檔案在流動中的管理

檔案并不是永遠靜止地存放在庫房及裝具里，而是處在一種有靜有動、動靜交替的狀態中。造成檔案動靜交替狀態的根本原因是對檔案的使用，而檔案的使用必然會造成檔案的流動。檔案在流動過程中如果管理不當，就容易產生種種問題，對檔案造成損害。因此，在檔案流動的過程中要加強管理，維護檔案正常的秩序，保護檔案實體。

1 檔案在流動過程中可能發生的問題及原因

檔案無論因何原因被使用或傳遞，都必然要發生流動。檔案的使用或傳遞的原因雖然很復雜，但大體可歸結為兩種情況：一是社會各界對檔案內容信息的利用，即檔案的提供利用工作；二是檔案機構出于管理與開發的需要，對檔案實體及其內容信息的使用。例如整理、鑒定、移交、編制檢索工具、縮微復制、編研，等等。

檔案在流動過程中如果管理不夠規范，就會出現下列問題：

1.1 檔案損壞

造成檔案損壞的原因主要有利用者隨意在檔案上做記號、勾畫，對檔案隨意涂改，造成檔案污損；利用者在借閱檔案時吃東西、喝水等致使檔案受到污染導致霉變；利用者未經許可隨意折疊、剪裁或撕破檔案造成其有折痕或有缺失；利用者私自用不正確的方法對檔案進行復制或翻印造成損壞；檔案進行展覽時，保護措施不力而造成損毀。

1.2 檔案丟失或逾期不還

檔案在利用過程中，制度或手續不全，容易造成檔案的丟失或逾期不還，如檔案未進行借閱登記、外借登記，或外借期滿未及時追回而造成檔案丟失；利用者違反規定，擅自將檔案帶出閱覽室，或隨意將檔案轉借他人，也容易造成丟失；利用者私自拆散、調換或抽取檔案則會造成檔案的遺失不全。電子檔案因管理不規范或受到網絡環境中不安全因素的威脅而造成丟失，如未及時對電子檔案進行備份或未及時更新殺毒軟件而造成計算機中毒、癱瘓等。

此外，檔案不經審批就被銷毀也易造成丟失。檔案的銷毀須經嚴格的審批手續，將編制好的檔案銷毀清冊提交給有關領導審查。經領導批準，在兩名監銷人員的監督之下，或送往造紙廠作紙張原料，或自行焚毀。監銷人員確認檔案已銷毀完畢，然后在銷毀清冊上注明銷毀方式、“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字。如果不經審批，就很容易造成檔案的丟失；檔案進行展覽時，保護措施不力，也易造成遺失。

1.3 泄密

檔案保管組織、所有者或利用者違反規定或未經許可擅自公布重要檔案；電子檔案因管理不規范造成泄密，如對利用、閱覽、拷貝、摘抄電子檔案信息的手續、權限未作出明確規定，易造成泄密；對電子檔案的外借未建立或未嚴格履行審查與借閱制度與手續，易造成泄密；在為利用者提供網絡服務時，未對電子信息進行選擇，將開放期限未滿或暫時不宜公開的檔案信息公布出去，也會造成泄密；開放檔案過程中，未能正確判定檔案開放與控制使用范圍，或未經審批就將密級檔案開放而造成泄密；未經批準，或未規定參觀者范圍就展示機密檔案，造成泄密。

2 檔案在流動中的管理

檔案的流動無論是社會性的利用還是內部管理開發性的使用，都必須保證檔案實體的有序性和理化性狀的完好無損。不允許在利用或使用過程中，破壞其實體秩序和理化性狀的完好狀態。這就需要切實做好檔案流動過程中的維護與保護工作，與檔案庫房管理工作相比，其具有明顯的動態性、復雜性與綜合性，所用的方法及所需注意的問題頭緒很多。做好這一工作有兩條基本途徑，一是建立嚴格的管理制度并嚴格落實執行；二是采用各種合理有效的管理方法，認真細致地做好維護與保護工作。

2.1 建立健全檔案在流動過程中的維護與保護制度

2.1.1 檔案在流動過程中的管理制度和審批手續

為了防止檔案在流動中遭受損失，確保檔案的安全，必須制定嚴格的管理制度和審批手續，主要包括閱覽室借閱制度、檔案外借管理制度和檔案使用審批手續。

2.1.2 檔案流動過程中的登記制度和交接手續

檔案無論因何原因被使用，我們都必須對調卷、還卷及交接行為實行嚴格的登記制度和交接手續。如檔案出入庫時、與使用者交接時，其檔案的數量必須準確，簽收手續必須清楚、細致、嚴格。檔案流動中的登記制度和交接手續，主要涉及檔案流動過程中發生的一些重要情況和一些基本的工作行為、事實、數字，其中提供利用是其登記的重點內容。檔案流動登記制度和交接手續主要包括以下幾種形式。①檔案工作日志。檔案工作日志是檔案工作人員對每天進行的業務活動所作的記錄，其作用是記載每天的工作內容和遇到的問題，為日后查考情況和總結經驗提供原始材料。檔案工作日志一般由檔案管理部門的負責人記錄，通常采用簿冊形式。其記錄方法是：每個月或每一年用一冊；每一頁登記一天或一周的工作情況。具體的登記項目，各單位可以根據需要靈活設置。一般應包括日期(年、月、日、星期)，時間(上午、下午或具體時間)，工作內容、工作量與進度，工作中的問題及處置情況，每周或每月的統計、小結等。②檔案出入庫登記簿。檔案出入庫登記是記載檔案調出和歸人庫房情況的登記形式，是庫房管理的一種手段。檔案出入庫登記常采用登記簿形式，放置在庫房入口處或庫房中固定的位置。無論何種原因，只要檔案被調出庫房以及最終又歸入庫房，均應進行登記。其登記項目應包括檔案出庫的日期、時間(時刻)、檔號及數量、原因(用途)，以及歸入日期和時間、經手人等。③檔案清點、檢查登記簿。檔案清點、檢查登記是對檔案進行定期或不定期清點、檢查過程中或之后的登記。其登記內容包括：清點、檢查的日期、原因，清點、檢查過程中所發現的情況及問題，清點、檢查的結果(結論)，經手人姓名。④檔案利用登記簿。檔案利用登記簿是檔案室(館)提供檔案利用時形成的登記形式，它全面、系統地記錄了檔案提供利用的情況，同時，它又是檔案室(館)向利用者提供檔案時履行交接手續的一種憑據。⑤利用者登記卡。利用者登記卡是檔案館和規模較大的檔案室對利用者進行記錄的一種登記形式。每一位利用者在初次到某一檔案室(館)利用檔案時，由檔案室(館)對其進行初次登記。⑥檔案借出登記簿。檔案借出登記簿是檔案室(館)在檔案被借出之時進行的登記，反映了檔案借出的時間、去向、原因及借出人等情況。⑦檔案復制、摘抄登記表。檔案復制、摘抄登記是利用者到檔案室(館)提出復制、摘抄檔案的要求，檔案室(館)向其提供檔案復制件、摘抄件過程中形成的登記形式。檔案復制、摘抄登記的作用是記錄利用者復制、摘抄檔案的申請，履行批準手續和確認復制、摘抄檔案的事實。⑧檔案流動中的交接手續。主要包括文書處理部門或業務部門向檔案部門移交、檔案室向檔案館移交以及檔案利用過程中的各種交接手續等。例如檔案由文書部門向檔案室移交時，交接雙方應根據歸檔文件目錄仔細清點。經過認真核對，交接雙方如確認無誤，即可履行簽字手續，交接雙方還應填寫交接清單或移交清單。

2.1.3 檔案使用行為的管理與限制制度

檔案使用行為的管理與限制制度的內容應包括檔案使用行為的方式及所應防止的不良現象。在使用檔案時，不允許使用檔案的人員吸煙、喝水、吃食物；不允許在檔案上勾畫、涂抹；更不允許有撕損、剪切等破壞檔案的行為。檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入專用的柜子里鎖好；不允許擅自將檔案帶離規定的使用場所(辦公室、閱覽室等)；檔案利用者之間未經允許不得私自交換閱覽其他人借閱的檔案；未經允許，任何人不得擅自拍照、抄錄、復印檔案；經過批準進行的拍照、復印等行為，應以不損壞檔案的理化狀態為前提；無論是檔案管理人員還是檔案利用者，每次使用檔案的數量、使用的時間長短都應有一定的限制。同時，對于損毀檔案的行為要有嚴格的懲罰規定。

2.2 采用有效方法對檔案進行維護和保護

除以上制度規定的內容以外，檔案管理者還應在檔案使用過程中采用一切切實有效的辦法，對檔案進行維護與保護，并注意處理好一些具體問題。主要包括以下幾個方面：

2.2.1 控制檔案的數量與順序

無論是內部使用還是外部利用，當所需使用的檔案數量較大時，可按制度規定分批、定量提供，且應要求使用者在使用過程中和交還檔案時，保持其實體秩序的排列順序，以免發生錯亂。

2.2.2 對檔案利用行為進行現場監督與檢查

凡外部利用，在利用現場均應配備檔案管理人員實行監督，并隨時檢查利用者的利用行為，發現問題及時指出并予以糾正，將不良現象消滅在萌芽狀態。有條件的檔案管理機構，尤其是面向社會提供利用的檔案館，可配置閉路電視監控系統。

2.2.3 限制檔案的利用方式及利用場所

檔案的利用方式以現場閱覽為基本方式，經允許的拍照或復印工作原則上應由檔案工作人員承擔；檔案利用的場所應為集中式的大閱覽室，一般不為利用者安排單獨的利用房間(單間)，以免發生意想不到的問題。

2.2.4 對重要檔案采取保護性措施

對重要的珍貴檔案應實施重點保護：一是嚴格限制利用；二是即便提供利用，一般也不提供原件，只提供縮微品或復印件；三是利用中要格外注意監護問題，必要時，可責成專人始終陪伴進行利用。對重要檔案的復制也應比一般檔案有更嚴格的限制和保護性措施。