進一步完善高職院校檔案資料管理工作的思考

張慧沙

隨著高職院校人才培養水平評估的廣泛開展和不斷深入,評估專家、院校主辦者和廣大教師對檔案資料給予人才培養水平評估的有利支撐作用愈來愈達成一致共識。檔案資料管理水平的高低一定程度上影響著人才培養水平評估的效果,一定程度上也代表了一所院校的管理水平的高低,進而也影響著一所院校的整體形象。

從現實情況看,絕大部分院校在專家評估驗收前,往往拿出一年甚至更長的時間,按照評估指標要求對相關資料進行系統收集、整理、裝訂成冊,在專家預評估后還要進行調整、完善,做進一步的整理,重新裝訂,費時長,占用人力多,“成果”當然也相當了得,動輒上百盒、幾百盒甚至千盒以上,盈柜滿屋,蔚為壯觀。能夠在相對短的時間內把5年的教學過程和成果資料匯聚在一起,是一件相當困難的事情,為達標或力爭優秀,必要的“補充”、“修訂”在所難免。成績顯而易見,不能說不突出,但問題也是不容回避的,主要表現為:學院檔案室應該成為評估資料主要的“資源庫”,但事實上檔案室所提供的資料卻占不到整個評估資料的二十分之一。原因在于:學院的檔案管理與實際需要歸檔保存的資料存在“兩張皮”現象,一方面檔案室雖然制定實施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄,但對各系(部)、處室實際形成的資料,尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監控;檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據新的高職教育發展需要采取及時修訂和完善的問題。另一方面各系(部)、處室可能出于查閱、使用方便考慮,對有些應該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室,由于缺乏科學系統的管理,時間一長,就容易丟失,或難以找尋,事后追查究竟有沒有這樣的資料,也因為沒有嚴格的登記制度而查無實據,只能憑借“記憶”作出“也許有”、“可能無”的似是而非的判斷,由于沒有明確的責任人,也就沒有一個人為此而負責任,最后只有不了了之。

為此,對現有檔案管理模式進行改革已是勢在必行。我認為解決之道是實施檔案的二級管理模式,具體如下:

學院檔案室是檔案管理的一級單位,各系(部)、處室為檔案管理的二級單位,各系(部)因為工作需要,在條件允許的情況下,可考慮建立系(部)檔案室。學院檔案室可相應“升格”為檔案館。

院級檔案室(檔案館)要根據教高[2006]16號文件(《關于全面開展高職高專院校人才培養工作水平評估的通知》)和教高[2008]5號文件(教育部關于印發《高等職業院校人才培養工作水平評估方案》的通知)有關規定,對原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進行全面修訂和完善,在廣泛征求各系(部)、處室意見和建議基礎上,形成學院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄,經學院領導班子審定后正式實施。各系(部)、處室要在規定的期限內向學院檔案室(檔案館)如數上繳檔案,檔案室(檔案館)與各系(部)、處室之間要嚴格履行檔案逐份交接手續。

各系(部)、處室根據實際工作需要,在學院檔案室(檔案館)專業人員指導下,制定本系(部)、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄(二級檔案),建立相應的管理制度。各系(部)、處室二級檔案單獨編號。各系(部)、處室要將每年的二級檔案實際目錄索引上繳學院檔案室(檔案館)備案,學院檔案室(檔案館)要履行嚴格的交接手續。二級檔案以每3年或5年為一周期(各處室二級檔案以3年為周期,各系部按照學生學制為周期),各系(部)、處室二級檔案保管不超過一周期,周期滿后3個月內整體移交學院檔案室(檔案館),學院檔案室(檔案館)嚴格履行交接手續,并對二級檔案進行“專區”管理。

各系(部)、處室要設專兼職檔案管理員,學院檔案室(檔案館)負責對專兼職檔案員進行業務培訓和日常工作指導。

實施檔案二級管理模式,就是為了明確院級檔案室(檔案館)和各系(部)、處室的工作職責,細化管理,最大限度地保證檔案資料安全,切實發揮檔案資料對教學和管理工作的資政、借鑒作用。

為保證檔案資料的完整、準確和安全,學院應進一步完善檔案管理制度,切實建立起檔案管理“三納入,四同步”有效監督和保障機制,對院級檔案歸檔范圍的資料所涉及的重大活動和重要事項嚴格實施“三納入,四同步”。系(部)、處室檔案管理應參照院級檔案管理“三納入,四同步”管理體制,保證兼職檔案員對本部門的有關工作做到“三納入,四同步”。

高職院校辦學規模的擴大要求其管理模式也要有相應的變化、優化、細化、規范化。本文只是就高職院校檔案管理提出了一些實際的、粗淺的思考,真正建立起切實可行的模式制度,需要做出大量細致的工作,在實際運行中仍需要依據實際情況做必要的調整和修訂。