優化流動人員人事檔案管理的探索與實踐

隨著經濟社會的飛速發展，流動人員的隊伍日益壯大，各行業各領域內人才流動越來越頻繁，這也是我國改革開放后社會主義市場經濟體制發展下的必然趨勢。目前，我國流動人員遍布在國家機關、事業單位、國有企業、非公有制企業、自由職業群體以及靈活就業群體中，各種編外管理人員、勞務派遣人員、勞動合同等流動人員用人形式也占據很大比例，國家明確指出，要引導和促進人力資源在不同組織及不同地區之間合理流動。 對流動人員的管理離不開人事檔案的管理和利用，人事檔案作為其個人身份、學歷、資歷等重要信息的載體，直接關系到個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等重要事宜，尤其在個人和單位可以進行充分互選的情況下，以及針對流動人員易發生人“檔”分離等更多復雜問題和挑戰的情況，人事檔案管理不力更會造成個人及社會的巨大損失。因此，研究流動人員人事檔案管理方面的問題，優化流動人員人事檔案的建立和管理具有十分重要的意義。

一、流動人員檔案管理的重要性

1.規范人才市場秩序，推動社會事業發展。流動人員人事檔案管理本質是保障人力資源管理服務，對流動人員的人事檔案進行規范化管理有利于充分發揮人力資源的合理流動，維護人才市場秩序，促進經濟社會的發展。對用人單位而言，通過流動人員人事檔案的審核可以對流動人員的個人信息情況進行一個充分可靠的了解，降低用人單位的用人風險，避免不良人士的惡意擾亂，能對用人市場提供一個可靠的標準，維護人才市場秩序。目前流動人員在社會事業發展中發揮了重要作用，多數單位流動人員遠超在編人員，是單位中堅力量。因此流動人員是推動社會發展的重要力量，規范流動人員檔案管理有利于為人才資源的流動提供保障，促進社會事業的進步和發展。

2.激發了人才活力，保障流動人員社會福利。流動人員人事檔案的管理也是對流動人員自身利益的切實保障，完備的人事檔案準確記錄了流動人員的個人履歷，為其福利待遇和養老問題等提供了準確的數據支持，能解除流動人員的后顧之憂，幫助流動人員維護自身合法利益，同時進一步調動流動人員工作的積極性，激發流動人員的創新型精神，有利于提高社會人力資源的充分利用，保障流動人員的公平發展。因此，流動人員人事檔案的建立與管理對個人和用人單位具有相互促進、相輔相成的作用。

二、流動人員檔案管理存在的問題

1.人員流動帶來的挑戰 。流動人員人事檔案具有其自身的特點：流動性、分散性、易失性、管理難度大、利用率高。這是由流動人員的自身特點而決定的，流動人員人事檔案的建立是動態變化的，隨著流動人員個人的發展不斷補充記載，也是隨著流動人員的流動而不斷流動。分散性是由于流動人員類別較廣，其檔案所歸屬管理部門也是分散的，有的可能在人才流動服務機構保存，有的在勞動力市場。易失性即流動人員人事檔案在流動過程中會發生遺失的情況，檔案和人的流動不能保持完全同步，造成“人檔分離”狀況的發生。 由于流動人員頻繁流動的特性使得用人單位對其人事檔案的利用率大大提高，這也進一步增加了其人事檔案管理的難度。

這些由流動人員決定的特性，必然會造成流動人人事檔案在檔案轉遞、收集整理、保管和利用等方面存在各種的問題。如流動人員從原單位進入新的人才市場時，由于已離職而導致原單位對其人事檔案的管理不重視，讓其各自帶檔案進行保管，一些高校學生由于未按時找到工作而導致其檔案也由個人保管，這都是檔案傳遞移交不規范的行為，易導致后期信息資料搜集難，信息核實困難，檔案更新不及時，檔案傳遞效率低，檔案滯留、檔案泄露和遺失等檔案管理不規范的問題。

2.利用方式與利用率問題 。傳統的人事檔案管理機制，為確保個人檔案的機密性和安全性，往往要求人事檔案必須是封閉的，當事人和其他人員都無權查閱，這在一定程度上確保了人事檔案管理的安全可靠性，但在這種絕對保密的管理模式下，使得流動人員人事檔案的價值大打折扣，這種對人事檔案的利用方式大大降低了人事檔案的利用率。由于這種不夠開放的管理，導致了各部門對檔案利用率不足，比如招聘環節，用人單位對人員的證書更為青睞而不重視檔案，又如人員進入用人單位后檔案沒有進館，給不良用心的人有空可鉆。同時由于一些檔案管理機構對流動人員人事檔案管理方式不先進，現代化信息技術利用程度不高，人事檔案管理部門各自為政，沒有進行交流合作，也未構成一個全面、開放、共享的檔案網絡化管理系統，導致了檔案管理效率低下。

三、優化流動人員人事檔案管理的策略

1.加強現代化建設，實現信息化管理。人事檔案的管理與保存要滿足現代化社會的發展，傳統的紙質檔案給檔案管理人員的工作增加了很大的工作量和不便，檔案對存儲環境的要求也十分高。而隨著先進科學技術的發展，互聯網逐步走進各行各業為人們帶來工作便利，針對流動人員人事檔案管理，也應充分發揮好現代化設備和互聯網絡平臺的優勢，發揮大數據技術的作用，加強人事檔案管理信息化建設。要利用現代化先進設備給檔案存儲提供良好的保障，同時構建網絡化的服務平臺，將現有紙質檔案進行數字化處理，向信息化方向發展，做到信息公開、數據共享、幫助需求對象進行網上一鍵登錄，一鍵查詢以及各種業務辦理。信息化保存技術將有利于檔案的檢索、追蹤溯源、便于及時地更新與隨時的查閱管理。流動人員檔案管理的現代化進程是一個隨網絡技術發展逐步完善的過程，未來可以從地方到全國，逐步統一人事檔案網絡的建立，完善流動人員人事檔案數據庫系統，做到統一標準，實現對全國范圍內的流動人員進行自動化以及動態化的檔案管理工作，保持軟硬件設備的及時更新，為流動人員的人事檔案的傳遞縮短通道，讓流動人員的人事檔案發揮更大的利用價值。

2.規范人事檔案管理各環節，加強監督。相關部門應出臺相應的政策，規范應對人事檔案管理過程中會出現的各種狀況，對相應的人員行為做出明確的獎罰規定，并將人事檔案的具體操作和規則進行細分。同時，針對各人事檔案管理機構進行資格審查，聯合工商管理部門對沒有權限的私設檔案管理處進行嚴查，確保人事檔案管理的規范性，嚴格禁止無資質的管理機構隨意接受和管理人事檔案資料，切實保障流動人員人事檔案管理的各環節安全有保障。針對檔案管理的具體環節也應設置相應的規范化管理機制，如采樣搜集階段，關系到流動人才人事檔案的完整性和準確性，需要建立完善的管理體制，可以創建綜合統一的信息化采集網絡，結合現代化手段，定向采集，定時采集，查缺補漏，防止各環節造成檔案信息資源的遺漏，并且強化相關管理人員職責，保證檔案在流出和接收過程中的完整性。再如針對流動人員人事檔案資料內容方面，可建立定時調整和動態更新機制，結合流動人員的個人經歷，不斷調整檔案內容，并結合新時代對流動人員人事檔案的發展需求，創新檔案內容欄目，確保凸出流動人員各項技能和專業水平。因此，要在創新人事檔案管理新模式的同時保障好人事檔案管理中各環節的規范性，不斷加強對管理人員職責的監督。

3.加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理單位要實施持證上崗制度， 定時對檔案管理者進行職業道德培訓及專業理論教育， 要不斷加強檔案管理人員對流動人員檔案管理的思想重視，加強專業的人事檔案管理隊伍建設，避免工作人員在工作時缺乏工作主動性和缺乏創新性的思維倦怠，同時由于流動人員檔案管理工作的繁重和復雜，要確保足夠的人手，避免由于人手不足導致的工作紕漏。同時，在提升隊伍專業水平，政治素養的同時，要加強對管理人員現代化管理技術的培訓，做到具備現代化信息技術本領。在人事檔案現代化管理的發展趨勢下，管理人員日常工作中難免要進行計算機操作和掃描儀等先進設備的使用，利用現代化設備可以對日常的檔案搜集掛檔、傳遞、查閱、統計、更新等工作做到更便捷的處理，這樣不僅減輕了工作人員的工作量，提高了工作人員的工作效率，也減小了流動人員人事檔案各環節的出錯率，為新時代檔案管理人才隊伍的發展做出貢獻。

4.完善流動人員人事檔案公共服務體系。人事檔案管理部門應積極走公共服務體系的道路，這個趨勢是指人事檔案管理部門要變化角色思想，從管理者變換為服務者的思想。針對流動人員人事檔案實行公共服務管理有利于合理配置并更好地開發利用流動人員人力資源，實行公共服務體系更好地體現了以人為本的科學發展觀思想，能進一步促進人事檔案管理，緩解就業壓力，提高公共資源的配置效率，緩解社會矛盾，構建和諧社會。流動人員人事檔案管理部門要創新服務手段，配額和市場經濟發展建設，促進流動人員的就業，變被動為主動，主動保持各檔案館之間的流通，承擔相應職責，確保人事檔案的真實可靠性，不斷追求服務更優化，整合職能，開發服務新思路。完善流動人員人事檔案公共服務體系，將以提高服務水平，保障服務品質為目標，進一步優化人事檔案管理。

總之，隨著經濟社會的發展和現代化科學技術的發展，要多角度提高流動人員人事檔案的管理方法與途徑，推動流動人員人事檔案朝著信息化、專業化、規范化、服務化的方向發展，真正做好流動人員人事檔案管理工作，為流動人員人力資源的配置提供扎實可靠的基礎，從根本上提升人事檔案公共服務水平，促進人才流動和社會發展。

（作者單位：寧鄉市人力資源公共服務中心）