中小民營(yíng)企業(yè)檔案管理特點(diǎn)與方法

中小型民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織具有“私有性”與投資主體的“多元性”、經(jīng)營(yíng)機(jī)制的“自主性”與“靈活性”、數(shù)量多但組織規(guī)模小、變動(dòng)頻繁、無(wú)主管單位且家族式管理居多等特點(diǎn)，其檔案管理相對(duì)滯后。研究其檔案管理的特點(diǎn)和方法，有助于以點(diǎn)帶面，促其重檔建檔實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，為企業(yè)發(fā)展起助推作用，也是“服務(wù)民生”的實(shí)際舉措。

1 中小型民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織檔案的特點(diǎn)

1，1權(quán)屬的“私有性”。多數(shù)民營(yíng)企業(yè)主認(rèn)為他們所保管的檔案，是屬于他們個(gè)人所有的，可以任意處置，忽略了對(duì)國(guó)家、社會(huì)及他人的作用，表現(xiàn)出較強(qiáng)的“私有”觀念。

1，2形式的“單一性”。對(duì)于不同規(guī)模的企業(yè)來(lái)說(shuō)，形成檔案的種類和數(shù)量差距很大。很少發(fā)現(xiàn)有紅頭文件，其中不乏一些政策法規(guī)性文件，但絕大多數(shù)為合同或契約，檔案內(nèi)容形式較為單一。

1，3載體的“多樣性”。有紙質(zhì)、光盤、照片、錄音、錄像、實(shí)物等載體，形式多樣。

1，4利用的“原始性”。民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織法人代表檔案意識(shí)淡薄，檔案管理原始，對(duì)檔案在展示和傳承企業(yè)文化、企業(yè)形象、企業(yè)精神等方面所起到的重要作用認(rèn)識(shí)不深入。

2 中小型民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織檔案管理滯后的主要成因

2，1檔案意識(shí)淡薄。中小型民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織的創(chuàng)業(yè)者們大多“小農(nóng)思想”和“市民意識(shí)”較濃，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目光，認(rèn)為只要企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益好，有無(wú)檔案無(wú)所謂，因而不愿建檔，造成企業(yè)重要檔案的流失。

2，2管理理念陳舊。民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織大都采取“家族式”管理方式，主觀隨意性很強(qiáng)，不重視內(nèi)部規(guī)章制度的建立和檔案的管理，與規(guī)范、有序、高效的現(xiàn)代化管理理念格格不入。

2，3規(guī)避責(zé)任心理。在社會(huì)缺乏誠(chéng)信、市場(chǎng)監(jiān)管不力、法制不甚健全的大環(huán)境下，有些民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織規(guī)避法律法規(guī)，非法違規(guī)經(jīng)營(yíng)，形成了一些不光彩的記錄，他們不愿意因?yàn)榻n而埋下日后被法律追究的隱患。

2，4檔案宣傳不力。檔案行政管理部門在檔案工作政策法規(guī)的宣傳、引導(dǎo)方面以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)機(jī)的選擇、服務(wù)的方式方法等方面都存在著一些不切合實(shí)際之處，缺乏對(duì)民營(yíng)企業(yè)主建檔意愿的充分了解。

3 檔案行政管理部門的應(yīng)對(duì)方法

3，1要加大宣傳力度。要充分利用廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化媒體，大力宣傳檔案法律法規(guī)、檔案及檔案工作的重要性等，使民營(yíng)企業(yè)主增強(qiáng)檔案意識(shí)，樹立“一紙丟失，千金難求”和憑“檔”維權(quán)的觀念。

3，1，1要抓重點(diǎn)、樹典型，示范帶動(dòng)。選擇有一定檔案工作基礎(chǔ)的民營(yíng)企業(yè)，爭(zhēng)取企業(yè)主的支持，著力培育，使其成為檔案管理規(guī)范化的典型。通過(guò)召開現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，營(yíng)造聲勢(shì)，借機(jī)宣傳，以點(diǎn)帶面，形成輻射效應(yīng)。

3，1，2積極協(xié)調(diào)與民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織聯(lián)系較多的國(guó)家行政部門，如：工商、稅務(wù)、民政、勞動(dòng)、統(tǒng)戰(zhàn)等單位，強(qiáng)調(diào)保存憑證的重要性，借力宣傳。

3，1，3要深入調(diào)研，注重收集、匯總民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織檔案利用效果典型實(shí)例，以鮮活、生動(dòng)的利用效果巧妙宣傳，將會(huì)收到事半功倍的效果。

3，2要探索適應(yīng)中小型民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織檔案管理的新模式。從民營(yíng)企業(yè)的實(shí)際需求出發(fā)，檔案行政管理部門要改變“重指導(dǎo)、輕服務(wù)”的思想意識(shí)，為民營(yíng)企業(yè)提供“主動(dòng)、超前、全面、個(gè)性化”的服務(wù)。

3，2，1要樹立創(chuàng)新和服務(wù)意識(shí)。要主動(dòng)深入企業(yè)，了解民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織的實(shí)際狀況和現(xiàn)實(shí)需求，并根據(jù)中小型民營(yíng)經(jīng)濟(jì)組織現(xiàn)有和將產(chǎn)生檔案的數(shù)量、內(nèi)容、載體形式，制定出符合民營(yíng)企業(yè)科學(xué)合理的指導(dǎo)方案。

3，2，2要制定便民服務(wù)配套措施。包括為中小型民營(yíng)企業(yè)建檔提供“一條龍”服務(wù)：無(wú)償提供技術(shù)咨詢、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無(wú)償為民營(yíng)企業(yè)進(jìn)行檔案鑒定、監(jiān)銷；無(wú)償提供檔案法律知識(shí)咨詢、法律援助及檔案利用咨詢等。

3，2，3要建立長(zhǎng)效服務(wù)機(jī)制。要通過(guò)采取定期、不定期的回訪和跟蹤，通過(guò)多次現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)不斷提高中小型企業(yè)檔案員專業(yè)水平，逐步使其檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，從而帶動(dòng)新生的民營(yíng)企業(yè)自覺(jué)、主動(dòng)建檔。

3，3加強(qiáng)監(jiān)管?！皟墒侄家?，兩手都要硬”，主動(dòng)熱情服務(wù)，對(duì)于違反檔案法律法規(guī)的行為要及時(shí)糾正。要依法加強(qiáng)執(zhí)法檢查和監(jiān)督，同時(shí)與有關(guān)部門加強(qiáng)聯(lián)系，形成“以我為主、齊抓共管”的工作格局。