企業的聲像檔案管理

聲像檔案是應用錄音、錄像、照相等手段對企業重要事件進行真實記錄的歷史材料，它具有客觀性、形象性和直觀性的特點，能生動形象地再現企業生產經營、改革發展、科學管理、文化建設等方面的成果，客觀反映和記錄企業發展的真實面貌。聲像檔案和文書檔案、科技檔案、實物檔案等都是企業檔案的重要組成部分，對研究企業發展具有參考使用價值。

1 當前聲像檔案管理中存在的問題

1.1 管理制度不健全，缺乏有效的保障措施。聲像檔案沒有集中統一管理，部分聲像檔案長期在個人或部門內部保存，不移交檔案館(室)統一保存。隨著人員變動和機構調整，聲像檔案失控或流失，嚴重影響了對其進行的長久保護和開發利用。

1.2 對聲像檔案重視不夠，歸檔率難以保證。由于聲像資料形成部門對聲像檔案重視不夠，聲像檔案的質量、歸檔率難以保證，易造成聲像檔案損傷或丟失、多次復制使用而失效等問題。

1.3 聲像檔案資金投入不夠，保管條件差。聲像檔案容易受到多種有害因素的影響而縮短壽命，對其保管要有嚴格的條件限制，需投入大量資金購入儲存設備和占用一定存放空間。有些企業以種種理由不予投資，有的單位由于保管條件不到位，致使一些照片變黃褪色、粘連變質，磁帶受損等。

1.4 聲像檔案不完整，管理混亂。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。如照片、底片需要同時歸檔，影像需輔以文字說明。但目前許多單位都積存有照片未歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明對應不上。另外，相當一部分單位沒有備份帶，造成原始錄音(像)沒有很好地保存下來。

1.5 檔案管理人員專業素質低，聲像檔案開發利用不夠。檔案管理人員心中無數，將聲像檔案與一般紙質檔案同等對待；管理方式落后，無法借助現代手段管理聲像檔案；對照片拍攝時間、內容說明不清楚，致使檔案利用被動，不能發揮聲像檔案應有的作用。

2 加強企業聲像檔案管理

2.1 加大檔案宣傳力度，爭取領導的重視與支持。首先，要加大對聲像檔案的宣傳力度，充分利用報刊、電視、網絡等媒體，大力宣傳聲像檔案的作用，以引起社會的廣泛關注。其次，檔案管理人員要進一步宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》，將聲像檔案工作列入領導議事日程、納入單位工作計劃，確保一定的經費投入。同時，要抓住發展機遇，服務中心工作。

2.2 疏通收集渠道，確保聲像檔案的齊全完整。可采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集，解決聲像檔案資料收集難、歸檔難等問題。一要通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交檔案館。二要對重點科室重點收集。檔案人員應對重點科室產生聲像檔案比較集中的，有重點地強化收集，經常溝通、及時掌握情況。三要直接征集。即對攝錄人員保存在手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方征集。四要廣泛進行社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用網絡、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、個人代存等方式廣泛征集。建議檔案主管部門要參與單位各類重大活動，產生的聲像檔案要及時歸檔，統一管理，便于利用。

2.3 加強聲像檔案管理的硬件建設，提高攝錄人員業務水平。一要選派責任心強、協調能力強、有專業技術的同志擔任此項工作。二在經費使用上，企業職能部門應給予必要的支持。三要購置必要的聲像設備和提供特殊載體檔案保管條件。四要引進、使用先進的聲像檔案管理軟件，使聲像檔案管理規范化、科學化。

2.4 加強聲像檔案的監督管理，注重業務培訓。檔案管理部門要加大對聲像檔案兼職檔案員的監督指導力度，并作為檔案目標管理的重點內容。針對不同情況，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。檔案管理人員要經常深入到企業各單位，及時發現有價值的聲像材料并加以督促指導，對重要的聲像資料要隨時收集、歸檔，以防日久被遺忘或遺失。

2.5 改善保管條件，保證聲像檔案的安全。聲像檔案作為一種特殊的載體材料，在它的保存過程中忌高濕或低濕、忌高溫，比較適宜的溫度是14℃～24℃，相對濕度是50％左右。聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；錄音、錄像材料還應豎直放在專用的磁帶架上以使其受力均勻，避免卷邊或變形；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。