工程質量監督檔案整理中存在的問題

石小麗 趙春景

（江蘇嘉隆工程建設有限公司，江蘇 泗陽 223700）

隨著《建設工程質量管理條例》和《城市建設檔案管理規定》的出臺，工程質量監督檔案在質量監督工作中的重要性和作用越來越被大家所公認，這里所指的工程質量監督檔案是指在工程建設過程中，質監機構按照省建設工程質量監督站統一指定的表式所能反映工程質量監督過程及結果的記錄。對工程質量監督檔案的收集、整理、歸檔管理工作規范化，能促使工程質量監督管理水平進一步提高，使工程質量監督工作有案可查，并且查有實據，體現工程質量監督工作的科學性、公正性、權威性。

1 工程質量監督檔案的內容

工程質量監督檔案按形成可分為文本檔案、圖片、聲像及電子文檔的磁盤等。

1.1 建設工程質量監督注冊

建設工程質量監督注冊主要包括建設工程質量監督申報表和建設工程質量監督通知書。申報表應包括工程概況，各方質量責任主體的基本情況，施工圖審查情況，中標通知書及合同等；質量監督通知書應包括質監機構及監督人員的名稱，聯系電話，監督電話等。

1.2 建設工程質量監督工作方案及交底

工程質量監督方案是在工程項目實施監督前，質監機構根據受監工程的規模和類別，依據工程相關資料、工程建設法律法規和強制性標準編制的工程質量監督計劃，監督工作方案應明確監督的重點和基本監督方式。交底記錄是工程質量監督工作方案在規定時間內向建設、監理及施工等單位進行交底并留下書面文件。

1.3 工程質量監督記錄

工程質量監督記錄是質監機構在工程監督檢查中對各方責任主體和有關機構履行質量行為以及對工程質量文件、資料和工程實體質量等隨機進行抽樣檢查留下的記錄。工程質量監督記錄分為工程參建各方質量行為監督和不良記錄，建設工程質量監督抽查記錄，建設工程質量監督抽查記錄，建設工程質量監督抽測記錄及監督抽檢通知單，建設工程整改通知書，建設工程局部停工（暫停）通知書，建設工程整改完成報告，建設工程復工申請報告，建設工程復工通知書等。

1.4 工程質量驗收監督記錄及報告

工程質量驗收監督記錄及報告是工程驗收過程中形成的報告和監督驗收情況文字說明。工程質量驗收監督記錄及報告主要指涉及結構安全的樁基（地基處理）子分部、地基基礎分部、主體分部及主要使用功能的安裝、裝飾裝修分部和工程竣工驗收的相關報告及記錄，工程竣工驗收通知書。

1.5 建設工程質量監督報告

建設工程質量監督報告是指監督機構在建設單位組織的工程竣工驗收合格后向備案機關提交的，在監督檢查（包括工程竣工驗收監督）過程中形成的，評估各方責任主體和有關機構履行質量責任、執行工程建設強制性標準的情況以及工程是否符合備案條件的綜合文件。

1.6 工程質量事故（問題）處理監督記錄及工程質量事故報表。

1.7 執法建議書

對工程參建各方責任主體和有關機構的不良行為及違反強制性標準處罰建議書。

1.8 需要保存的其它文件、資料和圖片等。

2 工程質量監督檔案整理中的存在的問題

2.1 對工程質量監督檔案的重要性和意義認識不足，思想上不夠重視，沒有設立專職或兼職的檔案管理員。

工程質量監督這項事業已經發展了二十年了，隨著《建設工程質量管理條例》的出臺，工程質量的驗收由等級核驗制度向竣工驗收備案制度轉化，工程監督時，由原來僅對工程實體質量監督向行為和實體同時監督轉化，所以，工程質量監督檔案的內容也發生了變化，質監機構和人員在工程建設過程中原來職責不明，現在變得清晰，質監機構和人員在工程的重要部位是否到位，該把的質量關是否把住，工程驗收監督情況怎樣，工作的規范性怎樣等，從工程質量監督檔案可以一目了然，從而反映工程質量監督檔案的重要性，從另一個側面反映工程質量監督檔案的可追溯性。

有的建設單位工程竣工后未將工程檔案及時移交城建檔案館，自己也未妥善保存，隨著住房制度的改革，住房要辦理產權手續需要工程竣工驗收的有關證明材料，這樣建設單位來我單位進行查詢、復印，我們的質量監督檔案就能發揮很好的社會效益和經濟效益。

有的質監機構對工程質量監督檔案管理沒有設立專職或兼職的檔案管理員，工程質量監督檔案散落在質監人員手中，人員變化后，工程質量監督檔案未及時移交，造成檔案的缺失。

2.2 工程質量監督檔案的內容各地區不統一，形式多樣化

工程質量監督檔案應該是反映工程質量監督過程及結果的記錄，而不是工程建設全過程、全方位檔案，據說有一個縣級質監機構，到目前為止工程質量監督檔案占用了一個三層樓的房屋，再監督工程，則要再擴建房屋，把工程施工資料、監理資料、圖紙全部收集放在質監機構存檔，質監機構變成了城建檔案館，這是不可取的。

2.3 內容填寫不規范

質量監督交底的內容千篇一律，每個工程都是一樣的交底記錄，沒有按工程的規模和特點來編寫。監督抽查記錄未反映工程存在的問題、工程質量狀況及各參建責任主體的行為，書寫時采用易退色耐久性不強的材料，字跡潦草，監督抽查記錄和質量整改通知書簽發時不規范，混用。

2.4 工程質量監督檔案整理裝訂不規范

工程質量監督檔案應在工程竣工驗收完成后，由質監員整理，經審核符合要求后歸檔，整理裝訂文件時文字材料幅面尺寸規格應為 A4（297mm×210mm）幅面，而現在有的檔案材料幅面大小不一，有的用16開，歸檔文件頁面未打碼編號，裝訂不整齊，未采用線繩三孔左側裝訂法而用訂書機裝訂。

2.5 工程質量監督檔案保管的環境不符合要求

歸檔的工程有的質監機構未建立臺帳，檔案室的溫、濕度不符合國家檔案局制定的《檔案庫房技術管理暫行規定》的相關要求，這樣就不能達到《工程質量監督工作導則》檔案長期保存15年的規定。

總之，從現在開始我們應該清醒地認識到工程質量監督檔案的重要性，注意平時對工程質量監督檔案的收集、整理、歸檔和保管，使工程質量監督檔案準確地反映我們的質量監督工作，使我們質量監督事業更上一層樓。

[1]王遠發.淺談建設工程檔案的全過程控制.科技廣場.2009-02-01

[2]潘文敏,廖紅明.城建工程檔案管理亟待加強.韶關日報.2006-09-26

[3]宋園.保證工程檔案的完整、準確、系統.中國建設報.2005-11-07