建立“轉錄聘干人名數據庫”流程

2007年底，南陽市實施機關公務員制度改革，需對全市機關干部重新進行身份確認。為了做好這項工作和應對即將到來的查檔高峰，南陽市檔案館把其作為整合館藏民生檔案的切入點，以最快速度建立了涉及全市39042名干部轉錄聘干情況的專題數據庫，并據此編輯出版了兩冊103萬字的精裝本《南陽市轉錄聘干名錄》，受到了市委、市政府和各級組織人事部門的好評，并產生了可觀的經濟效益。

1 確定錄入內容

1.1 在中共南陽市委(含原南陽地委)、南陽市人事局(含原南陽專署人事處、南陽地區人事局)、南陽地區人事勞動局等3個全宗中，逐年、逐卷查找有關審批轉錄聘干的文件，并逐卷、逐件地進行登記。

1.2 對館藏屬于條條管理、可能存有審批干部檔案的金融、稅務、工商系統的全宗進行全面普查，力爭不使一份檔案漏掉。經過拉網式查找，在南陽人行、建行、農行三個全宗中發現了不少審批錄聘用干部的文件，并按全宗逐卷逐件進行登記。

2 設置錄入項目

在組織人事部門關于確認干部身份要求的前提下，本著“便于錄入、便于查詢”的原則，在EXCEL上設置了8項必要的字段項目，依次為：姓名、文件內容、責任者、文件時間、全宗號、目錄號、案卷號和頁號。

2.1 “姓名”項錄入被審批為干部的姓名。

2.2 “文件內容”項原打算設置為“題名”項，考慮到許多干部審批文件往往是一份文件涉及數十人或上百人，若在每個“姓名”項后輸入題名，工作量大且無實際檢索意義，故根據組織人事部門的要求，改設為“文件內容”項，統一規定只錄入干部身份性質和所在單位，其間用逗號隔開。

2.3 “責任者”項錄入發文機關。

2.4 “文件時間”項，以8位數錄入文件落款時間。

2.5 “全宗號”、“目錄號”、“案卷號”按照案卷封面所標注的檔號項均據實錄入。

2.6 由于審批干部的文件大都是以正文附名單的形式印發，所附名單少則一頁，多則數十頁，為便于工作人員查詢和快速向利用者提供復制件，故“頁號”項的錄入以姓名所在頁碼為準。

3 錄入方法

3.1 兩人一組，一人操作微機，一人手持案卷讀應錄入內容，并注視屏幕兼初校職責，二人可以互換。

3.2 對于一份涉及數十、上百甚至幾百人的文件，先從第一頁第一個人名開始，錄入一條完整條目，自第二條起只錄入“姓名”項和“文件內容”項，當第一頁的人名與單位錄完后，因其他項目的錄入內容相同，可用EXCEL上特有的拖放、復制功能快速完成。輸入第二頁的第一個人名與單位時，除“頁號”項需據實錄入外，余皆相同，依此類推。

3.3 每錄入完一份文件，當即返回該份文件第一頁的第一個條目，依次進行校對，是為二校，然后再錄入下一份文件的內容。

4 三校

4.1 為減少檔案的調取次數和滯留庫外的時間，每錄完一卷，當即把所錄內容用U盤復制到另一臺微機上(為防止無關人員誤操作，嚴禁圖省事使用局域網的共享功能)，連同案卷交給專司校對的人員。

4.2 校對人員也是兩人一組，一人操作微機，一人念文件內容，為避免眼花跳行而遺漏人名，對每份文件進行校對前，一人數文件上人名數，一人數錄入的人名數，若二者一致再逐條校對。

5 整合備份

5.1 錄入校對任務全部完成后，把分布在不同微機上的三校稿集中在一臺微機上，用EXCEL上的排序功能，按漢語拼音音序對全部人名排序，為出書做準備。

5.2 一是把排序后的全部數據拷到專人、專管的移動硬盤上以備不測，二是把全部數據移入查檔接待室的微機上，發揮其快速檢索作用。

6 異質異地備份

1996年我們對1949～1980年“干部任免”數據庫進行紙質備份時，以目錄形式輸出了一套干部任免目錄，共9383頁分裝66冊。這種紙質備份形式占用空間大，無利用價值，特殊情況下無異地備份功能。

2002年，我們開始以出版、發行工具書的形式創新備份方法，收到了良好的社會效益和經濟效益。

為確保這次新建“轉錄聘干人名數據庫”的保險系數，在決策伊始，就有了出版、發行《南陽轉錄聘干名錄》的打算，在該數據庫應對2008年查檔高峰后，著手編輯《南陽轉錄聘干名錄》。經過近一年的反復校對、修訂，2009年10月，正式出版了《南陽市轉錄聘干名錄》，收錄了全市1965年至2000年問39042人的轉、錄、聘干信息，其中屬于轉干的936人、錄干的17201人、聘干的20905人。

《名錄》出版后，一是無償贈送給13個縣市區檔案館收藏，二是以市委組織部、市人事局、檔案局名義聯合印發征訂函，各級各單位組織人事部門紛紛訂購，使我們異地異質備份的初衷得以如愿以償。

(張懷珍組稿，作者單位：南陽市檔案局)