企業檔案管理創新之我見

余小茹

（梅州市路燈管理處，廣東 梅州 514000）

1 創新是企業檔案事業快速發展的關鍵

所謂創新，就是人們根據預定的目的，調動已知信息、已有知識，開展創新思維，產生出某種新穎、獨特、有社會價值的新概念，或者新設想、新理論、新技術、新工藝、新產品、新成果的智力活動過程。也可以說，創新是使創新思維變為現實成果的過程。企業檔案部門結合自己的工作實際，推動企業檔案事業的發展創新，江澤民同志在報告中指出，“創新是民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力”，同樣，沒有創新，企業檔案工作就不可能在新的世紀贏得更大的發展；沒有創新，企業檔案工作就沒有生機和活力。

1.1 創新是企業檔案管理部門適應新形勢發展的客觀需要。企業檔案事業的創新是一個系統工程，在檔案事業中最為關鍵，處于核心地位。作為重要信息收集、貯存和開發利用的檔案部門，面臨著信息網絡化、檔案信息資源開發利用多樣化和管理現代化、以及文檔一體化等多方面的挑戰。要適應新的形勢，我們企業檔案管理部門必須深刻認識創新的重要性，并加強對創新和創新能力及創新服務的研究，培養創新意識，啟發創新思維，提高創新能力，勇于創新實踐，用創新拓展企業檔案管理發展空間，適應新時代對檔案工作的需要。企業檔案管理部門只要堅持創新，就能取得新的成績，得到新的發展。

1.2 創新將有利于提高企業檔案管理人員的研究能力和業務素質。創新是一個過程，是一種能力的體現。能力是人的素質在實踐中表現出來的實際本領、能量和熟練水平等，如檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研，以及檔案管理現代化設備的操作能力等等。創新能力與人的思維方式、認識水平、人格素質有著密切關系。當今社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對企業檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。企業檔案管理人員只有自身素質提高了，才有創新的愿望和追求，才有創新的智慧和本領。

2 增強企業檔案管理的創新意識

2.1 企業檔案工作管理思路的創新

創新行為，首先要有創新意識，有強烈的創新欲望，也只有如此才能有創新動力。科技要創新，體制要創新，企業檔案工作也要創新。長期單調而枯燥的工作方式、傳統而落后的工作方法，使得許多企業檔案工作者缺少創新意識和創新欲望，他們墨守陳規，按傳統辦事，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷人次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，企業檔案工作是否適應當前形勢和社會發展需要等等，卻一無所知，更談不上企業檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會。而服務的落伍，必將使企業檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變企業檔案工作既無動力，又無目標的狀況，應努力使企業檔案部門變成先行者，形成企業檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。企業檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識贏得利用者的滿意。因此，要使企業檔案管理部門創新成功，必須培養創新思維，只有具備了創新思維，才能為創新打下基礎。

2.2 企業檔案工作管理模式的創新

我國企業檔案工作有一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要，必須進行創新。其中包括檔案工作環節和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋。目前許多企業檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發現在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高我們的工作效率，這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是企業檔案的業務工作，還是企業檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

2.3 要不斷地加強企業檔案服務機制的創新

企業檔案服務機制的創新，不僅要在服務手段、服務方式、服務范圍上有新的發展，同時還應探索檔案工作體制上、工作方法上的創新。日常的企業檔案服務只局限在做好為本企業查閱利用檔案，而對本企業檔案如何主動為外單位、為社會服務，怎樣利用外單位檔案為本單位服務做得就很不夠，考慮得也很少。企業檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，企業檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發所看管的檔案財寶。

2.4 創新應以信息為基礎

信息是人們財富的標志，信息也是創新的材料和依據。企業檔案的現代化應與企業的信息化同步，企業檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。企業檔案部門還要建立上下左右的暢通信息網絡，運用現代化手段獲得社會上其他廣博信息，為創新提供依據。要努力實現企業檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高企業檔案工作技術含量和水平，使企業檔案管理手段由“舊”變“新”通過網絡搞信息化建設，因為企業沒有信息化建設，就很難與外界交往。利用現代計算機技術提供遠程服務，網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。信息化的迫切要求及飛速發展，對企業檔案部門提出了更高的要求。

我們正處在一個偉大變革的時代，與時俱進，開拓創新，是時代賦予我們的崇高使命，是企業檔案工作者永不放棄的努力，是企業檔案工作者鍥而不舍的追求。企業檔案工作者要繼續弘揚創新精神，銳意進取，創造出更多無愧于我們這個偉大時代的業績。只有不斷地創新，檔案工作才能有高度、有特色，企業檔案事業才能真正實現可持續發展。因此，企業檔案部門無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要要從本部門的檔案工作的實際出發，不斷研究新問題，探索新思路，采取新舉措，進一步拓展工作思路，牢固樹立服務第一和創新第一意識，勇于突破前人，突破自我，將企業檔案工作提高到一個新水平。

[1]龐然.淺議企業檔案管理創新發展[J].山西建筑，2008-05-10.

[2]楊瑾輝.論新形勢下企業檔案部門服務機制創新[J].平頂山工學院學報，2008-05-15.

[3]鞏穎勤.企業檔案管理創新工作的思考[J].河南理工大學學報 (社會科學版)，2008-07-25.