高校會計檔案管理

高校的會計檔案既是記錄和反映高校經濟業務的重要史料和證據，又是高校檔案的重要組成部分。如何管理好高校會計檔案，采取相應的措施，尋求解決的辦法，是高校檔案管理面臨的一個重要問題。

1 高校會計檔案管理的內容

依據《會計檔案管理辦法》，會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。其具體包括：①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產賬、輔助賬、其他會計賬簿；③財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；④其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；⑤電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等。另外，還有：每年一次的數據庫備份；財務軟件升級前的數據庫備份；打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料；每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本；所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件；其他應該存檔的有關資料或數據等。

2 高校會計檔案管理存在的問題

2.1 對會計檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄。有些單位的領導和財務人員對財務檔案工作缺乏足夠認識，存在應付思想，特別是認為當前高校財務工作中大量原始憑證的整理，是件費時、費力的事情，不把整理歸檔工作列入單位的議事日程中。

2.2 會計檔案人員素質有待提高。目前，許多單位沒有專職的會計檔案管理人員，缺乏工作經驗，整理出來的財務檔案案卷質量不高、裝訂不規范，難以保證檔案的完整性和安全性。我校以前的會計檔案管理人員，都是會計兼職，由于工作量大、內部人事變動快，只各自保管經手的年度會計檔案，以致有十年的會計檔案資料沒有及時向學校檔案管理機構移交。

2.3 各高校財務檔案工作均不完善、不規范，未設置檔案工作機構。檔案工作由不同人員兼職，如會計檔案的裝訂由各會計人員完成，檔案的歸檔由辦公室人員完成等。管理環節的分散造成了檔案管理工作各環節的不規范，設施也不完善；沒有專門的檔案庫房，不符合“八防”要求；無檔案檢索工具，查找不方便；紙質檔案和磁質檔案未能同步歸檔；會計檔案的鑒定、銷毀工作不受重視，即使超過保管期限數年，也不愿銷毀，影響了學校會計檔案管理整體的質量。

3 高校會計檔案管理存在問題的解決辦法

3.1 提高認識，加強領導。主管領導要高度重視財務檔案工作，實行一把手負責制，明確專人負責會計檔案的收集、整理、歸檔和查閱等日常工作。牢固樹立起良好的財務檔案意識，按照《關于財務檔案管理工作的規定》，認真做好高校會計檔案的管理工作。

3.2 強化會計檔案管理人員素質。高校會計檔案管理工作要適應不斷發展的新形勢需要，對會計檔案管理人員，進行多途徑、多形式的培訓學習，不斷更新其知識結構，強化其時代意識、信息意識、市場意識和法制意識，按照管理標準對高校會計檔案進行科學的分類、整理、編目和立卷、檢索工作。

4 建立健全高校會計檔案管理的規章制度

將檔案管理工作納入學院工作的總體規劃，制定檔案工作管理目標，明確責任，建立健全檔案管理制度，如《會計檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《會計檔案保管制度》、《會計檔案保密制度》、《會計檔案移交、銷毀制度》、《會計檔案查閱制度》等，使會計檔案管理工作有章可循。

5 優化管理手段，提高現代化管理水平，服務學院建設

大力改善高校財務檔案工作的硬件設施，確保檔案的安全完整。一是及時添置、更新檔案室部門設備，如防盜門、空調、溫濕度計、滅火器等；二是加快檔案工作的現代化步伐，配備計算機、打印機、復印機、去濕機、掃描儀等現代化辦公設備；三是對財務檔案基礎信息實行計算機存儲，方便查閱，為各類財務檢查提供了真實依據。

6 充分發揮財務檔案的潛在作用

一是編制檔案檢索，編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檔案檢索工具、索引。二是運用汁算機進行檢索，確保調檔迅速準確，提高工作效率。三是建立會計檔案統汁臺賬。如會計檔案查閱登記簿、文書檔案匯總登記簿、會計檔案數量統計臺賬、會計檔案移交清冊等。四是將基建會計檔案分開編號存放，并將各項基建合同、協議等資料作為原始憑證，一同歸檔。五是利用各種財務基礎數據資料分析高校經濟發展，財務運行中的特點及存在的不足，研究預防對策，為領導決策服務、為學院服務。