基于校園網技術的辦公自動化系統應用研究

沈亮

(淮海工學院東港學院，江蘇 連云港 222069)

1 引言

隨著網絡的日益普及和全球信息化進程的發展，Internet技術及其應用以及電子商務的發展，給工作和日常生活等各個方面帶來了深刻的影響。網絡的普及已為辦公自動化提供了方便條件，創造了一個集成化的辦公環境。辦公自動化(Office Automation)，簡稱OA，是指應用各種信息技術和集成技術，充分有效地利用信息去完成各種辦公業務。基于校園網的學校辦公自動化，就是充分利用校園網資源，建立一個適應學校管理，提高教學質量，方便教師、學生進行教學研究、自主學習和資料查詢的信息平臺。基于校園網的辦公自動化系統的使用，使學校擺脫了傳統的辦公模式，實現了無紙化辦公，提高了工作效率，豐富了校園網的應用。

2 辦公自動化的發展階段及其實現目標

辦公自動化的發展經歷了三個階段，即以桌面字處理工具為典型的個人辦公工具軟件階段，基于關系型數據庫技術階段和基于符合技術標準Internet的平臺應用階段。隨著網絡技術的發展，國際上辦公自動化的發展趨勢是：辦公自動化設備向高性能、多功能、復合化和系統化發展；整個辦公自動化系統將向網絡寬帶化、數字化、智能化、無紙化、綜合化等方面發展；采用計算機的辦公工作站將向能同時處理文字、數據、圖形、圖像和聲音等多功能發展。通信在辦公自動化系統中的地位將進一步增強，可以利用多種通信媒質的接續，建立全球性的通信網絡體系發展電子商務與實施政府上網工程。

從信息處理的內容來看，辦公自動化可分為行文處理自動化、事務處理自動化和輔助決策自動化三個層面。

對于學校來說，學校辦公自動化系統可實現的基本目標主要有：建立學校內部經濟、方便、快捷的通訊平臺；實現學校內部動態信息的及時反饋、收集，指導學校工作的良性循環；實現學校內部科技圖書、資料、文書以及科技檔案、人事檔案的有效管理；實現學校行政管理及督辦、查辦的自動化管理等方面。

3 辦公自動化系統的構造形式

利用網絡環境建立辦公自動化系統可有多種選擇，以下簡要介紹幾種目前市面流行的網絡辦公自動化系統的軟件和模式。

3.1 Client/Server結構型系統：一般以數據庫和客戶端的兩層結構實現，也有加入中間件的三層或多層結構，在OA早期是標準的系統模式。其最具有代表性的幾種開發和使用環境為：Client端采用Powerbuilder或VB、VC等工具開發，而Server端則采用大型關系數據庫如SQL、SERVER、ORACLE等進行集中數據處理。其突出的缺點是無法滿足現在的遠程網絡辦公和移動辦公。

3.2 Browser/Server結構型系統：具有較高的靈活性及易用性，主要的開發與維護集中在web服務端，客戶端只需安裝瀏覽器，操作簡單，可發布靜態與動態信息，通過公共網關接口(CGI)能夠很好與數據庫結合，提供大量的動態數據，并通過代理服務器技術發布企業內外信息。

3.3 工作流 (事務流)型系統：采用Lotus Notes開發的工作流型辦公系統，其數據方式也采用Client/Server結構，只不過其后臺(Server)運行的不是傳統的大型關系型數據庫，而是Notes特有的文檔型數據庫。

3.4 基于Internet/Intranet的系統：通過操作簡單、功能豐富、通用性強的瀏覽器運行，適合單位內外集群辦公。在Internet/Intranet上用瀏覽器方式開發辦公自動化系統，可以直接利用因特網上成熟的電子郵件技術、信息收集能力以及可以無限延伸的信息節點等技術優勢，而且瀏覽器這種界面格式已被人們廣泛接受，大多數用戶能夠快速無障礙操作。

4 基于Internet/Intranet的辦公自動化系統

4.1 該應用系統的體系結構：設計和開發基于Internet/Intranet的自動化辦公系統，可以采用客戶機-應用服務器-數據庫服務器三層體系結構。將瀏覽器作為客戶機的主要工具，來訪問服務器端的資源，包括數據庫服務器。瀏覽器具有個性化自適應力和Internet/Intranet資源定位與管理能力的通用前端，且可實現對數據庫的無縫連接和訪問，同時與服務器相配合，來提供完整的訪問控制和保密。應用服務器兼有Internet/Intranet相關功能和防火墻與代理功能，集成對數據庫的接口，既支持客戶端的信息創建與發布，又支持辦公文檔的填寫、簽發和傳遞，并與瀏覽器相呼應以實現完整的安全管理和防護體系。

4.2 建立與開發該應用系統的基本方法：通過學校的校園網來開發和建立基于Internet/Intranet辦公自動化系統的基本方法是：將校園網的WEB服務器，通過防火墻與外部Internet聯接，同時在服務器上建立大型數據庫以存儲和管理單位內部的各種信息，并安裝到WEB Server端。對于用戶工作站則只需安裝瀏覽器即可，通過瀏覽器登錄內部網即可進行辦公事務處理，需要時在辦公自動化軟件里就可以直接（經授權）訪問外部Internet，以便獲取所需信息。同時本集團內部的異地用戶或本單位人員外出時，也可以在異地直接通過Internet訪問單位內部的WEB服務器（經授權），進行辦公事務處理。

4.3 系統的設計：系統的設計主要包括網絡及硬件設計、系統的環境設計、數據庫設計、交互式網頁設計、安全性設計等幾個方面。在設計過程中要充分考慮已有的校園網資源，使得校園網用戶能夠以最小的代價加入到辦公自動化系統中。結合ASP技術，用JavaScript分別編寫服務器端和客戶端程序，利用ODBC技術連接數據庫，就可以建立起相應的應用系統，而在安全方面的設計主要可以通過以下方法來實現：首先在校園網和外網之間安放防火墻,防止黑客攻擊；其次在服務器端對允許訪問的地址進行限制,只允許學校管理人員的計算機登陸；第三使用對象進行注冊認證（用戶管理）；第四對數據庫進行加密等。

4.4 系統的基本功能主要包括用戶賬號和權限管理、公文信息管理（發布與接收等）、通告信息管理、會議管理、員工信息管理等方面。

5 結束語

隨著信息化建設的不斷發展,Internet的應用已經深入到工作生活的各個層次。目前,Internet已成為單位、社會團體及個人之間信息交換、交流的主要途徑。借助于Internet方式的辦公自動化系統,可以方便地與網上各種應用系統相連接。隨著信息化建設步伐的加快，隨著因特網資源的不斷豐富，其功能、信息管理范圍也必將得到擴展，未來的辦公自動化網絡必將是一個高速、寬帶化、數字化、智能化的信息高速公路,屆時將給人們的辦公觀念和行為方式帶來新的變革。

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