檔案管理電子化建設的必要性

田欣

（哈爾濱市軍隊離退休干部第四休養所，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 前言

眾所周知，人事檔案中蘊藏著豐富的信息資源。人力資源開發、管理，不僅需要人事檔案提供諸如員工基本情況、學習經歷、工作經歷、職務職稱等信息，還需要它提供反映員工創新能力、管理能力、性格特點、敬業精神、職業道德等信息，后者恰恰是目前企事業單位人事檔案中所沒能或記載不全面的。即便人事檔案中有考核材料，但在形式和內容等方面也不能滿足企業人力資源管理的需要。因此，必須探索和研究人力資源管理體系中企事業單位人事檔案管理的新模式。

2 事業單位人事檔案管理存在的問題

2.1 檔案重視意識淡薄。

隨著經濟體制改革和人事制度改革的進一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動日趨活躍，人才流動的結果打破了多年來不同所有制身份對人才合理流動的禁錮。部分人在重新擇業過程中追求自身價值的實現，認為人事檔案是組織政治化的產物，市場經濟適者生存，保存過去形成的人事檔案已失去現實意義，放棄舊的一切，才利于開創新的局面，于是就存在新招聘人員的檔案還長期滯留在原單位或人才交流機構，已解除勞動關系的員工檔案卻未能“檔隨人走”的現象。另一方面，部分傳統觀念對人事檔案管理的認識不足，片面認為，人事檔案管理只是一項靜止、簡單的工作，沒有必要耗費太多時間與精力。因而，人事檔案管理往往一人多職，硬件設施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標準化、規范化。

2.2 檔案管理規范缺乏

由于對人事檔案重視意識的淡薄，就存在人事檔案管理規章制度不健全或有章不循等問題。特別是在人事檔案的轉遞過程中，缺乏對起始工齡和工齡的延續性、特殊情況工齡折算、勞動合同簽訂的延續性等重要資料的檢查，該重要資料如有缺損，則檔案轉移次數越多越難以補充，對個人未來的切身利益影響越大。

在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、工作經歷等簡單材料，而對反映本人德、能、勤、績、執業資格評聘等動態材料收集歸檔不全、不及時，致使檔案不能客觀地反映一個人的全貌，造成了人為的“斷檔”現象的發生。

2.3 檔案管理隊伍削弱

由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧，業務素質不高。隨著當前企業規模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大。

2.4 檔案利用價值不高

正是由于反映個人工齡認定、勞動合同簽訂的延續性、德能勤績的綜合考核、執業資格評聘、職務升降等重要資料的不完善，輕視這些資料在人事檔案中的記錄，使得人事檔案不能客觀地反映本人的全貌，其利用價值被相對降低，從而導致企業對人事檔案管理意識的進一步淡薄，并步入惡性循環的軌道。

3 實行電子化建設的必要性分析

檔案信息電子化就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和進行不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案管理要注意這方面的發展動向，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。即建設人事檔案信息資源數據庫，實現信息資源的實時管理與利用，為將來“信息高速公路”中有流轉的檔案信息打下基礎。

3.1 人事檔案電子化管理的作用

首先，可提高數據收集的時效性、遠程化。如：手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，容易造成信息失效，影響檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用計算機的網絡功能，在企業內部各部門之間及時完成數字化檔案的信息加工工作。對原紙質檔案中缺省的資料也可通過網絡與相關單位取得聯系后進行遠程傳輸補充或更正。與傳統紙質檔案收集比較就有很大差異。

其次是可實現個人主要信息資源數據庫化，使相關部門相關人員通過特定的途徑大幅度提高對電子化檔案的查閱速度，提高利用率。如：各職能管理部門可根據各自的需要，通過內部網絡在個人主要信息庫中建立工資、職稱、學歷、黨團資料等數據查詢。人事檔案只有通過電子化管理使其功能得到充分的發掘，其利用價值才會真正體現出來，企業領導對人事檔案管理的重視意識才會進一步提高。

可彌補紙質檔案無法保存聲音、動態圖像等多媒體資料的缺陷還可提高檔案管理人員的工作效率，減少管理人員數量。

因此，人事檔案的電子化管理在改變傳統工作模式的情況下，大大提高了工作效率、增添了檔案內容提高了利用價值和降低了管理成本等。

3.2 轉變觀念積極推行人事檔案管理的電子化

計算機的普及和應用，使辦公自動化成為現實，傳統的辦公形式產生了重大變革，這既是時代發展的產物，更是社會進步的必然，也是基層企業提高工作效率的必然要求。檔案管理的電子化產生了諸多的包括聲音、圖像在內的多媒體形式的檔案，這種檔案的存在意義和作用要比傳統的紙質形式檔案大的多，通過對電子檔案的科學分類、整理和歸檔可為今后的查考利用帶來許多重要的文字和數據、聲像資料，能夠做到快速、方便地為領導決策和各項工作提供準確、全面的憑證與依據。可以說，新世紀的檔案管理工作必然會隨著計算機技術的進一步發展而發展，二者將會結合的越來越密切。所以，盡快轉變觀念，積極推行檔案管理的電子化，對提高基層企業管理水平有著重要的作用。

3.3 加強檔案管理人員的計算機技術培訓

檔案管理的電子化首先對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需精通有關檔案管理的規范要求、理論知識以及日常管理工作，也要掌握必要的計算機知識，除了必須掌握的文字處理、排版以及文件、郵件的收發以外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作，并做好一些平常的管理維護工作，例如：經常用殺毒軟件對計算機病毒進行清除，對電子文件進行鑒定、歸檔、打印及磁盤備份。特別是對一些重要的需長期保存的重要文檔的軟盤、硬盤和打印的三備份。為此，基層企業檔案管理人員要加強計算機應用知識的學習和培訓，熟練掌握計算機的應用知識，最大限度地發揮作用。

3.4 對人事檔案電子化管理安全性的擔憂

電子文檔的管理工作在很多方面還存在著問題，尤其是在文件的形成過程，其真實性、原始性、法律效應及網上利用的安全問題等問題，還有待計算機技術、網絡技術及通信技術的進一步發展來加以解決。

4 結束語

人事檔案管理工作曾經是企業中不可或缺的管理工作之一，幾十年的發展歷程也決定了它的歷史價值。新時代、新世紀的社會變革使它不得不面對挑戰，迎接變革。這一改變過程中，會出現各種各樣的問題，而社會從來都是在問題中前進的，所以，要改變舊有模式，建立新型管理系統，借助現代化的技術與觀念，從企業的局限中走到大社會中來，全面開發信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，從而促進人事檔案管理工作的發展與進步。

[1]楊潤珍、傅電仁：淺談檔案信息工作者信息素養的培養，《云夢學刊》2003年第24卷第1期第124頁.