公路工程技術檔案管理存在的問題及對策

劉 麗 劉碧林

（1、宿遷市港口管理局，江蘇 宿遷 223800 2、江蘇省交通科學研究院宿遷分院，江蘇 宿遷 223800）

1 當前公路工程技術檔案工作存在的問題

1.1 企業領導思想上存在某些模糊認識

一是現階段國家對檔案管理評比、達標、升級活動暫停，行政主管部門硬性干預減少，由此認為檔案管理工作無關緊要；二是隨著經濟體制的改革，實行社會主義市場經濟，企業有更多的自主權，由此認為檔案管理是計劃經濟的產物，現在可以不要了；三是現在企業推行ISO9000標準質量體系認證，其中有文件和資料控制的要素或過程，于是認為ISO9000標準認證可以包容全部的技術檔案管理。基于這些思想和認識，有的企業的檔案管理機構被撤消或合并，人員裁減或分流，檔案管理職能削弱或很少有人過問，正常的業務工作也沒有系統地開展起來。

1.2 管理網絡的不健全

一是企業沒按行政、經營、施工生產技術、科研、基本建設、財會、人事、儀器設備等形成綜合性檔案管理，而是片面追求經濟效益，重經營、財會檔案，輕施工技術、安全檔案管理者屢見不鮮，造成公路工程技術檔案管理上無統管部門、下無對口管理人員的局面；二是未針對施工企業分散、流動、線長、面廣的特點實行動態管理。作為企業的決策層，只要求基層施工單位能向建設單位交工驗收，向公司上交利潤就行了，而不管技術文件資料如何管理，以致出現以利代管，以包代管的情況，致使公路公路工程技術檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和開發等六大功能嚴重失控；三是有些企業雖然經過ISO9000標準認證，實施文件和資料控制程序，但是缺乏施工技術管理、技術進步工作管理等詳細的文件作支持，使施工技術檔案管理無有效的文件化的企業法規可循。

1.3 管理水平滑坡

主要表現在以下幾方面：

首先是無約束機制。80年代初，國務院要求加強企業管理的基礎工作，隨后全國絕大部分施工企業的檔案管理都分別達到國家級或省、部級的一、二級管理水平。但是，經過轉軌改制后，企業在無外來壓力的情況下，普遍未建立自我約束機制，大多存在管理松、散、懶、軟的現象，只要能應付交工驗收就算大功告成。

其次是由于無統管部門及管理網絡，分公司、項目部各自為政，各行其是，致使技術文件、資料、記錄與工程失去同步，圖紙資料殘缺不全，質量記錄不夠完善，各類報告簽證不齊，資料散落在少數技術或質檢人員手中，尤其是分承包方的資料嚴重失控；即使由分公司或項目部收集起來的資料、記錄，其保管也缺乏適宜的條件和措施，使技術資料流失、泄密、損壞的情況時有發生。

第三是缺乏足夠勝任的技術檔案管理人員，某些臨時的兼職管理人員素質令人堪憂；基層施工單位的資料員，雖然經過崗前培訓，企業也通過ISO9000標準認證，實施了文件和資料控制程序，但所能控制的充其量是與質量管理或與交工驗收相關的局部文件和資料。由于沒有經過檔案管理的系統性培訓，他們普遍缺乏對檔案的分類、范圍、立卷、編目、排列、鑒定、保管、利用等全面的知識和實踐經驗。此外管理手段和方法落后，沒有充分利用微機進行編目、檢索、統計和開發等輔助管理。

2 解決問題的對策

2.1 提高認識，轉變觀念

企業各級領導要適應新的經濟體制和經濟秩序的需要，要樹立現代企業科學管理的思想，要認識到技術檔案是企業的重要資源，是管理決策的基礎，是企業管理的有效工具。把公路工程技術檔案管理好，有利于經營決策，如借鑒施工過的施工組織設計，可快速參與新的類似工程的投標競爭；有利于整合生產要素，降低工程成本，如參考已往的項目管理經驗和工程總結，結合新的工程實際實現管理不斷創新；有利于技術創新、提高工程和服務質量，如便捷地采用過去的"四新"資料，在即將開工的工程中實施持續改進；有利于維護企業的合法權益，如利用可追溯的各種技術文件、質量記錄去應對工程質量事故、糾紛、索賠。

2.2 要建立健全公路工程技術檔案管理體系

公司應設專職的技術檔案管理員，并組建技術檔案室；分公司應設專（兼）職的資料員，項目部應設兼職資料員，形成三級管理網絡。公司總工程師或副總工程師，分公司的主任工程師或分管技術的副經理，項目部的工程師或技術員分別負責領導監督各級的公路工程技術檔案管理，并對相應人員進行檔案管理業務的有效培訓和明確各自的職責權限。

2.3 制定切實可行的公路工程技術檔案管理制度

可以實行“統一領導、分級管理、定期檢查、年終考評”的辦法。要做好三個“結合”，一是與)ISO9000認證的內部審核相結合，在實施文件和資料控制程序時，細化公路工程技術檔案管理的內容，與內審同步進行審核；二是與工程交工驗收相結合，以工程質量記錄為主線，延伸到技術、安全、材料、設備等工程管理方面，在工程項目竣工時，由公司主管部門組織專業大檢查；三是與企業的承包經營相結合，把公路工程技術檔案管理納入一定的指標和考核內容，年終承包考核時進行獎罰兌現。

2.4 要明確工程技術資料管理范圍，以便規范各級管理人員收集、立卷、編目、鑒定、歸檔行為

根據國家和行業有關規定及施工企業的實際，大體上應包括以下范圍：圖紙會審；工程地質勘察報告、工程測量定位記錄及復核單；開工報告與審批資料；單位、分部、分項工程劃分文件；施工組織設計；施工技術方案及特殊工序施工技術措施；技術交底書；(施工總平面圖；設計變更與材料代用單；施工技術問題與質量事故處置記錄；現場協調會議紀要；設備、原材料、半成品合格證及各種檢驗、測試記錄；隱蔽工程記錄；工序交接記錄；施工日志；工程技術核對；預試車記錄；中間交接記錄；竣工報告與工程驗收書；竣工圖；工程回訪單；工程設計、預算、施工預算、工程決算；“四新”應用鑒定資料及審定的各級工法；有關工程的照片、錄像帶、錄音帶、軟盤等各種媒體資料；工程所獲榮譽資料（獎杯、獎牌、證書或文件及其他載體）；施工技術小結及工程總結；其他需要收集整理的資料。

3 結束語

總之，只要企業各級領導高度重視，專兼職管理人員認真負責，廣大員工積極配合，嚴格執行有關企業法規，輔以現代化的管理手段，常抓不懈，持之以恒，就一定能把施工企業的公路工程技術檔案管理工作搞好，為企業持續發展作出貢獻。

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[2]馬萍，溫瑾.規范公路工程技術檔案工作的思考[J].山西檔案，1997-10-30.

[3]單淑華，曹昕，孫小芹.公路技術檔案的作用和內容[J].黑龍江交通科技，1999-12-30.