高校檔案信息化管理措施

隨著信息技術的迅速發展，檔案數字化、電子化、網絡化管理方法的推進，為保證檔案管理現代化與其他管理現代化的同步發展，我校確定了《中州大學檔案管理現代化五年規劃》，并將其列入了學校現代化建設整體規劃中。

早在2000年，我校就引進了珠海泰坦軟件，將檔案案卷目錄和卷內目錄進行了計算機錄入。現已建立了機讀目錄信息近5萬條，完成了數據庫建設，為電子檔案的制作奠定了基礎。

近兩年，我校以電子檔案查詢系統建設為重點，以增強檔案資源的開發利用效能為目標，全面提升檔案工作管理水平，取得了較好成效。歸納起來，主要做了以下幾方面的工作：

1 領導重視，投入到位

檔案基礎設施建設是加快電子檔案查詢系統及信息化建設的基礎和保障。在校領導及主管領導的大力支持下，學校行政大樓B座三層全部被劃為檔案用房，其中：庫房面積300平方米，安裝密集架14列68組。根據檔案庫房管理的“八防”要求，配備了防火防盜門、空調、七氟丙烷無管網滅火裝置、遮光窗簾、監控攝像頭、溫濕度測試儀等設施。陸續添置了高配置的電腦、打印機、數碼相機、掃描儀等，為檔案信息化建設提供了設備支持。

2 加強人才隊伍建設

我校檔案工作委員會多次召開會議，進一步統一了檔案管理人員的思想認識，搞好電子檔案查詢系統建設，不僅是提高檔案部門的現代化管理水平、促進檔案事業新發展的需要，而且是檔案干部適應新形勢、迎接新挑戰，提高自身業務素質的需要，更是檔案工作實現以人為本，搭建服務師生新平臺的迫切需要，從而增強了檔案人員的責任感和緊迫感。

熟練掌握信息管理技術，是信息時代對檔案工作者的新要求。我校通過集中培訓、平時自學“走出去、請進來”等方式，加強了對相關人員計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識和英語的培訓，注重學以致用，提高了操作能力。同時，我們還成立了電子檔案查詢系統建設領導小組，配備了兩名業務能力強的專業技術人員，保障了電子檔案查詢系統建設工作的穩步推進。

3 加快室藏紙質檔案數字化建設工作

從今年開始，我們將2008年全年紙質檔案及查詢利用率較高的歷年招生審批表進行了數字化處理，共掃描2萬余頁，實現了檢索調閱、隨機打印，改變了頻繁調卷復印的方式，有效地保護了檔案原件。

檔案的掃描是一項復雜、瑣碎的工作。在電子檔案的轉換、處理、存儲、整理、歸檔、利用的整個過程中，信息掃描錄入是基礎環節，也是重要環節，檔案的檢索、利用都要在其基礎上展開。在工作中，常要面對一些早年的檔案字跡不清、紙張破損等情況，檔案掃描人員不僅要熟悉相關設備的性能，還要具有檔案保護意識，根據實際紙張的情況，作出合理判斷。并采取適當方法，運用專業處理軟件認真細致地加工處理，將檔案的原貌展現在利用者面前，而且能很好地保護檔案，達到制作電子檔案的目的。

4 在加強室藏檔案數字化處理工作的同時，對新接收檔案實施紙質與電子版“雙軌制”

實行“雙軌制”，能確保室藏檔案的科學保管及保護，做好電子檔案的前期準備工作。

我校在檔案信息化管理方面所做的工作，得到了省、市檔案局等有關上級部門的充分肯定。2008年，河南省檔案局授予我校“科技事業單位檔案管理省級先進單位”的榮譽稱號，市人事局、市檔案局聯合授予我校“2007～2008年度鄭州市檔案工作先進集體”的榮譽稱號。

通過實踐，我們認識到高校電子文件的管理目標是實現對電子文件整個生命周期的有效管理和開發利用，保證其真實性、完整性和有效性，實現文檔一體化，確保電子檔案的長久保存和有效利用，使之更好地為高等教育改革發展和人才培養服務。

加快檔案信息化建設，需要更新我們的知識領域。在此，也希望上級部門多搞一些業務培訓，使檔案從業人員盡怏掌握新知識、新理論和新技能，以適應現代化管理的需要。同時，我們真誠希望與兄弟院校和其他單位之間多溝通、多交流，以求共同提高、共同發展。