城建檔案的動態管理

1 城建檔案系統工程的概念、內容與特點

1.1 城建檔案系統工程的概念。城建檔案系統工程是若干不同種類的城建檔案和相關工程檔案通過科學方式重新組成的一個集合體，它是將規劃、設計工程項目檔案根據不同的工作需要進行綜合加工，按專題重新組成的城建檔案的集合體。

1.2 城建檔案系統工程的基本內容。城建檔案的管理，以工程檔案為例加以說明，目前是以單位工程為保管單位進行管理的。而城建檔案系統工程的管理是以一條街、一個小區等為一個專題進行管理的。一個專題包含了存在特定有機聯系的諸多單位工程的科學整合，還包含檔案的保管、利用、編研、開發等諸多方面，是集多種類、多專業檔案的組合管理。其最大特點是把不同種類的城建檔案歸納到一個專題之內，形成了該專題的一套新的、完整的檔案管理系統。

1.3 城建檔案系統工程的特點。一是完整性。它是某一系統工程所有檔案要素的集合體，有關信息通過計算機有序組合，沒有遺漏。二是系統性。它是對某一系統工程某一專題深層次開發、綜合、提煉的成果，應該是對相關要素徹底開發、利用、融合的成果，符合用戶系統利用的需求。三是便捷性。城建檔案系統工程的成果在電子地形圖上一目了然，只要輕輕一點，相關系統工程的各要素就顯現出來。

在城建檔案管理工作中，由于接收檔案的時間不同、類別不同，在向社會提供檔案利用時，如能實施城建檔案系統工程動態管理的方式，實現多數據和多種檔案的綜合利用，將極大提高檔案的利用效能。

2 實行城建檔案動態管理與傳統管理方式的區別

第一，綜合管理與單一管理的區別。目前，城建檔案館計算機的管理系統，僅作為一種目錄檢索工具在使用，管理比較單一，遠遠不能適應城市建設發展的需要。而城建檔案系統工程的管理方式是從單一管理向多元化管理及綜合管理轉化，可以提供一個個專題的綜合性信息和各種相關信息，方便、明了。

第二，內在管理與外在管理的區別。傳統的城建檔案管理僅僅是對檔案存儲式的管理，而城建檔案系統工程的管理主要體現在對檔案內在信息充分開發利用的管理。它針對檔案內容，通過檔案的重新組合，運用計算機將相關城建檔案各類信息進行了綜合加工管理，利用者查閱信息簡捷、方便，易于接受。

第三，主動管理與被動管理的區別。目前，城建檔案接收進館后，利用率低，絕大多數利用者在查閱信息時，城建檔案部門也是被動地為利用者提供調卷。而按城建檔案系統工程要求重新組合后輸入計算機，把接收進館的檔案主要內容和相關要素反映在電子地形圖上，通過信息傳遞，提供給政府機關管理部門和社會利用者，將能實現主動服務。

3 城建檔案動態管理方式在實際工作中的作用

實行城建檔案動態管理方式對城建檔案的業務指導、檔案的保管和利用、檔案信息的開發、檔案的編研都具有革新和全面提高的作用。

一是加強了館藏檔案的全面管理。在實施城建檔案系統工程的動態管理中，對進館檔案進行了重新整合，對各專題的全系統檔案進行了管理，并可了解該專題所有項目檔案的完整情況。由于全國各城建檔案館主要成立于20世紀80年代，之前的很大一部分城建檔案分散在建設系統各單位保管，很多重要的建筑物、構筑物檔案沒有接收進館，通過實施檔案系統工程，有針對性地接收沒有進館保存的檔案或補充檔案，可進一步提高進館檔案的數量和質量。

二是對檔案的保護工作有了進一步的提高。實行城建檔案系統工程管理，為檔案保護創造了良好的條件。很多利用者通過計算機讀取數據，并將所需要的材料打印出來，不必調閱檔案，有效地減少了檔案直接磨損，最大限度地延長了檔案壽命。

三是開發檔案信息，服務城市建設。通過城建檔案系統工程管理，能大力開發檔案信息資源，為各建設單位和施工單位提供需要的檔案，最大限度地為城市建設服務。如城市地下管網可以科學地規劃、建設；道路可以避免“拉鎖”式的建設狀態，也可以避免由于施工挖斷管線造成損失。

城建檔案動態管理模式使檔案信息更全面，傳遞更迅速、標準。這種新的管理模式必將打開城建檔案工作“由被動服務到主動服務”的局面。