電子文件運動情形異常必須滿足的條件

摘要：電子文件運動情形的異常是當前中外許多檔案學者都持有的觀點，根據文件運動的本質，本文論述了確認電子文件運動情形異常必須滿足韻幾個條件，并指出，除條件一必須滿足外，其余六個條件只需任意滿足其中之一便可確認，如果這六個條件都不能滿足，則不能確認電子文件運動情形的異常。另外，筆者特別指出的是。不同于文件生命周期理論內容的電子文件管理情形并不能作為電子文件運動情形的異常來看待。因為文件管理畢竟不同于文件運動。

關鍵詞：電子文件運動；異常；條件

電子文件運動情形的異常是當前中外許多檔案學者都提出和肯定的觀點，但也有部分學者對此持否定看法。筆者以為，判斷電子文件運動情形是否存在異常，首先需要我們提供科學判斷異常的標準或條件，而據筆者觀察發現，當前持有異常觀點的學者判斷異常的條件其實是模糊不清的。根據文件運動的本質，筆者提出，要確認和肯定電子文件運動情形的異常必須滿足以下一些條件：

1

電子文件運動概念與紙質文件運動概念本質的相同

我們知道，所謂“異常”，是指“不同于尋常”，因此，對異常現象的認定和描述是以尋常現象作為參照對象的，把不同于尋常的現象歸為“異常現象”。電子文件運動情形異常現象的認定和描述同樣也有特定的參照對象，這就是尋常的文件運動現象，而電子文件運動情形剖析時的所謂尋常的文件運動現象，就是我們之前熟悉的紙質文件運動現象。文件生命周期理論是基于紙質文件實踐而產生的文件運動規律情形，所以，電子文件運動情形異常現象的認定和描述，事實上又是以文件生命周期理論中所述的文件運動情形為參照對象的，把所有不同于文件生命周期理論內容的情形歸為電子文件運動情形的異常現象(作者注：電子文件運動情形異常現象的認定和描述，事實上是以文件生命周期理論為參照對象的)。但電子文件運動情形與紙質文件運動情形可比的前提是電子文件運動概念與紙質文件運動概念的相同，只有在此前提下，如能發現電子文件運動情形有不同于紙質文件的特殊內容，我們才可確認電子文件運動情形異常現象的存在；如果電子文件運動概念與紙質文件運動概念本身存在有差異，那么電子文件運動情形與紙質文件運動情形根本就不具有可比性，所謂電子文件運動情形的異常現象也就不具有任何意義。

2 電子載體與數字記錄會影響和改變文件價值及其變化規律

文件運動概念的相同是不同類型文件運動情形得以可比的前提。同時，我們知道，文件運動的本質不是指有形的物質運動，即不是指文件的移交、保存地點的變化等的位移運動，而是指由于文件能夠呈現價值或說由于文件擁有生命而導致的抽象的、無形的運動形式，是概念性的。文件如果始終不移交、保存地點一直不變，即文件始終不發生位移，但文件照舊可按自身規律在運動著。如果文件始終不能呈現任何類型價值，則文件便無任何運動可言；如果文件能夠呈現的價值類型不發生變化，或說文件在某一時空范圍內始終呈現出同一價值類型，那么，我們就說該文件的運動狀態沒有發生變化，或說該文件始終處在同一種運動狀態中。只有當文件呈現的價值類型發生變化時，文件運動狀態才發生變化，文件才從一種運動狀態跨入了另一種運動狀態，因此，文件運動本質上是由文件價值的擁有及其變化規律所決定的。

如果電子載體與數字記錄會影響和改變文件價值及其變化規律，即如果電子文件形成后的價值類型呈現及其變化規律不同于紙質文件形成后的價值類型呈現及其變化規律，那么就能充分證實電子文件運動情形異常現象的客觀存在。如果文件載體從紙質載體變為電子載體后，文件價值及其變化規律并沒有產生任何變化，即其與紙質文件價值及其變化規律完全相同，就不可能產生電子文件運動情形的異常現象。

3 電子載體與數字記錄會影響和改變文件運動的過程

在電子文件運動理論的研究中，常有“紙質文件的那種從生成到處置的線性過程并不適用于電子文件”的描述，這似乎告訴我們，紙質文件運動過程是線性的，而電子文件運動過程是非線性的，似乎電子載體與數字記錄影響和改變了文件運動的過程。

應該說，文件生命周期理論確實是在紙質文件管理實踐中產生的，它所揭示和描述的文件運動也確是那種從生成到處置的線性過程，是一維的、定向的文件運動。由此，中外許多檔案學者均首肯和斷言紙質文件運動過程就是那種從生成到處置的線性過程。如果紙質文件運動過程確實僅是如此，同時，我們又發現了電子文件的運動過程并非如此，那么，我們便可確認電子文件運動情形的異常。但我們要問：紙質文件運動過程難道真的只是線性的嗎?文件生命周期理論是否揭示和反映了紙質文件運動的全部?如果文件生命周期理論已經揭示和反映了紙質文件運動的全部情形，那么，紙質文件運動過程的線性性是明確的，但如果文件生命周期理論其實只揭示和反映了紙質文件運動的部分情形，而非全部情形，紙質文件運動情形除此外還有其他內容，紙質文件運動過程的線性性就值得商榷和反思，電子載體與數字記錄能否影響和改變文件運動的過程就值得我們深入思考。

4 電子載體與數字記錄會影響和改變文件運動的整體性

文件運動的整體性是文件生命周期理論的首要內容，它告訴我們，文件運動首先具有整體性，所以，紙質文件運動具有整體性特點。是指紙質文件從形成到最后消亡或作為檔案永久保存，或者說從現行文件到歷史檔案是一個完整的生命過程，紙質文件在這一過程中是前后銜接、密切相關的，組成了一個完整、有機的運動過程，紙質文件運動的整體性特點主要由兩個因素所決定的：其一是廣義文件的客觀性；其二是文件價值的連續性。那電子文件運動是否也具有整體性呢?如果電子文件運動不具有整體性特點，這就說明電子載體與數字記錄會影響和改變文件運動的整體性，從而也就能證實電子文件運動情形的異常。

5 電子載體與數字記錄會影響和改變文件運動的階段性

文件運動的階段性也是文件生命周期理論的重要內容，只是階段性是在整體性之下的階段性，所以，紙質文件運動具有階段性的特點，在其形成到最后消亡或作為檔案永久保存，或者說從現行文件到歷史檔案的整個生命過程中，運動狀態前后之間存在的差異性告訴我們，紙質文件全生命過程中的運動狀態并不是一成不變的，而是常會發生變化的，存在差異。

無疑，電子文件運動階段與紙質文件運動階段在本質上也應是相同的，那么電子文件運動是否也存在有階段性特點呢?如果其不具有階段性特點，這就說明電子載體與數字記錄會影響和改變文件運動的階段性，從而也就能證實電子文件運動情形的異常。

在電子文件運動理論的研究中，常有“不同階段之間沒有明確的界限”的描述，許多學者據此認為，電子文件運動過程沒有階段之分，至少階段不明顯。對此，我們要問的是，文件運動階段的存在是由文件前后呈現的價值類型的不同，還是由文件前后所處地點的不同所決定的?電子文件運動過程中難道沒有什么差異發生嗎?或者說電子文件運動階段難道真的不存在嗎?這里所謂的“不同階段之間沒有明確的界限”究竟是運動階段間沒有明確的界限，還是管理階段間沒有明確的界限?管理階段間的明確界限在一定條件下，可以作為運動階段間界限的外在標志或觀察窗口，但管理階段間沒有明確的界限就代表運動階段不存在嗎?電子文件運動過程是否仍然可以劃分為若干階段?劃分幾個運動階段是否仍然有意義?只有完全清楚這些問題，我們才能明白電子載體與數字記錄是否會真的影響和改變文件運動的階段性。只有電子載體與數字記錄真的影響和改變了文件運動的階段性，才能說明電子文件運動情形的異常。

6 電子載體與數字記錄會影響和改變文件運動的形式或方向

文件生命周期理論反映出的紙質文件運動是縱向的、一維的、直線的或線性的，而在電子文件運動理論的研究中，常有“同一份電子文件可以在不同的領域同時得到使用，同時處于不同的運動階段……”的描述。由于計算機技術及網絡技術的支持，電子文件的利用和價值實現能力確實要大大強于紙質文件，同一份電子文件給人的感覺似乎可以在不同的領域同時得到使用，同時處于不同運動階段。而同一份紙質文件雖然也可以在不同的領域得到使用，但絕不可能同時得到使用，必須先后使用，因為電子文件利用無須擁有，遠程利用也可，而紙質文件利用必須首先擁有，非近距離利用不可。許多檔案學者據此認為，電子文件能同時處于不同的運動階段，而紙質文件卻只能先后處于不同的運動階段，電子載體與數字記錄影響和改變了文件運動的形式或方向，說明了電子文件運動不同于紙質文件運動，是非線性的，多維的。

當然，在此有兩個問題我們必須清楚，其一是，我們確實發現許多不同用戶似乎可以同時訪問同一份電子文件，但實際上，計算機對不同的用戶終端也是順序先后、分時服務的，只是計算機的運行速度太快，分時間隔太短，人無法感覺而已，所以，我們要問：同一份電子文件是否真的可以在不同的領域同時得到使用?同一份紙質文件在不同的用戶間使用時，分時間隔較長，給人的利用先后感覺十分明顯，所以，紙質文件不能提供這樣的使用，但它難道因此不能同時處于不同的運動階段?其二是，文件運動究竟取決于文件價值的擁有還是文件價值的實現?文件利用只是文件價值的實現問題，也是文件運動的觀察窗口，但我們能否單純地以文件利用狀況來判斷文件運動情形呢?這樣的判斷是否與文件運動的本質一致?只有這些問題清楚后，如果能證實電子載體與數字記錄確實影響和改變了文件運動的形式或方向，我們便可以確認電子文件運動情形異常現象的存在。

7 電子載體與數字記錄會影響和改變文件運動的順向

文件生命周期理論反映出的紙質文件運動是沿時間軸向縱深方向不斷前行的，這樣的文件運動是順向運動的，沒有逆向回頭發生。但在電子文件運動理論研究中，常有學者指出：有時一份非現行的電子文件經利用又以現行文件的“身份”出現，或處于后階段的電子文件有向前階段轉化的可能…的描述，并把它作為電子文件運動情形的異常現象來看待，這里的所謂文件運動階段的前后，顯然是以我們熟知的文件生命周期理論中所展示的文件運動階段的先后順序為參照對象來描述的，指的是早已處于后階段的電子文件又呈現出了前階段時的價值類型，具體是又呈現出了處于現行期時的現行價值，這種文件運動情形顯然是文件生命周期理論所不曾揭示和刻畫過的，這也是被指為文件運動異常現象的理由。許多檔案學者據此認為，電子文件運動情形存在有異常現象，電子載體與數字記錄會影響和改變文件運動的順向。

當然，對于這種特殊文件運動現象的本質究竟是什么，檔案界有兩種截然不同的觀點：其一是“回流”；其二是“橫向”，承認回流就不會是橫向，承認橫向就不會是回流，在“橫向說”看來，“回流說”不僅難以自圓其說，而且顯然是把文件運動局限于一條直線上來刻畫和認識的結果，這是不符合實際的；“橫向說”不僅能夠自圓其說，而且認為文件運動能多維發生，并不只是在一條直線上，這是符合實際的。只是，我們在此要關心的是，難道處于后階段的紙質文件沒有向前階段轉化的可能?這樣的文件運動情形只是電子文件專有的?如果確實肯定，那么也就證實了電子文件運動情形確實存在有異常現象。

我們知道，總體上，文件連續體理論是基于電子文件管理的最優化實踐需要而創建的文件運動理論，檔案界常把它看成是電子文件運動理論的代表，其中反映的文件運動情形明顯與以紙質文件為基礎而產生的文件生命周期理論中反映的文件運動情形多有不同，于是，中外檔案界不少學者認為電子文件運動與紙質文件運動有若干不同之處，或說電子文件運動情形有異常。但這是否說明載體類型和記錄方式對文件運動確有影響呢?如果電子文件運動仍由文件所能呈現的價值類型所決定，那么我們要問：這是否說明同樣的內容信息在不同的載體類型上用不同的記錄方式形成后，會呈現出不同的價值類型及其變化規律呢?如果確實如此，就說明載體類型和記錄方式對文件運動真有影響，不同載體類型和記錄方式的文件運動是不同的。但電子文件只是我們在新的生成環境下采用新的載體類型和記錄方式而形成的文件，雖給文件帶來了許多特殊性，但并未影響文件的本質，電子文件屬于文件，

“是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力”。…

這七個條件除條件一必須滿足外，其余六個條件只需任意滿足其中之一就可確認異常。

另外，需要注意的是，我們不能以文件管理的不同作為文件運動的不同來處理。文件運動理論研究的目的是為了更好地管理文件，因此，任何一個文件運動理論都不能僅有文件運動內容，還應有文件管理內容，其中的文件管理是文件運動指導的結果，文件生命周期理論和文件連續體理論都是如此，所以，不少檔案學者常以文件連續體理論與文件生命周期理論的不同來說明電子文件運動情形的不同。由于文件連續體理論實質主要是關于電子文件管理規律內容的，所以，這些學者其實是以文件管理情形來作為文件運動情形的觀察窗口，以文件管理的不同來說明文件運動的不同的。但文件運動與文件管理畢竟是不同的，文件運動階段與文件管理階段也是兩個完全不同的概念，我們可以以文件管理情形來作為文件運動情形的觀察窗口，但我們不能以文件管理情形來代替文件運動情形，或以文件管理階段來代替文件運動階段。從文件連續體理論和文件生命周期理論的不同，充分反映了電子文件管理與紙質文件管理的差異，但當前，中外檔案界不少學者卻以此來說明電子文件運動與紙質文件運動的差異，由此說明電子文件運動情形的異常，這種認識和推理是不妥的。與文件生命周期理論的不同并不能說明電子文件運動情形的特殊，如果與文件生命周期理論中的文件管理內容不同，并不能簡單說明電子文件運動情形的特殊，即使與文件生命周期理論中的文件運動內容不同，也應進一步論證紙質文件是否也擁有這樣的運動內容，文件生命周期理論其實并未揭示和反映紙質文件運動內容的全部。