淺談當前檔案信息資源管理

基本建設檔案是醫院檔案的組成部分，是專業檔案的一種。它是各種建筑物、構筑物、地上與地下管線等建筑工程在規劃、設計、建設、維修和使用管理活動中形成的信息材料。它是以文字、圖及聲像等載體形式記載的狀況和結果；它既是建設過程中的真實記錄，又是建設發展的重要基礎和依據。

1 醫院基本建設檔案管理的現狀

1.1 檔案隊伍整體素質、業務水平有待提高

檔案人員檔案意識淡薄，檔案基礎理論不扎實，不熟悉檔案工作規律、分類方法及有關規范；檔案管理人員與基建人員不協調，缺乏對基建專業知識的了解，不能熟練掌握計算機技術，信息化水平不高。

1.2 收集難度較大，收集不夠齊全

完整的基建工程項目，要經過建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等多部門收集，使收集工作難度增加。基建隱蔽工程和管網等，也導致了相關檔案資料的疏漏或缺失。有的建設工程因資金不到位，施工方因故拖、緩，有的工程設計變更多，或者監理單位監管不力等，這些都影響了檔案資料的收集。

1.3 歸檔文件材料不規范

由于收集單位多，各單位管理方式不一致，使檔案資料不規范。如各種簽字使用不耐久的字跡，材料和圖紙不注明日期；合同、質檢報告等用私章或計算機打印代替簽名；有的只有施工單位申報內容，無監理單位審批意見，有的歸檔文件中有大量復印件等。

1.4 竣工圖編制不標準、不規范

由于設計單位、施工單位、建筑單位單方面的變更，溝通不及時，竣工圖沒有根據設計變更通知單作相應的修改；有的竣工圖成為所謂的“示意圖”；有的施工單位將原施工圖與變更圖加蓋上竣工圖章就合成了竣工圖；有的用施工圖代替竣工圖，圖中無任何標志說明，有的沒有加蓋竣工圖章等。使竣工圖紙失去準確性，造成竣工圖與實物不符。

2 基本建設檔案管理的相應對策

2.1 完善制度，強化控制，規范管理

設立檔案管理機構，健全檔案管理制度。根據基建檔案形成的規律和特點，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目。結合本單位的實際情況制定基建檔案管理細則，明確本單位基建檔案的各種要求，規范從開工到竣工驗收全過程的歸檔行為，在項目建設過程中全面推行檢查制度和檔案驗收制度。充分發揮施工方和監理方的作用，確保檔案收集的完整、準確。

2.2 加強檔案隊伍建設，提高檔案人員素質

開展系統培訓。如崗前培訓、學歷培訓、專業學歷教育等，著力提高檔案人員的理論知識和業務能力，同時要結合基建項目的特點，采取創新檔案培訓方式，邀請設計單位、施工單位、監理單位的檔案管理人員共同交流檔案業務，使培訓內容豐富，針對性強，便于操作，并要加強計算機及網絡知識的應用。

2.3 加強領導，強化檔案工作

檔案工作的開展離不開領導的支持，要建立檔案工作領導責任制，將基建檔案工作納入議事日程，對工程檔案集中統一管理。定期召開參建單位檔案管理會議，協調和解決檔案材料在收集和積累過程中的實際問題，不斷總結經驗和教訓，使檔案工作順利進行。

2.4 嚴把檔案驗收關，確保檔案質量

在合同條款中增加檔案條款，要把檔案編制與工程結算掛鉤，對工程檔案資料整理工作實行績效考核，并與晉升掛鉤。嚴格把關，認真審核，主要審核文件是否為原件，文件的簽名、蓋章手續是否完善，文件的內容是否填寫完整，文件中數據是否存在涂改現象，竣工圖是否規范等，確保歸檔文件的真實準確。

2.5 開展基建檔案的價值鑒定與基本建設信息資源的利用工作

隨著醫院基本建設的快速發展，基建檔案數量日益增加、內容不斷豐富，利用、查詢頻繁，檔案部門要做好基建檔案的科學有序管理，開發檔案資源，提高檔案的利用率。同時，有些建筑被拆除，其檔案依然占用庫房的情況大有存在，開展價值鑒定工作勢在必行，檔案人員應以認真負責的態度進行價值鑒定。