檔案服務現狀及對策分析

張喜華

（哈爾濱游樂園，黑龍江 哈爾濱150000）

服務是檔案工作的本質屬性和目的，檔案館的社會價值也通過提供檔案服務來體現。社會經濟結構的變化以及網絡技術的飛速發展給檔案工作帶來新的機遇和挑戰，如何提高檔案服務質量和水平是檔案部門面臨的重大課題。

1 檔案服務工作現狀

現行的檔案服務主要提供包括計算機檢索服務、檔案外借服務、檔案閱覽服務、檔案陳列展覽服務、復制服務和咨詢(證明)服務等常見的傳統服務方式。

1.1 計算機檢索服務

檔案部門利用計算機進行檔案文獻檢索，即從輸入提問到輸出檢索結果，是人機對話的檢索方式。大大提高了檢索效率。

1.2 檔案外借服務

利用者為了某種需要將部分館藏檔案借出檔案室外，自由閱讀。主要包括四種服務方式，即個人外借、科室名義外借、預約外借和流動外借。這種方式對利用者而言直接、方便，但不利于其他人的利用和檔案的保護。

1.3 檔案閱覽服務

這是檔案部門通常采取的服務方式。綜合檔案室辟有閱檔室，供利用者進行借閱利用。對檔案部門而言，這種方式有利于檔案的管理，能及時收到利用者的反饋信息，便于利用者和檔案室之間的雙向溝通。

1.4 檔案陳列展覽服務

綜合檔案室按照某一檔案信息主題。組織檔案展覽。這種方式宣傳范圍廣泛，內容具體、直觀。易吸引利用者，反響較大。但由于受場地制約，不能經常開展。

2 檔案服務工作面臨的問題

檔案部門要想完善服務功能，提高檔案部門社會認可度，就必須不斷提高其服務質量和水平，目前我國檔案服務過程中存在的問題主要表現為。

2.1 利用手續繁雜

受檔案保密性質及我國長期以來形成的封閉性檔案管理體制影響，檔案利用者若想獲取相關檔案信息，需向相關部門提交申請、等待批復等繁雜手續，影響檔案信息的及時獲取和用戶對檔案利用的積極性。

2.2 服務內容簡單

目前我國檔案館提供的服務很大程度上局限于檔案實體服務，忽視檔案深層次開發。這種提供原始檔案信息的簡單服務很難滿足信息社會條件下檔案用戶高層次、個性化的需求。

2.3 服務方式落后

多數檔案機構仍沿用傳統的管理模式，檔案數字化進程緩慢，網絡環境下軟硬件設施不完備，檔案網站建設不完善，用戶獲取檔案信息受時間、空間因素影響，傳統的手工檢索方式也制約著檔案服務水平的提高。

3 完善檔案服務工作的相關對策

3.1 強化檔案服務理念

檔案工作是聯系過去、現在和未來的紐帶，是各項工作的重要組成部分。檔案部門要更新服務理念，明確檔案館的功能就是為用戶提供各種服務，要改變過去的陳舊思想。把維護檔案完整與安全的責任感和提供檔案為社會服務的使命感結合起來，強化檔案信息資源共享和以人為本的服務理念，主動提供服務。

3.2 深度開發檔案信息資源

檔案服務水平的高低很大程度上是由服務內容的質量決定，檔案部門應積極開展檔案信息資源開發利用工作，挖掘檔案信息深層次內容，如檔案編研、開展定題服務等，通過最便捷的方式將最優質、最有價值的檔案信息提供給利用者。此外，檔案館在完成公益性服務的同時，也可開展各種類型檔案信息增值服務，根據用戶特殊需要，對零散無序、形式各異、內容交叉滲透的信息進行深度加工，形成新的信息產品提供給用戶，從而提高效用，實現信息的增值，這種有償服務不僅可以彌補國家投資的不足，也可以促使檔案館有自我生存的發展能力。

3.3 規范檔案管理利用制度

檔案用戶能否及時查到他們所需要的檔案信息，是衡量檔案服務水平的一個重要標志，為提高檔案利用效率，克服傳統服務方式程序復雜的問題，檔案部門在制定和實施檔案管理制度過程中，必須突破原有體制的限制，將檔案科學管理和提供服務真正結合起來，建立規范化的檔案服務流程，簡化檔案利用手續，為用戶提供制度保證，在確保檔案信息安全使用的前提下，消除利用過程中不必要的限制和步驟，確保用戶所需的檔案信息能在最短的時間內得到回復。

3.4 推進檔案信息網絡化服務

網絡技術的迅猛發展在對檔案服務提出新要求的同時也給檔案服務帶來新的契機，檔案部門應不斷推進檔案信息資源的數字化、網絡化建設，建立健全的內部服務網和公眾服務網，發揮檔案網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口，充分利用網絡的優勢提高檔案信息資源的應用水平。此外，建立以電子計算機、數據庫和網絡為基礎的現代電子型檔案信息服務模式，利用電子閱覽室的多媒體技術和遠程通信技術，連接國際互聯網，通過網絡發揮各綜合檔案館館藏的綜合優勢，形成互補效應，打破區域界限，從更廣的空間加強聯系，提供綜合服務，使檔案的利用向廣泛、縱深發展。

3.5 提高檔案工作人員的素質

在檔案服務過程中，工作人員的能力素質是決定檔案服務質量好壞的關鍵，特別在新的歷史條件下，加強人才培養，提高檔案管理工作隊伍整體素質已成為檔案工作的重要任務。檔案部門要確定專人管理檔案，積極選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員專業理論水平，注重檔案工作人員對現代化設備的操作技能，提高其整體素質，服務檔案工作。

3.6 進一步做好檔案資料的基礎工作

要依法加強對檔案業務的指導和監督，完善檔案管理辦法。建立標準體系，使檔案的管理、歸檔和利用達到標準化和規范化要求。特別是當前電子技術、網絡技術等高新技術在檔案事業中逐漸得到應用，更要加強管理、指導和監督，制定與之相適應的管理辦法。要使檔案變成有保存價值的歷史記錄，給人們提供利用才是檔案管理的最終目的。這就要求檔案工作者要有正確的觀點和正確的方法論，要有敏銳的眼光和精湛的檔案專業技術。

3.7 加強檔案業務培訓，提高檔案工作者的素質

首先，要抓好檔案工作者的思想政治素質教育，特別是職業道德教育。要使檔案工作者樹立正確的世界觀，樹立兩個文明建設服務的觀念。其次，要提高檔案工作者的實際工作能力和創新精神，這也是素質教育的重點。由于科技的進步。檔案的管理手段也在發生變化，檔案的載體形態、管理程序、技術方法等都發生了變化，這些變化對檔案人員的工作能力提出了新的要求。因此，必須對檔案人員進行業務培訓。以增強他們的工作能力和創新能力。

3.8 跟上形勢，更新觀念，搞好服務

檔案工作具有案頭工作性質，而案頭工作很容易讓人們忽視外界環境的變化，這也是一些檔案人員思想滯后的原因。進一步更新觀念，變被動服務為主動服務，努力培育檔案咨詢體系，使檔案咨詢服務成為各部門依法利用檔案的好形式。

4 結束語

隨著社會對檔案認識的不斷深入以及人們檔案信息需求的不斷增強，檔案服務在社會活動中越來越受到重視，信息社會的到來，要求我們改變傳統檔案管理服務模式，不斷強化檔案服務功能，創新服務模式，使檔案更好地為經濟建設和社會發展服務，特別是伴隨《政務信息公開條例》的實施，檔案館成為政府信息公開的場所，這就對檔案服務提出更高的要求，因此，如何發揮檔案服務職能、與時俱進，是檔案部門必須重視的永久性課題。

[1]趙丹陽.數字檔案館知識服務模式及其評價研究[J].吉林大學，2009-05-20.