淺談當前檔案信息資源管理

經過三十多年的改革開放，我國市場經濟發展迅速，市場經濟已經成為經濟建設的主要戰場。在新的形勢下，大力開發檔案信息資源，為社會各方面服務，是檔案界當前做好檔案工作的中心任務和指導思想。

1 影響檔案信息管理的因素

1.1 檔案編研人員專業素質低、數量少。給編研工作帶來困難，造成了檔案信息開發的成果檔次不高。

1.2 檔案人員思想觀念轉變緩慢。隨著改革開放的不斷深入，市場經濟體制日趨完善，新的經濟建設環境給檔案工作的發展提供了很多好的機遇，但有些檔案人員對這些機遇缺乏清醒的認識，缺少市場經濟意識，沒有認識到檔案信息的潛在價值。

這些因素導致當今檔案信息開發工作的基礎還比較薄弱，這主要表現在以下幾個方面應進一步加強：首先，歸檔的文件材料應注意完整性，信息收集的渠道有待拓寬，檔案人員開發信息的業務素質需要提高。其次，從檔案信息開發利用工作的實踐來看，沒有完善的基礎建設，檔案信息開發工作很難，也必將成為“無源之水，無本之木”。

因此，開發檔案信息資源為發展地方經濟和各項工作服務，缺乏強有力的針對性；檔案編研工作滯后，編研材料內容單一，存在著重文書輕科技的檔案編研現象，經濟科技類的檔案信息沒有最大限度地得到開發利用，從而沒有產生應有的社會效益和經濟效益。

2 檔案信息中電子文檔的開發和應用

在當今高科技日益突飛猛進的時代，各行各業信息管理的開發和利用得到了長足的發展，隨著先進的技術和管理方式產生了大量的電子文件，而這些電子文件逐漸成為檔案信息開發的重點。

在檔案信息管理上，電子文件有別于傳統的檔案文件，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應。因此，適應現代管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個必然的出路。

結合電子文件自身的特點，檔案信息管理應采用先進的計算機和網絡技術，有針對性地汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行管理，對本部門、本地區形成的電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理。并相應地成立地區性、部門性

電子文件中心或電子文件檔案館，本著“服務社會，回報社會”的原則，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

電子文件要在文件辦理結束后隨時歸檔，或在某一時間周期內統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數字簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記。

在檔案信息管理中，電子文檔需要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸和處理過程中不會出現錯誤，確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

檔案信息開發中的電子文件有其特殊性，分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。檔案部門接收電子文件的同時，應根據上下行文之間，給每份文件編制文件號及相應的分類號和檔案號，在歸檔的同時，進行主題詞的標引和著錄。而存儲的電子檔案，為保證信息資源的方便利用，可以編制多角度、全方位的檢索工具以方便檢索、查詢信息，用戶只需給出文件分類號或主題詞，就可以找出相應的文件及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

電子文件檔案化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現實意義，檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應和技術部門、法律界和文件形成部門等各行、各業人員密切配合，增強他們的檔案管理意識及檔案法制意識，共同推進電子文件的社會化、標準化、網絡化管理，確保電子文件檔案化管理工作順利開展。