歸檔文件保管單位劃分的原則性與靈活性

歸檔文件基本保管單位(以下稱為歸檔文件保管單位)，又稱為案卷，以卷、盒、冊、袋、捆為單位，是存放歸檔文件，組成檔案室藏的最低一級保管單位，也是檔案統計的基本計量單位。按照檔案分類和檔案保管期限劃分有關規定，劃分歸檔文件保管單位，具有嚴格的原則性。

其一，不同類別的文件不得組成同一保管單位;其二，不同保管期限的文件不能在同一案卷中保存。除了永久存放的歸檔文件之外，按不同時限組成的定期歸檔文件，如10年、20年、30年，只要保管年限分清之后，都不能保存在同一檔案盒內。其三，按機構(部門)立卷方法，不同部門的文件，如工作報表、計劃、總結、會議記錄和會議紀要，或統一按署名單位(部門)組成的上述文件，不得與其他部門文件混合在一起。會議文件， 或單獨按事由組成的歸檔文件保管單位(案卷)，對其他類文件都有嚴格的排異性。

按照企業檔案管理相關規定和歸檔文件整理規則，原則問題是不容協調、不能變通的，更是不允許違反的。但是，歸檔文件保管單位劃分要求如此嚴格，基層單位歸檔文件保管單位劃分工作便會受到極大約束，一些單位的工作狀態趨于機械、死板、教條，或消極保守，導致歸檔文件保管單位劃分工作變得僵化，失去了改革發展的空間。

從辯證法觀點分析問題，任何工作的原則性都是與靈活性相互對應、相互融合而存在的。如果人們的工作只顧及原則性而忽略了靈活性，就會失去應有的思維創新活力，失去客觀存在著的發展潛力，失去不斷提高歸檔文件保管單位劃分工作水平的動力。原則僅僅是對事物及其發展的某種規定性或規范性，而事物的存在與發展變化，則在不斷地改變著這些規定性，要求其以新的更加適合于自身發展的規律性整合與約束自己。

我們在基本遵守企業檔案管理規定和歸檔文件整理工作原則性的同時，可以采取一定的靈活性，嘗試著部分改變。

筆者根據自身實踐，在中國鐵路物資系統企事業歸檔文件整理實踐中，堅持原則性與靈活性的統一關系，堅持改革創新，采取了如下改革措施:

1、歸檔文件采用職能簡易分類方法“粗分類”和相應變化。中小機關、企事業單位每年只有數百、多則上千份歸檔文件，如果分類過細，有些類目中的文件或者沒有，或者只有少量文件，為了不讓一兩份文件占據許多檔案盒，不得不考慮應用新的分類方法，同時采取一些變通措施。鐵路物資企業于2000年起應用職能簡易分類方法劃分文件類別，同時采取了一些靈活變通措施。職能簡易分類僅僅包括黨群工作、行政管理等10-12個一級類目，每個類目對文件都有很大的涵蓋和包容，文件分類工作變得簡便易行。分類類目的簡單設置，大幅度減少了對歸檔文件類的分割，減少了歸檔文件保管單位數量的形成。由于企業經營活動的變化，各類間文件數量呈現出較大波動，某些類的文件數量急劇減少。為了應變此狀況，筆者所在單位進一步采取了合并文件類別或文件相互靠類舉措。

例1:在黨群類文件中，黨委組織類定期文件只有兩份，黨委宣傳類定期文件只有一份，就可以將這三份文件裝入一個檔案盒中，此案例稱為就近靠類。例2:如果黨委和相近的工會、共青團、協會各有少量定期文件，亦可使之成為一個黨群綜合類定期保管單位，并不影響反而便利了文件檢索，此案例稱為并類。例3:2007年，總公司只產生一份黨政聯席會議紀要，由于該紀要與當年形成的24份總經理辦公會議紀要同是永久保管期限，就可以將其合二為一，組成一個會議紀要保管單位。此案例稱為特殊并類。

2、在檔案盒脊背上方空白處標識并類或靠類文件的分類號，標明該保管單位內的文件類別組合情況。筆者將相關分類號標識方法解釋如下:“黨群類”涵蓋黨委、紀檢監察等3個一級類目，黨委類文件標識為“1”，“組織、宣傳”是其中的獨立類目，其中“組織”標識為“1-2”，“宣傳”標識為“1-3”，其文件合并后(例1)保管單位標識為“1<23”，“<”代表類目合并符號，后面的數字代表類目名稱及合并。例2包容了黨群各項工作中產生的文件，標識為“1-3”。“-”代表類目并列符號。例3中的“行政管理類”文件標識為 “4”， 與黨委文件 “1”類合并后標識為 “14”，屬于黨政大類合并文件?？崭癖硎緝蓚€大類文件的并類。標識符號及其標識方法應當規范并用文件方式固定下來，以防止分類標識符號的混亂。

3、劃分歸檔文件保管單位期間發生的特殊情況和重要未盡事項，可以在歸檔文件目錄的“備考”中注明。如發生黨政歸檔文件并類(如例3)，硬靠類(物資管理類文件只有一份，硬性歸入相鄰類的文件保管單位內)，這樣組成的一個保管單位，或將跨門類文件組成一個保管單位，如將機關辦公設備購置計劃歸入設備管理類等情況;或某一類文件數量特別多，如2008年總公司機關員工全解重聘產生的近300份人事任免令，整整裝滿三個檔案盒這樣的特殊情況，或特別重要且利用頻率高的文件，如“總公司章程”、“機關員工業績考核標準”和“鐵路集中采購物資目錄”等文件，都需要在“備考”內注明，或以顯著易識別的符號加以標識，以便于檔案的快速檢索。

作者單位:中國鐵路物資總公司