基于作業成本法的時間陷阱分析在安徽電信CDMA終端采購流程優化中的應用

魏迎迎

一、研究背景、意義及理論

2009年1月,中國3G牌照正式發放,中國移動通信產業全面進入3G時代。3G技術推動移動電信和有線互聯網產業向移動互聯網延伸,打開了互聯網公司進入電信市場的大門。中國電信運營商的競爭對手已不限于電信行業,更面臨著世界級互聯網公司的挑戰,給中國電信運營商帶來前所未有的機遇和挑戰。部門壁壘,流程冗長成為傳統國有運營商必須改善的管理缺陷。日益激烈的競爭態勢要求中國電信提高市場響應速度,避免作業流程效率低下。

同時,作為3G應用的終端載體,CDMA終端成為中國電信獲取競爭優勢的重要武器,而目前CDMA價值鏈不夠繁榮,供應鏈信息不夠透明,導致中國電信終端成本居高不下,庫存風險嚴重。

本文以CDMA移動終端采購流程為例,嘗試采用作業成本法分析流程周轉效率,找出流程中的時間陷阱,并提出流程改進建議。

作業成本法起源于美國,首先由美國會計學家科特勒教授提出,西方發達國家的學術界和企業界研究并推廣的一種新的成本會計制度—作業成本法(簡稱ABC法)。在ABC基礎之上的以作業成本確認和計量為手段的流程管理思想——作業成本管理(簡稱ABCM)可以幫助企業利用作業成本分析的成果對管理流程進行優化提升。在具體的流程和作業分析中,ABCM應用的是一種根據作業增值屬性分類的方法,把作業分為增值作業(Value-added Activity),即能增加顧客價值的作業;和非增值作業(Non Value-added Activity),即不能增加顧客價值的作業。利用作業成本法計算的精確成本信息改進作業,消除無增值作業,提高效率,降低成本,并依據對作業的評價結果改進企業;剖析作業的完成及其耗費的資源情況,同時考慮技術因素與經濟因素,動態中改變作業方式,并重新對資源進行配置;對價值鏈和作業鏈分析中進行動態改進,結合企業微觀視野和行業宏觀視野,向理想作業流程靠攏。

基于作業成本法的時間陷阱分析能夠把流程存在的問題進行一定程度上的量化,使結果更準確。時間分析法就是尋找業務流程中存在的時間陷阱,找出在流程中浪費的一種方法。此方法是《精益6西格瑪》一書中提出的。分析步驟如下(參見圖1)

二、安徽電信CDMA終端采購流程時間陷阱分析

本文分析安徽電信各市分公司CDMA終端采購流程,該流程采購方為安徽電信各市分公司,銷售方為天翼電信終端有限公司安徽分公司(以下簡稱天翼安徽終端公司)。流程的起點是市分公司向天翼安徽終端公司提交采購需求,流程終點是安徽電信省公司統一向天翼安徽終端公司進行資金結算。為便于分析,將流程分解為物流、資金流和信息流(見圖5)。流程具體步驟說明如下:

作業1,市政企部提交本部門需求:向市分公司個人部提出需求,部門寫申請蓋章;

作業2,市個客部匯總市分各部門需求:匯總各部門需求,報備領導簽字;

作業3,省天翼終端公司匯總全省需求,在ERP系統上報:根據分公司和經銷商的訂貨需求,當天或次日在ERP系統里提交需求;

作業4,天翼終端公司總部發貨:一般在收到訂貨單據的次日發貨;

作業5,省天翼終端公司收到總部物資,清點物資:省庫驗收貨物,掃碼、進行ERP和終端串號管理系統的操作;

作業6,省天翼終端公司在ERP系統中錄入分發信息,辦理二次物流:根據分公司和經銷商的訂貨需求,錄入分發單據,交物流發貨指令;

作業7,市個客部在ERP系統中確認終端銷售:核對到貨數量時候相符,在ERP系統中確認銷售出庫;

作業8,市物資部在物資系統中錄入采購入庫:根據物資系統核對收料單與供貨單價格和數量是否相符;

作業9,市財務部在財務系統中錄入采購信息:在M8系統錄入終端入庫分錄;

作業10,省財務部組織全省三系統采購數據對帳,糾正購銷數據差異:組織17個市分公司3個系統四類數據的核對;包括:組織提取三系統數據,編制系統數據差異表格,下發對帳通知,催促市分上報,整理匯總市分報表,分析對帳差異原因;

作業11,市財務部核對本市三系統采購數據:根據省公司要求核對三系統采購數據;

作業12,省天翼終端公司簽定合同,發起付款申請:根據系統數據和分公司到貨簽收單,簽訂結算合同,發起付款申請;

作業13,省財務部審核付款單據,要求市分確認“應付帳款”:5-6個市分公司的付款確認;

作業14,市財務部向省分反饋確認可以支付:核對M8系統應付賬款應付中安徽天翼終端公司的金額,經確認后發送確認函;

作業15,省財務部集中付款:5-6個市分公司的付款,包括制作付款憑證、主任審核、出納付款,銀行支付;

作業16,省財務部下發列帳通知:一個月的集中采購列帳通知,包括編制表格,起草公文,主任審核、公文發送。

觀察移動終端采購流程圖中的物流、資金流和信息流,我們可以發現,實體的物流和資金流都比較簡單,但是信息流冗長,一個簡單的購銷活動由于涉及兩家公司,3個系統,7個部門,各系統和部門間的信息流轉不暢,導致移動終端銷售資金周轉緩慢,系統數據存在差異,因此終端采購流程的主要問題是信息流存在時間陷阱,庫存積壓造成經營風險。以下我們進行時間陷阱分析。

步驟一.找出每個活動環節花費的時間

設計移動終端采購流程調查表,以信息流程為線索,按照流程前后步驟,詢問每個步驟執行人的一般工作量、執行時間(最長、一般、最短)、執行工具及流程優化建議。向流程涉及崗位發放調查表,統計各執行步驟花費的時間。

步驟二.運用ABC法區分每個流程中的增值活動和非增值活動

流程作業指在一個組織內為了某一目的而進行的耗費資源的工作。其目的就是為了使產品增值或產生顧客價值。根據ABC作業增值屬性分類方法。把作業分為增值作業與非增值作業。

增值作業:能增加顧客價值的作業,增值作業必須同時滿足以下條件:①該作業的功能是明確的;②該作業能為最終產品或勞務提供價值;③ 該作業在企業的整個作業鏈中不能去掉、合并或被替代。如果有一個條件不符合,該作業就不是增值作業。在省電信公司向天翼終端公司采購移動終端這一流程中,只有天翼終端公司總部向電信公司發貨這一作業為最終的消費者提供了價值,屬于增值業務。

非增值作業:不能增加顧客價值的作業,又可以區分為:非增值必要作業,指不創造價值,但是在目前產品開發、補充訂貨或者生產系統還需要,因而不能取消的活動,如產品生產各環節的檢驗活動;非增值不必要作業:指不能創造用戶所需要的價值并且應該取消的活動。通過價值分析,企業可以有效地區分增值作業和非增值作業,從而為消除浪費,進行更有效的成本管理提供依據。

步驟四.計算流程周期效率〗

計算出增值活動時間Ta=40小時和流程總提前期T=195.17小時,計算得出流程周期效率=Ta/T=20%。〗

步驟五.分析時間陷阱產生原因〗

與世界一流的事務性流程周期效率50%相比,安徽電信移動終端采購流程周期效率與先進水平還存在差距。需要進一步分析時間陷阱產生的原因。

(一)采購流程中的時間陷阱原因

分析移動終端采購流程,發現時間陷阱主要由兩類作業引起:

第一類,是非增值非必要作業。移動終端采購作業是市分自主采購項目,但是目前的流程中由于市分數據錄入質量不高,省公司增加的檢查、稽核、確認的作業,由于涉及省公司對17家市分公司的監察,這部分作業時間比較長,但是屬于既不能為消費者增值,又不是公司必要的工作。

該類作業包括B10-組織全省三系統采購數據對帳,糾正購銷數據差異30.67小時、B13-要求市分確認應付帳款18.67小時;t6-省天翼終端二次物流所消耗的12小時;合計流程可能節約時間61.34小時。

第二類,是非增值必要作業,但是在執行工具上可以優化。主要是省公司及市分公司未采用系統操作,仍然用手工方式匯總的下級需求,目前這類工作通過下級簽字蓋章,再發紙質傳真的方式完成,這類作業建議改由市分在OA系統中提交需求,省去手工審批匯總傳真的方式,流程優化的空間22小時。

該類作業包括:t2-市分匯總各部門需求信息6小時;t5-省天翼終端匯總各市分公司需求信息16小時,

如果能將這兩類工作簡化,則流程總提前期T=111.83小時,優化后的流程周轉效率=40/111.83=36%;接近世界先進水平。

因此,采購信息流程中時間陷阱產生的主要原因是部分手工操作和市分數據存在質量不高,導致省公司增加檢查、稽核、確認等工作環節。

(二)終端庫存的時間陷阱原因

庫存是一種浪費,移動終端庫存已成為價值鏈中生產廠商、代理商、運營商共同的難題。過量的庫存掩蓋CDMA價值鏈中深層次的需求預測和信息傳遞問題。

就安徽電信公司來說,截止2009年8月底,各市分公司的手機終端庫存可以支撐33天的手機銷售出庫需求(終端庫存支撐天數=月末庫存金額*30天/月均銷售出庫金額),在采購流程的分析調查中,我們了解,按現行的流程速度,從市分公司一線營業部門發起需求到市分倉庫收貨,總計需要96小時,大約12天(=96/8),也就是說移動終端采購的提前期應該是12天,再安排7天的安全庫存量,原則上各市分公司移動終端庫存支撐天數保持在19天(8天在途時間+7天安全庫存)的使用量,可以在現行流程效率下,滿足終端營銷的需求。

那么實際上各市分公司的庫存支撐天數平均為33天,比安全天數多了14天,究其原因,還是市分公司過量報送了14天的采購需求,而這些庫存終端很大一部分已經超過三個月庫齡,產生了跌價損失,甚至可能還需要支付滯銷機的促銷費用。

三、CDMA終端采購流程優化建議

針對采購流程及庫存管理中存在的時間缺陷,提出以下流程優化建議:

(一)實施供應鏈管理SCM,市分公司負責掌握一線市場的各類終端銷售數據,省公司負責指導市分公司根據科學的預測方法報送終端需求,天翼終端公司總部建立供應鏈信息透明傳遞的機制,中國電信公司市分、省分、總部;電信公司與終端生產商、終端代理商之間構成一個面向最終顧客的完整電子商務供應鏈,對彼此的終端庫存與銷售信息透明,提高企業對市場和最終顧客需求的響應速度,避免因信息不暢、需求擴大產生的庫存浪費,從而提高企業產品的市場競爭力。

(二)建立終端需求預測模型。關注CDMA終端銷售的基礎數據收集和分析。出現過量庫存的根本原因主要是需求預測不準,對消費者市場不夠了解,進行需求預測沒有科學模型。

(三)簡化采購流程。英國歷史學家斯科特?帕金森,說:“做一份工作所需要的資源,與工作本身并沒有太大關系;一件事情膨脹出來的重要性和復雜性,與完成這件事情花的時間成正比。”采購本身是一件清晰簡單的業務,如果市分公司從天翼終端公司采購終端像到商場采購東西一樣流程簡單,就可以省略很多核對、檢查的非增值非必要作業。

本文基于作業成本管理,對安徽電信移動終端采購進行了流程的時間陷阱分析,主要分析了終端采購信息流冗長和庫存冗余的問題,提出實行供應鏈管理,關注CDMA終端銷售信息,建立終端需求預測模型,對非增值作業進行優化的建議。

通過以上分析,嘗試了基于作業成本管理的時間陷阱分析進行流程診斷,希望能為3G競爭中電信運營商的流程再造(BPR)提供參考。

(作者單位:安徽電信財務部)