電子文件與紙質(zhì)檔案保存技術(shù)的比較分析

陳君儀

（大埔縣人才交流服務(wù)中心，廣東 大埔 514200）

電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案，決定其在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性。如何保存電子檔案及紙質(zhì)檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。

1 保護(hù)措施的不同

對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)措施主要有兩個方面:一是防。防，就是防止或減緩各種不利因素對檔案制成材料的破壞作用，主要是改善檔案的保護(hù)條件。二是治。治，就是對已經(jīng)損壞或存在不利于永久保存因素的檔案進(jìn)行處理，修復(fù)已遭損壞的檔案，盡力恢復(fù)其歷史原貌，增強(qiáng)抵抗外界不利因素的能力。

電子檔案在自身特性以及保存環(huán)境上都與紙質(zhì)檔案有著巨大的差異。要保證電子檔案的長久利用，除了保存，還需要經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)工作，依據(jù)其特性對電子檔案進(jìn)行保存與維護(hù)的工作就要對所保存電子文件的物理特性、邏輯特性有較為詳細(xì)的了解與掌握。

2 自然保存環(huán)境對載體影響的不同

2.1 溫、濕度影響的不同

由紙質(zhì)檔案與電子檔案的載體性質(zhì)可知，不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解—氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同，不適宜的溫度和濕度會使磁性載體和光盤載體的壽命減少，會加速各種因素對它作用，導(dǎo)致制品發(fā)脆。比如光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料在高溫下也會彎曲變形，都會影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。濕度大，磁性載體涂層中的粘合劑易吸水、粘連、脫落，使涂層移位和變形，造成記錄的信息丟失。同樣濕度過低，對磁性載體和光盤載體也會產(chǎn)生不利的影響，輸片時，盤基（帶基）容易產(chǎn)生靜電，吸附空氣中的塵埃而損壞載體。

2.2 灰塵影響的不同

灰塵對紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。相對于紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。

2.3 外來磁場和機(jī)械震動影響的差異。磁場和機(jī)械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素之一。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。

2.4 光線和有害氣體影響的不同。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。因此，必須定期進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)。

3 載體壽命的不同

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件□如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲在磁、光介質(zhì)上，因此要建立一個適合磁光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制；存放載體應(yīng)達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求；載體應(yīng)直立排放，避光、防塵、防變形；遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和熱源、酸堿有害氣體。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。保其完整性、可靠性。

4 信息保護(hù)的不同

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體—紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子檔案必須要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確和原始性、可理解性。還有，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手—電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對其它程序的傳染。

目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法、拷貝和遷移等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標(biāo)志如印簽、花紋等隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標(biāo)志是不會被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數(shù)字時間印章法用來確保電子文件信息的真實(shí)性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時在網(wǎng)上登記的時間是無法改變的。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷地發(fā)展。拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下定時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于記錄載體理化性能變化而引起的信息丟失。這應(yīng)該成為檔案館管理電子檔案的一項(xiàng)基本方法。這種方法不能解決由于技術(shù)過時而引起的電子檔案長期保存問題，但可用轉(zhuǎn)換的方法。將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換，也可將它寫在新格式上。遷移到不同操作系統(tǒng)時，可應(yīng)注意優(yōu)先維護(hù)信息內(nèi)容與使用功能。拷貝和遷移，是電子檔案長期保存的一種可行的方法。

[1]徐健.電子文件的保存與整理.蘭臺世界.2006-06-15

[2]許敏.外部環(huán)境對電子檔案和紙質(zhì)檔案保存壽命影響差異及對策.檔案與建設(shè).2008-09-15