新時期民主黨派檔案工作探討

民主黨派依托中國共產(chǎn)黨的多黨合作制度和民主協(xié)商制度，本著以發(fā)展增和諧、以改革促和諧、以公平求和諧、以穩(wěn)定保和諧的精神，自覺服從和服務(wù)于改革發(fā)展穩(wěn)定的大局，凝智聚力，深入調(diào)研，積極建言獻策，為國民經(jīng)濟持續(xù)快速發(fā)展和社會全面進步提供更多的智力支持，為構(gòu)建社會主義和諧社會創(chuàng)造豐富的精神與物質(zhì)基礎(chǔ)。參政議政、民主監(jiān)督發(fā)揮參政黨職能是民主黨派的中心工作，檔案工作是民主黨派工作中重要的組成部分，是民主黨派開展各項工作與活動的真實記錄。檔案工作對不可再生的人文歷史遺產(chǎn)的保護和保存，同時又對多黨合作制度和民主協(xié)商制度的進一步完善與發(fā)展起著積極的促進作用。

一、檔案工作在民主黨派自身建設(shè)中的地位與作用

首先，檔案工作是民主黨派工作中的重要環(huán)節(jié)，民主黨派工作的特殊性決定了檔案工作必須服務(wù)到位、管理到位。以參政議政工作為例，參政議政是民主黨派的中心工作，大量參政議政信息來自民主黨派的基層單位，如何利用好這些信息，實時保存這些信息，及時檢索查閱回顧相關(guān)信息，都是民主黨派工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。許多參政議政的信息并非是為一時之需，許多潛藏在社會發(fā)展中的弊端和缺陷并非能即時地被人們所認識和窺見，而在民主黨派的黨員、會員中存在著眾多的智力資源，他們深厚的文化積累和敏銳的洞察力使他們的建言具有良好的前瞻性和預(yù)見性，檔案工作之一就是要保存好這些“待開發(fā)”的信息，建立資料完備、檢索便捷的檔案庫，為參政議政工作奠定堅實的基礎(chǔ)。另外，在機關(guān)工作中，檔案工作經(jīng)常要參與其中，比如民進北京市委的六十年會慶，就是要通過珍貴的歷史資料來反映民進市委與中國共產(chǎn)黨攜手走過的整個歷史過程，激勵廣大會員和機關(guān)干部發(fā)揚光榮傳統(tǒng)更加努力地做好參政黨工作。在會慶籌備的各項工作中，檔案工作被史無前例地推到一線，這是對民進市委會多年來檔案工作的一次檢閱，也為民進機關(guān)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良好的契機。

其次，檔案工作的對象是檔案，是國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價值。檔案是偉大實踐活動的真實記錄，民主黨派的檔案，更是以真實過硬的憑證價值，為中國特色社會主義下的民主協(xié)商制度和多黨合作制度保存了鮮活的歷史遺產(chǎn)，同時民主黨派的檔案是中國主流政治記憶的延伸，是支流文化不可替代的補充;民主黨派的檔案對社會的局部領(lǐng)域具有良好的社會教育作用、文化傳播作用和資政決策的輔助作用、社會調(diào)解作用等，因此民主黨派的檔案工作直接或間接地為構(gòu)建社會主義和諧社會而服務(wù)。

二、 民主黨派檔案工作存在的主要問題

近年來，由于民主黨派的個別黨員、會員受國外政治思潮和市場經(jīng)濟發(fā)展某些負面因素的影響，民主黨派成員的思想觀念和價值取向呈現(xiàn)多樣化的特征，對我國的多黨合作制度、民主黨派在國家政治生活和經(jīng)濟建設(shè)中的地位、作用缺乏正確的認識，使得民主黨派的自身建設(shè)無法與時代的進步、社會的發(fā)展相適應(yīng)，反映在機關(guān)檔案工作中，主要表現(xiàn)為四個方面:第一，重視不足，觀念亟待更新。從民主黨派的發(fā)展來看，其組織建設(shè)缺乏中國共產(chǎn)黨式的嚴密與系統(tǒng)，民主黨派管理的主導思想和工作理念相對原始，對檔案工作職能、意義的認識沒有提升到應(yīng)有的高度，造成檔案工作從指導思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二，檔案工作程序不規(guī)范，管理方法不科學。由于民主黨派對檔案工作重視不足，造成檔案工作在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規(guī)范的問題，個別領(lǐng)導缺乏檔案的常規(guī)管理意識，在借閱之后經(jīng)常不歸還，檔案員在管理檔案中責任意識不強，對借閱的檔案較少記載登記，造成民主黨派檔案遺失現(xiàn)象時有發(fā)生。個別黨派的檔案室內(nèi)部資料存放混亂，許多文件、聲像資料雜亂堆積，既無記錄可查，也無人知道其內(nèi)容，檢索、查閱更無從談起。第三，檔案工作制度有待健全與完善，制度建設(shè)滯后。民主黨派的市委機關(guān)對檔案的管理一般都有制度可循，但這些制度都有待健全與完善，個別黨派有借閱制度和保密制度，但鑒定銷毀制度和統(tǒng)計制度涉及不多，還有的黨派缺少電子檔案制度等，這里反映出民主黨派的檔案工作缺乏可持續(xù)發(fā)展和與時俱進的科學意識，從觀念和工作理念上亟待加強。第四，檔案管理干部隊伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)素質(zhì)。民主黨派的檔案員多為兼職，而且流動性大，個別黨派一兩年就換人，造成一方面上級政策措施難以貫徹，另一方面，民主黨派檔案員的專業(yè)素質(zhì)得不到切實提高，造成民主黨派的檔案工作相對比較被動，管理模式、制度建設(shè)等方面的工作也難以提升。

三、新時期民主黨派檔案工作面臨的新局面

首先，以歸檔范圍和保管期限統(tǒng)領(lǐng)民主黨派的機關(guān)工作，對檔案工作的基本理念重新進行梳理。

2007年7月，北京市檔案局發(fā)出了《北京市檔案局關(guān)于印發(fā)<北京市機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實施細則(試行)>的通知》(京檔發(fā)〔2007〕11號，以下簡稱《實施細則》和《通知》)。《實施細則》在界定機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限時，立足于立檔單位的主要職能活動及其形成文件材料的實際情況， 體現(xiàn)了“以我為主”的思想。這種思想有利于改善機關(guān)歸檔不完整、操作性差強人意所造成了歸檔范圍不清晰、不確定的問題;同時有利于改變業(yè)務(wù)處室部分同志意識中存在的誤區(qū)，轉(zhuǎn)變其認為檔案人員督促歸檔是給他們增加負擔、增加工作量的不情愿思想;個別檔案人員因工作忙而出現(xiàn)的歸檔遺漏和不全現(xiàn)象得以改觀。更重要的是，這種理念轉(zhuǎn)變了“開展此項工作僅僅是各部門配合專職檔案員”的錯誤觀念，歸檔范圍和保管期限實際上是一項雙贏的舉措，規(guī)定出臺的過程正是各部門進一步明確本處室職責的過程。擁有一本“文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表”，本處室該干什么，每項工作會形成哪些文件、哪些文件應(yīng)該歸檔和它們的保管期限便一目了然，邏輯清晰，目標明確，使檔案員的歸檔工作有了可以依靠的規(guī)范，今后即便是人員變換，立卷歸檔工作也能有效地銜接起來(當然這份文件并不是終極的規(guī)定，隨著各處室的職能調(diào)整，應(yīng)歸檔的文件材料也會發(fā)生變化，此項規(guī)定自然要做相應(yīng)的調(diào)整)。這種新的理念有效的促進了民主黨派各處室對自身工作職能與短期、長期工作目標的思考與整理，并圍繞立檔處室單位的自身職能活動中可能產(chǎn)生的文件材料的業(yè)務(wù)內(nèi)容、種類、載體進行規(guī)范。這樣始終強調(diào)“本機關(guān)職能”和“各部門工作實際”的檔案工作模式，即“職能活動驅(qū)動模式”的檔案管理工作新理念在實際工作中，即使在說明上級機關(guān)、同級機關(guān)和下級機關(guān)來文的歸檔范圍和保管期限時，也是以其與立檔單位職能活動聯(lián)系的緊密程度及價值作為考量的重要依據(jù)，從而大大清晰了檔案工作的整體思路。在進一步梳理機關(guān)工作的同時，也將各部門領(lǐng)導和干部對檔案工作的理解進行了一次徹底的梳理。

其次，引入“前端控制”理念，將民主黨派電子檔案工作提升到新的高度。

在新的歷史時期，檔案事業(yè)正處于一個被重新梳理和重新認識、接受的時代。已經(jīng)有許多學者提出了關(guān)于檔案工作的先進理念，有的學者明確強調(diào)，檔案工作者要重新考慮他們在文件“生命周期”中進行干預(yù)的時機，甚至認為這種重新的考量應(yīng)該針對這種“生命周期”本身。國際有關(guān)組織也在進一步研究符合檔案工作規(guī)律的科學方法，比如將“干預(yù)的時機”確定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計階段，把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多“后控制”手段提到最前端，主張“在文件形成前采取行動”。還有學者將這一思想稱之為“電子文件時代的新思維”。

前端控制是檔案管理工作環(huán)節(jié)上的一個重大突破，即將檔案工作提前介入到電子文件的形成、運行和歸檔管理工作中，徹底轉(zhuǎn)變原有檔案工作“后控制”的傳統(tǒng)做法，這種理念是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，富于時代感和創(chuàng)新思維。民主黨派的檔案管理工作更需要更新理念。在這方面，前端控制理念為民主黨派檔案工作的提升創(chuàng)造了巨大的發(fā)展空間，特別是對機關(guān)工作的電子辦公系統(tǒng)的設(shè)計與策劃提出了新的思路和新的標準。結(jié)合北京市政府2009年電子政務(wù)項目管理的精神和具體措施，民主黨派的檔案工作迎來了新的發(fā)展良機。因此，電子文件在民主黨派的辦公系統(tǒng)中，將越來越多地承擔重要的交互任務(wù)，電子檔案工作更要與時俱進地轉(zhuǎn)變觀念、解放思想，抓住新時期的有利時機，切實為提升檔案工作的整體質(zhì)量和效率奠定基礎(chǔ)。

四、具體保障措施

民主黨派檔案工作的具體實施必須是一個系統(tǒng)工程，要求從上到下、從主委到普通干部，都應(yīng)該有明確的認識和清晰的思路，具體措施如下:第一，在民主黨派成立由主委或秘書長作為組長，由辦公室主任作為副組長，專職檔案員和兼職檔案員為組員的檔案管理領(lǐng)導小組，負責宣傳貫徹落實協(xié)調(diào)北京市檔案局關(guān)于歸檔范圍和保管期限的具體工作。第二，做好歸檔范圍和保管期限的宣傳工作，聘請業(yè)內(nèi)人士開展講座。對歸檔范圍引領(lǐng)機關(guān)工作的主體思路進行解讀和宣傳，特別是“自我為主”的“職能活動驅(qū)動”的工作模式和前段控制理念，也要適時進行宣傳，以期徹底擺脫民主黨派固有的傳統(tǒng)檔案工作模式的束縛。第三，對專職和兼職檔案員進行集中培訓，學習貫徹《歸檔范圍》和《通知》的主要精神，切實為新時期檔案工作做好人員素質(zhì)和思想層面的準備。第四，由檔案管理領(lǐng)導小組具體研究本單位檔案工作的整體布局，進行工作部署。第五，由檔案工作管理領(lǐng)導小組組織各處室領(lǐng)導和普通干部對本處室職能進行梳理，形成歸檔范圍和保管期限表。第六，邀請北京市檔案局和統(tǒng)戰(zhàn)部相關(guān)領(lǐng)導到市委會檢查指導檔案工作。第七，通過檢查指導再對專職和兼職檔案員進行培訓。

綜上所述，民主黨派的檔案工作是民主黨派自身建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，同時更是民主黨派作為參政黨，履行參政黨職能，進行民主監(jiān)督和參政議政，參與構(gòu)建社會主義和諧社會重要的基礎(chǔ)性工作。由于民主黨派自身建設(shè)中對檔案工作缺乏長遠的認識和足夠的關(guān)注，使得民主黨派的檔案工作未能達到更高的水平。歸檔范圍和保管期限相關(guān)文件的出臺，為重新整理民主黨派檔案、重新規(guī)范民主黨派檔案工作，提升相關(guān)檔案工作人員的整體素質(zhì)，提供了良好的契機。因此，只有及時轉(zhuǎn)變觀念、糾正以往對檔案工作的錯誤認識，進一步與時俱進、解放思想，才能使民主黨派的檔案工作徹底走上規(guī)范化、科學化的道路，將民主黨派的機關(guān)建設(shè)提高到新的水平。

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作者單位:民進北京市委