公共圖書館地方文獻采訪原則

張 亞

關鍵詞:公共圖書館;地方文獻;文獻采訪;原則

摘 要:地方文獻是公共圖書館工作重點之一,本文提出了公共圖書館地方文獻采訪工作的五項原則:建立完整的采訪文檔;全面掌握出版信息,盡量收集齊全;靈活運用各種采集方式;積極爭取各級政府的支持;立足于用。

中圖分類號:G253.1文獻標識碼:A 文章編號:1003-1588(2009)04-0059-02

地方文獻是特定區域內歷史資料和現實資料的總和,它反映了特定區域內自然環境與社會環境的沿革、發展及其現狀。

近年來,隨著信息化、網絡化時代的到來,特別是出版行業的飛速發展,出版物日益增加,不同類型載體,不同出版渠道的地方文獻以及網上地方信息的出現等,極大地豐富了地方文獻的來源。在這種形勢下,對公共圖書館地方文獻的采訪工作提出了更高的要求。筆者對公共圖書館地方文獻采訪工作的原則進行了一些探討,提出五項原則,供同行參考。

1 建立完整的采訪文檔

采訪人員應根據地方文獻生產和傳播的特點,建立一套相關聯的采訪文檔,以便根據文檔指定的范疇去收集文獻信息和進行采集工作。避免遺漏或重復。

1.1 基本目錄

基本目錄的主要作用是反映和提示那些肯定屬于地方文獻范疇內,而又一時采集不到,或是文獻源相對不穩定的文獻。它所反映的文獻多是各收藏單位或個人手中收藏的舊文獻,而不是在版文獻。對于這種文檔,首先應注意經常補充新的文獻信息,其次要注意依據文檔提供的文獻信息及時去補充文獻。

1.2 公開出版物的訂購文檔

其作用主要包括以下三點:首先,便于圖書館相關工作人員檢查某一文獻是否已訂購。其次,訂購文檔能夠反映預計出版日期。第三,公開出版物的訂購文檔作為與發行部門交涉的依據,可以憑此追索漏發圖書和退回誤發圖書。

1.3 報刊登到文檔

確認為地方文獻公開出版的報刊,其登到文檔與公共圖書館一般報刊登到無異。而對非正式出版的報刊在文檔中的反映,其內容應包括報刊名稱、出版單位、創停刊日期、刊期、聯系人、地址、電話等項目。

1.4 交換文檔

交換文檔也稱征集文檔,用以反映非公開出版物的流通渠道與流通狀況。文檔反映的多是有關的政府機構、科研單位、教育機關、企事業單位和學會、協會等文獻生產源。以便定期與各單位聯系,征集文獻。

2 全面掌握出版信息,盡量收集齊全

2.1 地方志

地方志有綜合性的,也有專門性的。綜合性志書是以某一地域范圍,分類記述一定時期的政治、經濟、文化及其現狀的地方百科全書;專門性志書是某個方面的歷史和現狀的記述。館員要注意收集古舊方志,更要注意收集新編志書。現在很多新編志書不在本地出版社出版,而是買外地出版社的書號或采取交管理費的辦法自辦發行出版,出版社不可能繳送樣本給地方圖書館,修志單位也沒有意識到給圖書館收藏,收集中要特別注意這種情況以避免遺漏。

2.2 地方性百科全書、年鑒、詞典、手冊、圖錄等

這些都是概述或者匯集地方志知識的工具書,是重要的地方文獻,又有檢索地方文獻的作用。

2.3 地方史料

地方史料是專門記述某一地域或社會發展過程的文獻。包括地方社會史、地方經濟史、地方文化史、地方革命史等諸方面,內容涉及地方發生的重大事件、重要人物、重要機構等。撰述者多為當事人或目擊者,內容多涉及到親自參加或親自看見、親自聽到的事或人,包括傳記、評傳、回憶錄、文學作品、紀念文集、研究評論文集、哀挽錄、年譜、照片、日記、信函、筆記、文集、著作目錄等。

2.4 地方報刊

地方報刊是某一地域國家機關、社會團體、企業事業單位所編輯發行的,有很強的區域性、史料性,地方信息的密度最大。在地方報刊中,有一部分不能視為地方文獻,但為了保持地方報刊的完整和系統,可以作為地方文獻統一收藏,對地方報刊的處理要有別于地方版圖書。

2.5 地方家譜、族譜

作為家族繁衍活動檔案材料的家譜,可供相關學科,諸如社會史、移民史、人口史、地方史、經濟史、婦女史、人物傳記、倫理學、民俗學等若干方面的研究利用,有著巨大的學術史料價值。

3 靈活運用各種采集方式

地方文獻的收集方法,有別于其它文獻。地方文獻來源于不同的渠道,具有不同的性質,有單位的,也有個人的;有公開出版物,也有內部出版物;有無償的,也有有償的。在采訪過程中應針對不同的情況,采取靈活的方式。

3.1 征繳

征繳指圖書館所在地人民政府以發文或制定地方法規的形式,確定本地地方文獻呈繳制度,圖書館再根據這種制度向有關部門和單位征繳地方文獻的方法。當前有許多省、市、縣建立有這種呈繳制度,圖書館應充分利用。在沒有建立這種制度的地方,該地方圖書館應積級爭取,通過人大、政協委員提案以及其它渠道,促成這種制度的建立。此外,許多省、市設有新聞出版局,圖書館應主動取得他們的支持,在他們審批地方出版物時接收的樣本復本中,索取其復本入藏。

3.2 定購

對于公開出版物,通常是依據征訂書目,采用定購的方式予以收集,與公共圖書館一般采訪工作相似。不同之處在于,采訪人員一定要正確判斷該文獻是否屬于地方文獻的范疇。地方出版物是非常值得重視的一個地方文獻源。由于地方文獻和地方出版物都是地方公共圖書館的收藏重點,應按照有關地方文獻呈繳本制度的規定免費送繳。

3.3 其他方式

對于非公開出版物的采集手段可以多種多樣。對屬于個人手中持有的文獻,可采取收購的方式,亦可采用以物易物的交換方式。對無償捐獻的單位和個人,圖書館可發給證書作為捐贈證明,政府亦可采取適當的方式予以表彰,以此來鼓勵更多的單位和個人的免費捐贈。對于一時采集不到原件的重要文獻,可予以復制。

總之,圖書館專職或兼職的地方文獻采訪人員,應經常地走出館門,廣泛地采訪本地各有關部門、單位、團體及知識界名人,以征得地方文獻。

4 積極爭取各級政府的支持

購書經費是支撐圖書館運轉的重要基礎。長期以來,我國圖書館事業雖然有了長足的進步,但是經費緊張一直是困擾圖書館健康發展的一個主要問題,主要體現在購書經費的短缺上。公共圖書館經費因所屬的區域、系統或部門不同、領導的重視程度不一而產生巨大差異。這樣,在單純經濟觀點、一味追求“投入產出”的經濟效益的思想指導下,有些主管部門在考慮資金分配時,必然使包括圖書館處于劣勢地位。

由于地市級公共圖書館的購書經費嚴重不足,要保證地方文獻的采訪工作正常進行,就必須積極爭取各級政府的支持,建立地方文獻資源保障體系。

5 立足于用

收集、整理地方文獻,既要重視“藏”,更要注重“用”。“藏”、“用”相結合,立足于“用”。充分發揮地方文獻在本地方(區)改革開放和兩個文明建設中的積極作用。要通過調查研究,了解本館讀者對地方文獻信息需求的特征,科學確定各學科、各層次、各載體類型地方文獻的入藏比例,并擴大新書的入藏,滿足讀者對信息新穎性、時效性的需求。

綜上所述,采訪政策的科學與否直接決定入藏文獻的質量和讀者服務效率的高低。我們應更加重視公共圖書館地方文獻的采訪工作,在實踐中不斷豐富和完善其采訪原則。

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