鄧州市基層司法所檔案管理

2006年以來，鄧州市檔案局與鄧州市司法局密切配合，不斷加強對基層司法所檔案工作的指導與監督，使全市28個司法所的檔案達到了整理規范、管理有序的要求。

1 基層司法所檔案工作的特點

特點一：基層司法所單位不大、級別不高、人員不多，少則2至3人，多則5至7人。然而基層司法所每年形成的檔案數量卻遠遠超過一般的市直一級單位，一般都在20至50卷。

特點二：基層司法所的工作性質和極為有限的人員，決定他們都是身兼數職的“多面手”，在履行各自工作職責的同時，自始至終都在形成、積累著檔案，并在一項工作結束之后，在限定時間內把自己形成積累的檔案整理成卷移交給兼職檔案員。

2 基層司法所業務檔案成分

基層司法所的業務檔案主要有民事調解檔案、安置幫教檔案、普法依法治理檔案、法律援助檔案。如民事調解檔案包括：上級司法行政機關印發的民事調解工作文件，各村、各組民事調解委員會及其成員名單及民事調解員備案材料，民事糾紛信息員名單，民事調解過程中的各種文書，半月民事糾紛排查調解工作登記表、每月民事糾紛排查統計報表，重大節日和敏感時期集中排查和專項治理過程中的通知、意見、總結、報表等。又如安置幫教工作中的各項管理制度、考核指標、考核細則、責任書，刑釋解教人員銜接、登記、就業安置、社會保障材料，幫教志愿者名單、聘書、幫教措施、活動記錄、幫教對象的動態情況等。

3 基層司法所業務檔案整理與歸檔

3.1 分類與組卷?；鶎铀痉ㄋ鶚I務檔案的分類主要是依據其職能和承辦的各項法律事務進行分類，一般分為司法行政、民事調解、矛盾排查、安置幫教、普法宣傳、綜合治理等。其整理方法是：擔任法律顧問的業務檔案按單位組卷，代理民事、經濟、行政訴訟，辦理非訴訟的法律事務，調解糾紛的業務檔案是一案一卷；安置幫教檔案實行一人一檔、按人組卷；代寫法律文書、辦理見證、公證業務分別按年度組成專卷。對一些不能附卷的實物證據，在拍照的同時，詳細記載證物的具體情況及證物處所后歸入相應的案卷里。

3.2 排序與裝訂。排序分為卷內文件排序與案卷排序，卷內文件排序大多按照承辦各項法律事務的客觀進程和材料形成的先后順序結合材料的主次進行排序，如民事糾紛調解卷排序為調解協議書、申清書或訴狀(口頭申請、起訴應有筆錄)、通知存根、答辯狀(口頭答辯應有記錄)、調查材料、調解筆錄、回訪表等。安置幫教卷的排序為安置幫教責任書、落實幫教情況表、談話記錄、回訪調查表、通知書、政策法規文件等。案卷排序即案卷編號，按年度、類別分別編流水號。

基層司法所的業務檔案紙張及其目錄、封面、備考表統一為A4幅面，在案卷裝訂前要進行必要的技術加工。大于A4幅面的折疊，小于A4幅面的要加邊，不耐久的制成材料要復印，還有一項特殊要求是字跡難以辨認的材料要附上抄件。

基層司法所的檔案裝訂雖然也是三孔一線法，但與一般單位的檔案裝訂相比還有一項特殊要求，就是必須在裝訂線上貼上事先印制好的司法所專用封簽。

4 案卷的移交

承辦人在辦結法律事務一個月內完成立卷，并移交給檔案管理人員，檔案管理人員對承辦人移交的案卷進行嚴格的檢查，對符合立卷要求的予以接收，對不符合立卷要求的退回承辦人重新整理裝訂。

對于移交的檔案要填寫檔案移交登記卡，寫明移交日期、案卷名稱，由移交人簽名。涉及國家機密和個人隱私的案卷應列為“密卷”，在歸檔時由檔案管理人員在案卷封面右上角加蓋“密卷”章。

5 保管期限與鑒定銷毀

基層司法所檔案的保管期限一般分為永久、長期和短期，其中，長期的保管期限為15到20年，短期的保管期限為5到10年。

業務檔案實行定期鑒定銷毀制度，凡超過保管期限或者失去查考利用價值的檔案，由基層司法所提出鑒定意見，并登記造冊，報上級司法局批準后予以銷毀。對于安置幫教檔案五年內集中保管，超過五年的逐年退檔，但絕不能流失于社會。

6 檔案利用

上級業務主管部門因工作需要，在辦理借閱手續后可以直接調閱基層司法所的檔案；其他單位因工作需要，需憑有關部門出具的正式查卷函件，經所長批準，方可辦理查閱手續；因特殊情況必須借出的，應經上級業務主管部門領導批準，并辦理正式借據、限期歸還；對涉及國家機密、個人隱私的案卷以及當事人要求保密的案卷，一般不能借閱。

(張懷珍組稿，作者單位：鄧州市檔案局)