù)，請人參照網(wǎng)上模式制作網(wǎng)頁、設(shè)計網(wǎng)站，于2008年9月1日正式開通“宛城區(qū)檔案信息網(wǎng)”，由局辦管理。

2 回顧與分析

為什么歷時13年之久，到目前還沒有實(shí)現(xiàn)檔案查閱自動檢索呢?是我們工作懈怠，還是領(lǐng)導(dǎo)不重視呢?都不是，主要是人員和設(shè)備的問題。

2.1 設(shè)備配置與條目錄入情況回顧。1996年升省“標(biāo)一級”檔案館時，宛城區(qū)檔案館只有一臺286電腦，放在專門的微機(jī)室里，主要是當(dāng)打字機(jī)用，在保證打印檔案局文件材料的前提下，主要是為區(qū)直各單位打印目錄，收些費(fèi)用，因為當(dāng)時提倡創(chuàng)收。

為完成上等級工作中必須完成黨委、政府全宗檔案著錄條目的錄入要求，只好在街上的文印店請人專門錄入案卷條目4000余條，存入軟盤。

2003年初，原電腦淘汰，新購入486微機(jī)一臺，還是以微機(jī)室使用為主，檔案館可以安排1名同志專門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入工作。不知是否因軟盤保存時間太長，或保管、存儲不當(dāng)之因，1996年存進(jìn)軟盤的4400條數(shù)據(jù)怎么也讀不出來，請來專業(yè)人員也不行，只好重新錄入。由于設(shè)備和時間有限，一年沒錄多少條。

2005年，又購進(jìn)一臺計算機(jī)，專門用于著錄條目。由于缺乏數(shù)據(jù)備份意識，原來錄入的數(shù)據(jù)由于電腦重裝竟然全部丟失，2003年辛辛苦苦重新錄入的1萬多條數(shù)據(jù)又化為烏有。

2006至2009年局館又陸續(xù)添置3臺微機(jī)，分配給檔案館1臺，至此，檔案館擁有2臺微機(jī)。局領(lǐng)導(dǎo)為加快檔案館的信息化建設(shè)工作，又給檔案館配置了3臺掃描儀、1臺刻錄機(jī)和1部數(shù)碼照相機(jī)。一臺微機(jī)用于錄入著錄條目，一臺用于掃描重要全宗、國家重點(diǎn)檔案及其他利用頻繁的紙質(zhì)檔案，為建立全文數(shù)據(jù)庫做準(zhǔn)備，其間設(shè)備雖然不多，但基本夠用。

2.2 局館人員情況。1996年全局館18人，沒有一人會操作微機(jī)，2003年全局館16人，只有1人能熟練操作電腦，也僅僅限于打字。2005年全局館14人，能夠使用電腦熟練打字的又多了1人，達(dá)到了2人。

2009年底，全局館12人，50歲以上3人，35至50歲8人，35歲以下1人。具體到股室，領(lǐng)導(dǎo)干部3人，辦公室2人，業(yè)務(wù)股2人，法制股1人，檔案館4人。12人中既無檔案科班人員，也無計算機(jī)專業(yè)人員。在檔案館的4人當(dāng)中，1人從事庫房管理，1人從事提供利用，其余2人，只有1人能相對熟練操作電腦及掃描儀。

2.3 制約檔案館信息化建設(shè)工作的原因。從以上情況回顧可以看出：

一是2005年以前：設(shè)備少、人員少，能夠熟練使用微機(jī)的人員更少。二是2006年以后：設(shè)備少的問題已降為次要矛盾，人員問題則更加突出了。三是從上述館藏4400條案卷級條目先后錄入三次的情況看，人員素質(zhì)則是關(guān)鍵中的關(guān)鍵了。四是相對館藏7萬多卷冊檔案資料而言，負(fù)責(zé)檔案館工作的4位同志的工作量可想而知，那位會使用微機(jī)的同志也不能專心地從事數(shù)據(jù)錄入工作。五是單位的各項政治學(xué)習(xí)、教育活動及一些公益性活動也都是硬性任務(wù)，這也會占用很多時間。

人員、人才極度缺乏的現(xiàn)實(shí)，局領(lǐng)導(dǎo)也是看在眼里、急在心里。在近幾年機(jī)構(gòu)改革不斷線的情況下，申請編制幾乎成為不可能；在沒有編制、檔案館人員又實(shí)行“參照”的情況下，引進(jìn)人才也成了天方夜譚；招聘社會人員又受經(jīng)費(fèi)制約，當(dāng)?shù)刎斦H僅是保工資而已，近兩年添置的設(shè)備若不是局領(lǐng)導(dǎo)千方百計地周旋，也許會等到猴年馬月。

以上大概是我們十多年來，信息化建設(shè)工作舉步維艱、收效甚微、至今還停留在起步階段的原因吧。

(張懷珍組稿，作者單位：南陽市宛城區(qū)檔案局)