新形勢下的單位檔案管理初探

鄧毅

（云南省有色地質局三一七隊，云南 曲靖 655000）

1 傳統檔案管理模式及面臨的挑戰

單位檔案是指一個單位從過去到現在，在從事建設、生產、經營、科研等活動中，直接形成的、對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

1.1 隨著社會的發展，許多單位也不斷壯大，成立了眾多下屬公司。而檔案工作多，很難做到集中統一管理。下屬單位的各個部門為了利用方便，很多檔案重復保管、造成資源浪費、信息共享程度低。在這種情況下檔案所能起到的作用只有兩個，一是檔案機構保存了不少"歷史記錄"，供回顧過去；二是"保存"現有信息，以備將來回顧之用。大部分人已習慣了這種意義的"檔案"概念。已經歸檔的材料，常常是指相關工作已經結束，這些材料在現行工作中已不太有什么用處。而事實上，新時期新的經濟領域和社會領域不斷產生，拓展了具有社會意義和現實意義的檔案產生領域，如信用檔案、誠信檔案、知識產權檔案等新型檔案層出不窮。因此，檔案工作的內涵和外延也必須隨之拓展。檔案不僅僅是歷史記錄，具有維護歷史真實面貌的作用，也是人類文化遺產，具有資政襄政、繁榮科研、發展經濟、宣傳教育等社會功能。

1.2 落后的管理方式與信息社會的特點不相適應。傳統的檔案查閱必須到檔案保管現場，還要在書"山"文"海"中撈"針"，雖然有一些索引查閱的工具，仍然是耗時費力，想要了解檔案收藏情況等更是難上加難，這也直接導致了社會公眾對利用檔案的認知程度越來越低。隨著電子文件的產生，標志著人類記錄信息、傳達信息、留存信息的方式發生了革命。這場革命是紙張產生以來，文件、檔案工作領域最劇烈的一次變革，直接影響著檔案的管理方式，現行的檔案管理方式必須盡快適應信息化的特點和要求。

2 目前檔案管理的發展趨勢

市場經濟條件下，信息社會對單位管理的范圍、內容、力度和方式提出了新的要求，檔案管理也同樣面臨著拓展管理內涵、改進管理方式、優化運行機制等方面的挑戰。目前檔案管理在發展過程中呈現出以下四個趨勢：

2.1 文件檔案一體化。文件生命周期理論指出，文件的整個運動過程可劃分為四個階段，即文件制作階段、文件現實使用階段、文件暫時保存階段和文件永久保存階段，文件按照這四個階段作線性運動。我國檔案管理通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案，而文件與檔案并未采取統一的標準和方法進行管理，這樣使文件運動的不同階段相對獨立，造成文檔分離，不利于文檔的有效利用。目前國外的基本做法是：將各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理，即實現文檔一體化。與文檔一體化相適應的是成立文件中心，這在西方國家很普遍，因為它使各機構無須專設文件保管部門，為各機構節省文件保管費用；同時它還可以有效地聯接文件形成機構與檔案部門，確保文件轉化為檔案的質量，有效地整合和利用文檔信息資源。

2.2 檔案信息電子化。要按照《國家檔案局國務院國有資產監督管理委員會關于印發〈關于進一步加強中央單位檔案工作的意見〉的通知》（檔發〔2009〕6號）以及有關規定和要求，加強檔案基礎管理，抓好檔案的歸檔、查詢、編研等，開展檔案信息化建設工作，不斷提高檔案管理為中心工作服務的能力和水平。就需要對檔案管理實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，可以利用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，直至供人們利用，這就使檔案信息呈現電子化趨勢。

2.3 檔案利用多層次化。檔案利用服務是檔案工作存在的理由，發展的動力，生命的靈魂。隨著檔案管理的全程化、規范化、集約化和現代化水平不斷提升，其中的科技含量日益提高，檔案利用呈現多層次化趨勢。檔案的利用價值也從單純的參考、憑證等方面向教育和宣傳等功能延伸。

2.4 檔案服務多元化。隨著檔案服務利用方式的擴展，除了提供紙質檔案閱覽的傳統方式之外，檔案宣傳已經成為一種頗具特色的服務利用方式，網上檔案存檔也越來越成為提供檔案服務利用的重要途徑。

3 單位檔案工作的出路和對策

3.1 全面覆蓋、高效管理，加快檔案信息化進程，實現資源共享。檔案管理的目的是為了更有效地利用檔案。隨著信息化技術的推廣深入，單位檔案信息化的進程也在加快。許多單位已成功使用檔案管理系統，按照"整體規劃，統一管理"的要求，建立全公司范圍內的統一的檔案管理體系，統一檔案管理平臺，建起包括公司總部、二級單位和三級的數字檔案管理網絡體系，并適應下屬單位的專業化要求，達到公司之間的無縫連接，實現檔案信息在線實時采集，在公司局域網、各站點可分類檢索、跨類檢索、全文檢索，有效解決檔案重復立檔、共享度低等問題，提高檔案信息的傳遞速度，使檔案管理工作同單位生產經營緊密結合，為單位改革和發展提供豐富的檔案信息服務。

3.2 積極創新，樹立檔案的知識意識。檔案管理應該將文件、檔案視為單位重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件、檔案實體轉向文件、檔案所蘊含的知識，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現實價值與利用價值。應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件、檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動，挖掘單位檔案的知識價值，為單位價值創造活動服務，從而提升檔案管理的價值，提高檔案管理的地位。

3.3 轉變觀念，提升檔案工作的商品、經濟價值。過去，檔案系統總以清水衙門自居，以默默無聞為榮，甘心做個配角，給人的印象是只進不出，但默默無聞對于適應市場經濟條件下的競爭機制是絕無益處的。檔案部門應轉變的觀念，提升檔案工作的商品、經濟價值。

(1)檔案部門完全可以改變只出不進的這種觀念。檔案部門在為單位內部管理和經濟建設提供有效憑證和參考時，這種服務完全可以作經常性的公開量化處理、以引起合理的有效的關注。如在設備的改造中查閱檔案資料，則減少了由制造廠家現場測量的大筆費用，這一減少的費用應算在檔案部門創造的頭上。檔案部門應自己站出來，要求在分攤產品成本時，把檔案部門在這方面的付出計入成本，在計算利潤時也同樣應有檔案部門一份，這樣一來多少可以打消一些員工心中檔案部門只出不進的傳統觀念。

(2)單位的檔案部門完全可以以合理的方式向外提供有償服務。我們的單位早已面向社會，單位的檔案部門也應以積極的態度和行動面向社會、走向社會。面對競爭和壓力，我們這些單位檔案人不得不思考一些檔案利用方面的問題。

4 幾個有待解決的問題

4.1 現在單位信息化程度加快，能否建立一個跨應用系統。將其他信息化軟件與檔案系統軟件的進行無縫連接，使收集工作有了切實保障，并能在線實時歸檔?但很多系統都沒和檔案軟件進行接口，不能實時轉換成檔案利用，而只能第二年收集紙質檔案，影響文件利用的時效，也影響檔案系統的充分利用。

4.2 在將檔案知識化時，也就是將檔案資料共享、進行歸納、加工成第二次文獻時應考慮單位的知識產權的保密，如何在將檔案知識化時做好檔案的保密工作?

4.3 單位的檔案部門首先為單位服務，包括為單位賺錢。雖然我們的有償服務都未與檔案的直接交換相關聯，但這里有一個很重要的問題：單位的檔案有沒有可能成為商品?如何成為商品?有沒有條件?

4.4 單位是否只承擔單位檔案利用價值部分的職責。隨著單位的不斷改制，檔案工作的重心發生了變化：單位檔案的單位利用價值和單位檔案的社會價值并存，單位檔案部門該如何承擔其應盡的社會職責。

5 結束語

社會在變，單位在變，為了更好地適應單位發展的需求，單位的檔案部門、檔案人員也要不斷地變革。我們既要尊重歷史發展的需要，使單位的檔案管理充滿活力，給以更多的自主權，同時又要使單位的檔案管理遵循檔案專業發展的整體要求，努力使單位檔案工作在法律法規允許的范圍內進行，使單位檔案工作既有活力又有序變革。

[1]張軍利.增強檔案意識提高高校檔案管理水平[J].科技情報開發與經濟，2009-06-15.