計生科研項目關鍵性材料歸檔質量控制

1 計劃生育科研項目關鍵性材料的內容

計劃生育科研項目關鍵性材料是指科研項目在實施研究過程中形成積累起來反映科技人員思想、研究方法、成果水平及科技經驗等文字材料。內容包括：

1.1 項目申報資料：包括申報書、批準文件等。項目書通常由若干部分組成，包括項目名稱、摘要、立項依據、研究目標、內容和方案及可行性分析等，體現項目的技術關鍵和創新點，反映課題的研究價值。

1.2 原始數據資料：記錄實驗或項目實施過程中的原始數據。包括實驗數據、調查表、圖片、項目結題報告、會議記錄等。

1.3 申報鑒定資料：申報成果所需的材料。包括申報表、成果鑒定證書(或結題證書)、成果轉化應用情況、社會效益或經濟效益及其他相關證明等。

1.4 成果證書資料：取得的成果、證書原件等。

2 計劃生育科研項目關鍵性材料歸檔存在的問題

2.1 科研檔案管理體制較為落后。在實施科研管理時，重視檢查科研進度，輕視檢查科研檔案收集情況，對于項目實施初期實行項目負責人立卷制度督促不嚴，對關鍵性材料形成初期缺乏足夠的重視。

2.2 科研檔案管理人員專業知識缺乏。特別是缺乏鑒別關鍵性技術材料的知識，難以保證歸檔材料的質量。項目申報鑒定時間，正是在關鍵性材料形成的最后階段，檔案的質量不影響申報的結果，得不到科研人員足夠的重視，造成部分科研項目檔案缺少研制階段的原始材料。歸檔時，部分科研人員擔心今后利用不方便，有意拖延；有的甚至把核心技術據為私有。

2.3 科研項目歸檔制度不完善。現有的項目檔案管理制度約束的對象是具體的單位，而重大科研項目可能是跨省、市、縣、鄉多部門、多行業合作承擔，由于研究內容多，可分為若干個子項目，某些子項目又可獨立成為一項重點項目。管理上有項目總負責人、子課題負責人、具體承擔單位的負責人，層層相套，加之研究周期較長、參與人員較多，關鍵性材料分散在各級項目負責人手中，為統一歸檔增加了難度。

3 提高關鍵性材料歸檔質量的具體措施

3.1 實施項目為紐帶的分級管理模式。檔案室抓項目組，項目組抓子課題組，子課題組抓科技人員，形成一級抓一級的管理網絡化。檔案人員負責業務指導，及時掌握項目研究進展動態，針對項目進展的每一個階段應形成的原始材料進行監督檢查，發現問題及時糾正，確保研究活動中原始材料形成的真實性和準確性，做到科研項目一立項就建立檔案，材料一形成就裝進檔案盒，項目一結束關鍵性材料基本齊全。

3.2 實施超前管理和控制。從科研項目立項開始，檔案人員主動與科研管理部門、科研人員一起仔細閱讀該項目的任務書或合同書，將應歸檔的內容、形成材料的要求等發給各項目組，各項目組可指定專人負責，并與檔案室建立聯系，以利于各項目組原始材料的收集工作。項目實施過程中，檔案人員有針對性地對歸檔內容進行跟蹤指導，按照歸檔范圍，逐一審查接收該項目的歸檔材料，特別是關鍵性材料的歸檔質量，督促其及時歸檔。最后由三方共同簽字確認后，才能接收。接收后，檔案管理人員要對形成的檔案材料進行檢查，發現問題及時與科研人員溝通。

3.3 實施檔案質量考核。在科研項目完成后，各項目組課題驗收、鑒定和申報成果前，檔案收集人員將項目形成的全部文件材料送檔案室審查，檔案人員按照規定進行審核后簽字，作為評定研究材料形成的質量依據，進入項目最終考核。根據歸檔材料的質量評價，對于項目在實施過程中，檔案管理規范，材料齊全的給予獎勵，反之批評，責令重新收集歸檔。

4 提高關鍵性材料歸檔質量的效果

4.1 理順了檔案管理機制。項目單位理順科研管理部門、課題組和檔案部門三者關系，保證檔案部門的管理權力。針對科研管理部門關心科研項目的申報和鑒定環節、課題組關心課題研制進度和結果、檔案管理人員關心研制過程關鍵性材料能否收集齊全的工作實際，按照項目管理與研制活動規律，三個部門在科研項目材料的形成、收集和保管過程中各司其職。

4.2 加強了各級人員的檔案意識。檔案部門必須加強檔案宣傳工作，多種形式宣傳、普及檔案法規、檔案知識，增強科研人員的檔案意識，明確檔案管理崗位職責，認真落實科研項目歸檔制度。

4.3 強化了歸檔環節的質量控制。歸檔前期，科研檔案工作人員應注意提高自身的業務素質，學習掌握一些專業知識，嚴格歸檔范圍。在項目實施過程中，檔案人員要積極參與，全程監督；后期要耐心細致地幫助科研人員收集歸檔材料，科學分類組卷、排列，為日后有效利用提供保障。