小議檔案信息資源的開發利用

張曉燕

（黑龍江省柳河農場社保局，黑龍江 慶安 152400）

1 檔案信息資源開發利用的涵義

所謂檔案信息資源開發和利用，就是將靜態的檔案信息資源經過采集、加工、存儲，進而轉換成動態的信息，最快和最大限度地為用戶所利用的過程。這一概念應從以下幾個方面理解:

1.1 它的開發對象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中了經過系統加工科學挑選和鑒別，處在日常保管狀態中的檔案。

1.2 它的任務是對靜態的檔案資源進行加工、處理和相應的信息輸出，直接滿足利用者的需要。館藏檔案作為一種資源，是固化的、靜止的，只有不斷的經過加工、處理，才能發揮檔案資源應有的作用。

1.3 它是一種高層次的勞動過程。它把一次檔案文獻加工成二次文獻和三次文獻，并通過新的載體形態存儲信息，使檔案信息資源濃縮化和優質化，以實現檔案信息資源的可分享性，廣泛滿足檔案用戶的利用需求。與此同時，通過相應的信息傳遞渠道和媒介，將檔案資源信息傳遞給利用者。

1.4 檔案信息資源開發系統的整體功能是縮短檔案信息資源的傳遞時間，廣泛、迅速、準確地將檔案資源信息傳遞給用戶，從而最大限度地發揮檔案的經濟效益和社會效益。

2 當前檔案信息資源開發利用的主要制約因素

2.1 檔案信息化意識較弱

檔案信息的開發利用，面臨著市場經濟和商品經濟的挑戰。改革開放以后，我國的社會主義市場經濟得到迅速發展，基本形成了具有中國特色的社會主義市場經濟體系，商品經濟己成為我國經濟的主要形式。但是，由于檔案系統長期形成的封閉和半封閉環境的影響，許多檔案部門和檔案工作者的思想觀念，仍然停留在“重管輕用”的觀念上，認為只要按時接收，按時開放，提供憑據就行了。對于如何開發檔案信息，提高檔案利用率想的少。因此，部分檔案工作者認為沒有什么開發價值，再怎么使勁開發，也不能提高利用率，也創造不出經濟效益。這種思想觀念，遠遠不能適應經濟和社會的發展，檔案信息的利用也不能達到應有的效果，這是檔案信息開發利用過程中必須解決的一個重要問題，否則，檔案工作無法迎接社會主義市場經濟和商品經濟的挑戰。

2.2 館藏結構單一

據有關資料介紹，現在很多檔案館的館藏文書檔案所占比例偏大，而科技檔案、聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結構，范圍狹窄，檔案資源不夠豐富。因為社會對檔案信息的需求是多方面的，館藏單一不能滿足社會需要的多樣性。

2.3 新技術利用環節薄弱

在現代信息技術迅速發展的情況下，尤其是隨著多媒體技術、計算機網絡技術和現代通信傳輸技術的發展,檔案縮微制品、錄音、錄像制品等各種載體形式大量增加,這些對檔案部門的信息資源開發工作產生了極大的沖擊和深刻的影響。

2.4 檔案隊伍素質不高

由于傳統服務手段和內容的單一性，使得許多人都把檔案工作看成是人人都能勝任的工作，無需多少知識都可以“守好攤子”。隨著社會的發展，科學技術應用用于檔案工作的各個環節，無論從內容和方式都發生了巨大的變化，過去那種坐、等、靠、要的管理體制己是行不通了，那種僅僅依靠傳統的隊伍建設己遠遠不能適應信息時代對檔案人員的需求。目前檔案部門人員主要存在的問題:缺乏新的專業知識，知識結構出現斷層現象；缺乏現代信息網絡化知識:檔案隊伍結構不合理，年齡偏大；上級領導重視不夠等等，造成了檔案信息化建設的滯后。

3 檔案信息資源開發利用的對策

3.1 增強檔案信息資源開發與利用的意識

近年來黨中央、國務院高度重視檔案工作，各級各部門必須提高思想認識，進一步搞好檔案信息資源的開發與利用。由于我們的檔案信息資源開發與利用相對落后，未引起社會共識，再加上檔案館知名度不高，除了有它自身的局限性外，更主要的是宣傳力度不大。只要我們擴大宣傳力度，通過新聞傳播媒介加以宣傳，就一定會有效果。讓全社會都來了解檔案信息及其館藏情況，讓各界人士都懂得借助檔案可以解決不少問題，使檔案館通過開發開放檔案信息資源，參與市場經濟建設，在服務全社會過程中發揮作用。

3.2 大力豐富館藏，增加信息存貯量

要開發檔案信息，先要存貯檔案信息。要增加檔案信息的存貯量，就要不斷豐富館藏檔案資料的數量和內容。隨著政治、經濟、軍事、科技、文化等活動的開展，社會上產生的信息資源與日俱增，更加顯得館藏數量的貧乏。加之過去思想認識上的偏差，許多館藏檔案中又存在著門類不全、結構不合理、范圍不廣泛、地方特色不突出等問題。要解決這個問題，一是檔案館要擴大接收面，凡是對國家和社會有保存價值的信息都在收編范圍;二是擴大接收門類，由只接收文書檔案，擴大為接收專業檔案、科技檔案等;三是在接收的內容上注意宏觀和微觀的結合;四是注意接收反映地方特色的檔案材料。

3.3 改進和更新檔案利用的技術及方法

隨著檔案數量的增加和現代社會對檔案的利用需求，傳統的檔案利用方式與方法已不適應檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門必須大力改變和更新檔案利用方法，并盡可能地使用現代科學技術，特別是計算機技術和現代縮微技術等。目前，各級檔案部門的檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現象普遍存在，加強檢索工具應力求符合規范標準，館藏性、查找性、指導性檢索工具應配套，并能把館藏檔案的內容特征、形式特點和儲存地點揭示出來。各級檔案部門應建立檔案目錄中心，將本地區、本系統保存的檔案資料，通過實體分散、目錄集中的方法，實現檔案資源的共享。

3.4 提高檔案人員隊伍的綜合素質

(1)加強教育，使廣大檔案工作者解放思想、更新觀念。開發檔案信息資源，首要的是從事這項工作的人必須形成現代管理意識，樹立一種為社會服務、為經濟發展服務的思想。要努力把握檔案工作的方向，積極探求開發檔案工作的新途徑。同時要形成檔案工作者的群體意識，發揮群體團隊精神，不斷提高人們對保存檔案和開發利用檔案信息資源的認識和自覺性，這是做好開發檔案信息資源工作前提和必要條件。(2)改善檔案人員的知識結構。現代管理科學認為，各門學科的關系是互相滲透、相互依存的，這就要求從事檔案工作的人員必須具有廣博的文化知識，學習和了解現代辦公所應用的科技手段，了解相關學科及本學科領域中最新的科技成果，拓寬知識層面，這樣才能運用現代化的管理手段創造檔案信息的最大效益。

4 結語

總而言之，檔案信息資源的開發和利用是一項長期而系統的工作，是對人類精神財富的升華和再創造，是一項功在當今、利于后世的偉業。作為檔案部門，要高度重視檔案信息資源的開發利用，進一步挖掘和拓寬檔案信息資源開發和利用的渠道，最大限度地發揮檔案信息資源的價值和作用，更好地為社會各界和經濟建設服務。

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