工程設計企業電子文件的歸檔管理

隨著企業計算機網絡的建成和生產過程中計算機技術的廣泛應用，尤其是工程設計企業，近年來使用CAD繪圖確實產生了大量與紙質文件相對應的電子文件。盡管檔案部門三令五申要求歸檔，但設計項目電子文件的歸檔還幾乎沒人去做，對今后的保管和利用十分不利。

眾所周知，工程檔案很重要，不僅起到歷史憑證和工作查考的作用，而且是歷年來質量、環境、職業健康安全“三標一體”管理體系檢查中不可缺少的依據，公司的生存和發展都離不開工程檔案，尤其是電子檔案，對于提高勘察設計工作效率起著極大的作用。因此，保證電子文件的完整、安全和有效利用勢在必行。

一、現狀分析

1、目前，部分電子文件未歸檔，流失嚴重。以我公司為例，除勘察、測量項目外，港口、路橋、土建所有設計項目的電子文件一直沒有歸檔，一方面設計人員嫌歸檔麻煩，另一方面怕自己的設計成果形成電子版后容易被別人竊用，因此造成大量電子文件保存于個人手里或已流失，對今后的使用造成很大的不便。

2、部分勘察、測量項目歸檔不及時、不齊全。

3、部分歸檔文件材料的標識出現不同程度的錯漏:圖紙更改但目錄沒有更改、計算書封面新舊版本不分、圖紙版號錯誤、文字有效版本不詳、簽署不全、使用圓珠筆或鉛筆書寫等。

二、影響因素分析

根據以上主要問題，通過因果圖進行分析，可以找出以下影響因素所在，如圖1所示。

三、要因確認

從上述已展開的因果圖中可以看出，七個末端的原因是影響電子文件歸檔的因素，但是有些原因并不是檔案部門可以直接解決的。為解決電子文件歸檔中存在的問題，從檔案工作的實際出發，我們確定了以下五個要因，見表1。

四、對策制定

針對以上要因，檔案部門應制定以下對策，具體實施方案如表2所示。

1、針對設計人員重生產輕歸檔的觀念，平時對歸檔或借閱的技術人員進行宣傳教育以提高技術人員的檔案意識;八月份配合人事處對新來的員工進行系統的檔案知識及歸檔借閱事項培訓。

2、針對設計人員認為自己的設計成果形成電子版之后容易被竊用的心理，檔案人員耐心解釋，并采取措施加強管理。制定了《電子文件歸檔辦法》在OA網上公布，規范了電子文件名及歸檔格式、歸檔時間、網上歸檔路徑及借閱利用，并把電子文件納入“三率”統計范圍。

3、嚴格執行歸檔制度，每月統計完工項目的歸檔率、完整率、準確率，在OA網上公示一周后交生產管理部門在項目核發獎金時處理。

4、加強檢查力度嚴格把好歸檔關，堅持執行質量控制記錄表及計算書未經部門內審二次把關簽名認可不接收歸檔的做法，在接收的同時，認真進行清點核對，對不符合歸檔要求的文件材料，比如計算書封面和質量控制記錄本使用作廢版本、設計修改但沒有修改圖紙目錄、簽署不全、圖號錯誤等問題，檔案科及時通知有關人員在一周內進行修改，不按時修改的按準確率不合格處理。

5、嚴格執行獎懲制度，制訂《生產管理辦法》中“歸檔管理”的扣罰制度:項目歸檔每延后一個月，扣發該項目總獎金的5%，完整率、準確率不合格也各扣發項目獎金的5%，而且在項目完整準確歸檔之前不予核發獎金。

五、實施效果檢查

在解決方案實施以后，一定要進行效果檢查，以期發現新的問題。

1、通過歸檔嚴格把關，今年檔案科在接收的過程中共檢查出歸檔文件材料錯漏達100多處，都一一通知了有關人員進行改正，大大提高了工程檔案的質量，在外審檢查中，證實已歸檔的項目尤其是港口設計錯漏明顯減少。

2、完工項目歸檔質量控制記錄表和計算書自覺歸檔有了很大的改觀。設計項目歸檔144項(2007年65項)，比去年增長122%，文字共計798本(2007年269本)，比去年增長197%;勘察、測量項目是188項，共計1006本。歸檔率達99.9%，完整率達99.9%，準確率達100%。

3、電子文件的歸檔取得了前所未有的效果。全年歸檔的設計項目電子文件共102項(以前是空白)，測量項目共53項。

并在此基礎上，繼續抓好工程電子文件的歸檔工作，保證歸檔率、完整率和準確率都達到100%的要求。同時，提高工程檔案的現代化管理水平，開發圖檔管理系統軟件輔助管理工程檔案及電子檔案，通過權限設置，實現網上查閱，部分檔案經過有關領導審批后可以直接下載，在保證電子檔案安全保管的前提下提高其利用率，方便生產一線使用。

作者單位:中交第四航務工程勘察設計院有限公司