論新時期公安檔案的開發和利用

摘要:公安檔案種類多，載體全，內容廣泛，不但服務于公安工作，也服務于整個社會。公安檔案工作必須與時俱進，擴大服務領域，增強服務功能，充分發揮公安檔案的經濟效益和社會效益。公安檔案的開發利用既要保護公民檔案的合理利用權，也要符合公安工作保密性的要求，同時還要注意保護公民隱私權。

關鍵詞:公安檔案;開發利用;檔案管理

中圖分類號:C931.6文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)24-0214-02

公安檔案種類多，載體全，內容廣泛，信息豐富，蘊藏著豐富的公安工作經驗，在執行法律、貫徹政策時，是最好的參照物，不僅在偵察破案過程中需要借鑒公安檔案，在處理罪犯時更需要依據公安檔案。公安檔案不但服務于公安工作，還服務于整個社會。這就要求公安檔案工作必須與時俱進，擴大服務領域，增強服務功能，充分發揮公安檔案的經濟效益和社會效益。

一、打好公安檔案開發利用的基礎

1.豐富和熟悉檔案庫藏。豐富的公安檔案庫藏，是開發利用公安檔案的前提和基礎。要遵循公安檔案形成的規律，歸檔案卷材料要齊全完整，保持公安檔案之間的歷史聯系，能反映本單位職能活動的本來面目。在此基礎上，將公安檔案科學組合，認真整理，分門別類存放，以方便查找利用。另外，還要在案卷整理上實現規范化、標準化，卷內內容排列、目錄的填寫，標題的擬制和卷皮制作都要統一格式，統一順序，統一字型，統一號碼，認真貫徹執行上級制定的統一辦法和標準。

2.做好檢索工作，力求準確提供。檢索是準確而迅速找到所需檔案的有效手段，好比是打開公安檔案寶庫的鑰匙。編制公安檔案檢索工具，應根據本機關保管檔案的內容及成分，從當前公安工作需要和長遠規劃出發，以提高檢索的科學性、準確性、實用性及超前性為標準，逐步建設成多、精、尖的查找工具。改進檔案手工檢索工具和引進計算機等先進科技手段管理檔案。改進檔案手工檢索工具，就是要形成內容準確、功能健全的檢索體系，除原有的案卷級目錄檢索外，應增加重要文件卡片檢索和文件級目錄檢索。

3.做好編研工作，全面系統提供。加強檔案編研工作，對公安檔案文獻進行深加工，把檔案中儲存的大量有用信息，有針對性、有目的地發掘、選擇出來，通過分析綜合，提煉出結論性、規律性的專題材料。公安檔案編研工作，是主動、系統、全面提供利用的有效形式，是保護公安檔案原件，更好地為公安工作服務的重要途徑。因此，各級公安檔案部門一定要在科學管理好檔案的同時，大力開展編研工作，圍繞公安工作的中心任務，密切配合各項業務工作，編纂出一些針對性、參考性強的材料，有效地為公安工作提供利用。

二、轉變公安檔案開發利用的觀念

隨著市場經濟的不斷發展，政府職能已由“管理”向“服務”轉化，服務社會、服務經濟、服務民眾也日益成為公安機關的主要職能。檔案管理工作者應努力做到五個“轉變”:

1.變被動服務為主動服務。變被動服務為主動服務，就是要善于捕捉全局性的工作動態，特別要圍繞中心工作、專項斗爭、社會治安重點地區、重要群體、重大事件等，開展超前服務。要搞好預測，根據公安工作的規律和中心工作，隨時向領導提供一些有借鑒指導意義的公安檔案，為領導決策、部署工作當好參謀。必要時要根據利用者需要的題目和內容，將所有相關的公安檔案集中提供給利用者，以方便查用。

2.變“死檔案”為活信息。公安專業檔案是各級公安機關業務部門在行使職能過程中，在發現犯罪嫌疑人進行偵查、調查、詢問、審訊、拘留、逮捕等過程中形成的材料。過去往往認為一個案件結了，一個人處理了，材料整理歸檔就完事了，恰恰忽視了在當今社會重復犯罪現象相當嚴重，在打擊重復犯罪過程中，急需參考他們的前科材料，如作案手段、動機和體貌特征等，很多活的信息，能為偵查破案、審訊犯罪嫌疑人和處理罪犯提供大量有價值的材料

3.變低標準服務為高標準服務。全面運用“檔案綜合信息管理”系統，加快各類檔案的著錄速度，改進傳統調檔模式，讓一線民警能在最短的時間內調用到最迫切需要的檔案資料，同時可將戶籍檔案擺上政府網站，向社會開放，讓人民群眾可以通過網絡隨時調閱查詢。檔案部門要向24小時值班制努力，公開調檔電話，暢通反饋渠道，將一線民警所需犯罪嫌疑人的前科劣跡材料原文通過傳真、網上傳輸等手段，傳閱到民警手中，減少利用者的往返行程，盡最大可能為廣大檔案利用者提供準確、快捷的服務。

4.變分散為集中提供。以往公安檔案多數是以分散提供為主，利用者需要什么，就單獨提供什么。現在應根據利用者需要的題目，將這一內容的全部檔案集中提供給利用者。在為領導提供公安檔案時，也要注意變分散提供為集中提供，根據領導查檔的意圖，將分散在各個檔案中的有價值的材料摘錄在一起，以方便各級公安機關領導的查用。

5.變分割為共享。改革現行的公安檔案管理體制，建立新型的公安檔案管理信息資料中心，實現資源共享。建立實物集中統一管理的公安檔案信息資料中心，打破現實的公安檔案條塊分割的管理模式，建立公安系統的檔案館。建立公安檔案信息計算機網絡，實現計算機貯存檔案、檢索、利用一體化管理，分別實行省、市、縣三級公安檔案信息計算機識別、存貯與處理系統。即省廳建立市、縣級的公安檔案目錄庫;市級公安檔案室建立以全市為中心的公安檔案信息資料目錄庫;縣級公安檔案室建立全縣派出所檔案目錄。除此之外，省級公安檔案處、科、館應當建立有各省的公安檔案目錄庫，實行全國公安檔案信息聯網，屆時不管利用者在哪里都能很快在網絡里找到所需要的信息，縮短時空距離和減少繁雜手續，這樣，公安檔案信息資源就能得到有效的利用，公安檔案的信息資源就能得到充分的發揮。

三、開發利用公安檔案應注意的問題

1.保護公民檔案的合理利用權。平等利用檔案是任何一個公民應享有的權利。檔案利用權的提出是人們思想觀念的進步，也是人們要求尊重個人人格、尊重公民權利的重要表現。在現代執法理念“公開、公平、公正、透明”的要求下，讓人民群眾享有充分的知情權，建立社會公共監督機制，是適應現代社會民主與法治的必然要求。就公安檔案工作而言，公安檔案利用權更多的是指公民對被公安機關記錄的與自身密切相關的個人信息的了解、知悉的權利。公民有權通過查閱、咨詢等方式依法利用公安機關保存的個人信息材料。維護公民的檔案利用權不僅滿足了公民自身物質、精神等方面的需要，同時，由于公安檔案客觀、真實、全面、詳細地記錄了任何一項具體警察業務的適用對象、范圍、原則、要求和操作程序等，從而為人民群眾對公安機關進行執法監督創造了條件，有利于公安機關及時發現和糾正警察業務活動中的違法行為，提高辦案質量和執法水平。

2.注意公安檔案對社會開放范圍的有限性。公安檔案開放是指各級公安機關保存的可以公開的公安檔案，解除封閉，向社會或特定利用者開放，供社會和公民利用。公安檔案部門除了嚴格按照法律法規及政策制度要求，在正確處理好開放與保密關系的前提下，采取多種有效方式和途徑，主動向社會開放有關歷史檔案外，還要依法接受行政相對人和權利人的申請與詢問，即開展被動式的公安檔案信息開放服務。公安檔案部門不能人為設置障礙，阻撓人民群眾合法知情權的實現。

根據檔案法律的要求，對于不涉及國家、社會、組織和個人利益的一般性公安檔案，在封閉期滿(三十年)后，應廣泛向社會提供利用。對于涉及黨和國家以及公安機關秘密的檔案，還有涉及個人不宜公開的部分內容，可以多于三十年向社會開放。公安檔案部門要依據公安工作和社會發展的需要，分期分批開展涉密公安檔案的開放鑒定工作，建立檔案解密制度，解除封鎖和不必要的限制。凡屬非秘密或已失去秘密性的公安檔案，應通過各種形式盡快向社會開放，為全體公民服務，使公安歷史檔案得以充分利用。

3.注意保護公民隱私權。公安檔案開放中涉及的公民隱私權，主要是指公民就公安檔案中與其個人利益或者人身發生聯系的個人信息數據所享有的不為他人知悉的權利。公安檔案是圍繞一起案件、事故、事件，在一個人或一個組織的工作過程中形成的。幾乎所有的公安檔案都或多或少地蘊涵著個人的部分隱私，有的甚至相當豐富且集中。例如，公民的姓名、別名、綽號、籍貫、住址、身份標記、體貌特征、身體狀況及醫療史、婚姻、家庭、社會關系等基本情況;公民的職業經歷、工作履歷、宗教信仰、受教育程度、違法犯罪處理等情況;公民的指紋、聲紋、照片、信函、日記等文字、聲像材料。這些個人生活情報非經權利主體同意而公開利用，都會構成對隱私權的侵害。因此，公安機關需要保密的檔案絕不僅限于政務信息，還牽涉私人秘密，即個人隱私的檔案同樣要限制利用。

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[責任編輯 陳鳳雪]