區縣檔案館館藏檔案的價值鑒定

秦立麗 張立娜

檔案價值鑒定,是指檔案工作者主體在檔案價值認識的基礎上對檔案有無價值和價值大小的評估和預測。檔案價值鑒定是檔案工作的核心內容,也是整個檔案工作賴以存在的基礎。鑒定工作搞不好,就會造成館藏檔案的良莠不分,影響館藏檔案的優化。因此,搞好館藏檔案價值鑒定是當務之急。檔案價值鑒定工作是一項十分嚴肅的科學勞動,沒有科學的理論作指導,沒有高素質的鑒定工作人員,沒有嚴格的組織管理,就不能搞好。

一、根據國家檔案局新制定的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》,制定館藏檔案價值鑒定的新標準

制定檔案價值鑒定的標準,是做好檔案價值鑒定工作的第一步。按照之前使用的檔案保管期限表“對號入座”的方法鑒定檔案價值,可能產生有的檔案過量保存或檔案價值劃分不當的現象。例如在鑒定平谷區政府檔案過程中,依照之前的文書檔案保管期限表,工人轉正定級審批表、招收錄用退休工人子女的證明申請表、干部介紹信存根等涉及個人的檔案的保管期限都是長期。而新的《平谷區機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定實施細則(試行)》(以下簡稱《實施細則》)中,貫徹了科學發展觀中的以人為本原則,凡是涉及個人的檔案,如職工錄用、轉正、定級、辭職、離退休等文件材料以及職工調動、工資、黨團組織關系介紹信及存根保管期限都定為永久。這樣看來,之前的文書檔案保管期限表確實存在檔案價值劃分不當的現象。再例如工會永久檔案81號卷中,《平谷縣工會副主席1986年在經委、科協聯合召開全縣生產技協會議上的講話和單位發言》,按照新的《實施細則》劃定保管期限10年即可。由此可見,由于保管期限不當造成的過量保存情況也是存在的。

為解決這個問題,筆者認為,既然是開展檔案價值鑒定工作,就應以最新的文書檔案保管期限為準則,避免檔案價值劃分不當的現象發生。因此,筆者在檔案價值鑒定中以《實施細則》為鑒定標準,在檔案價值鑒定工作中,邊工作,邊實踐,邊總結。

二、遵循檔案價值鑒定大原則不變,根據實際情況對館藏檔案價值鑒定的原則進行補充

檔案價值鑒定的原則,除遵循從國家和人民的整體利益出發,堅持全面的、歷史的、發展的觀點,以文件來源、形成機關在社會結構中的職能作用和檔案承載的內容信息為基本要素,準確、客觀判定檔案保存價值的大原則外,根據實際情況,還需遵循以下幾條鑒定原則:

1、以人為本原則。科學發展觀的核心就是以人為本。因此,在鑒定過程中,要始終以科學發展觀為指導,把廣大人民的利益放在首位。對檔案中涉及個人的信息,延長其保管期限。例如涉及個人的錄用、轉正、聘任、調資、定級、離退休、死亡、撫恤等文件保管期限全部由長期改為永久。

2、高齡檔案受到尊重原則。對形成時間相對久遠的檔案其保管期限適當提高保管期限的原則。例如對解放前及新中國剛剛成立時期的檔案,由于年代久遠,基本上采取永久保存。

3、物以稀為貴原則。對保存數量較少的檔案應采取保管期限適當提高的原則。例如對文革、四清等政治運動中形成的檔案,由于數量較少,基本上也采取永久保存。

4、從低復審原則。對其價值難以把握,保管期限可長可短的檔案首先確定最低保管期限,實行重點復審的原則。對有疑問的檔案進行登記,由鑒定驗收小組共同探討決定該檔案的保管期限。

5、以“我”為主原則。“我”即立檔單位,鑒定過程中,鑒定人員進行換位思考,把自己放在立檔單位的位置上考慮問題,確定案卷的保管期限。例如本單位對一些重要問題的請示,雖然上級單位沒有批復,本單位的保管期限也應定得長一些,以后出現問題就可以分清責任。

6、集中討論原則。對保管期限有疑問的檔案,由鑒定小組研究討論后,確定其保管期限。參與鑒定的工作人員在遇到問題時要共同探討,以求得最佳解決方案。例如鑒定長期檔案過程中,發現有些長期檔案需要轉永久,有些長期檔案需要轉短期,這樣登記起來比較亂,容易出現差錯。經鑒定小組工作人員共同協商,決定只將長期檔案中需要轉永久的檔案挑出來,其余保管期限不變,到期后再做這部分檔案的到期鑒定。通過集中討論,解決鑒定工作中遇到的難題。

三、以立檔單位的職能為標準,確定檔案的重要程度

根據《實施細則》規定,對于普發性文件、同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料以及機關聯合行文的文件材料,重要問題的永久保存,一般業務問題按10年保存。這里對重要問題和一般問題沒有明確的解釋,要靠鑒定工作人員自己判斷。針對這一問題,筆者認為,在鑒定中要以發展的眼光看待問題,一要依據立檔單位的職能,凡是立檔單位職責范圍之內的,針對本機關主要業務并要執行的,就是主要問題,否則就是一般問題;二是以人為本的,凡是涉及個人切身利益的,就是主要問題,保管期限就應從長。例如平谷縣政府批轉縣公安局《關于城關鎮,城關公社暫住人口調查和處理意見的報告》卷屬于政府職責范圍之內問題,其保管期限就應從長。再如《1983年平谷縣政府加強和改革農村統計工作的通知》就屬于年度性專項通知,原保管期限即可,就不必轉永久保存。

四、根據檔案鑒定銷毀制度,確定檔案鑒定完成后實體檔案的處理

鑒定工作完成后,會產生大量需轉期檔案。對這批檔案如何處理,是一項非常重要的工作,只有將這項工作做好,檔案價值鑒定工作才算圓滿完成。但轉期檔案如何處理,是一個較難解決的問題。針對這個問題,筆者認為,應從以下幾方面入手:

(一)復審:成立檔案鑒定工作領導小組。由主管檔案工作的檔案館館長、管理科科長、指導科科長、法制科科長等組成。每一個全宗的檔案鑒定完成后,就召開鑒定工作會議,由該全宗鑒定人員匯報鑒定情況,鑒定小組討論需轉期檔案的保管期限是否適宜,最終確定其保管期限。

(二)審批:每一個全宗的檔案鑒定完成后,全宗鑒定人員撰寫該全宗鑒定工作報告,并將該全宗所有轉期檔案進行詳細登記,登記內容包括全宗號、目錄號、案卷號、案卷內容、原有保管期限、鑒定后保管期限、轉期理由等內容,制作成轉期檔案統計表,由檔案鑒定工作領導小組對檔案鑒定工作報告及轉期檔案統計表進行審批。為增強鑒定領導小組成員對復審工作的責任感,每一位鑒定領導小組成員都須在鑒定工作報告及轉期檔案統計表上簽字。

(三)調整實體卷:實體卷的調整,分為以下幾種情況:1、永久檔案中的轉期檔案,由于原保管期限定為永久,有一定的歷史原因,不宜馬上轉為短期銷毀,根據《實施細則》規定以30年期限為準進行保管。原有位置不變,在案卷目錄中注明轉短期。到期后再做到期鑒定銷毀。

2、長期檔案轉永久保存的檔案,如原來招工、黨組織關系介紹信、職工調動手續等方面的檔案,由于原有保管期限為50年,保管期限本身就較長,為了盡量保持該全宗原貌,同時減少工作量,檔案位置暫不變動,在目錄中注明該卷轉永久,在該卷卷皮上同樣注明轉永久。3、長期檔案中不轉永久的檔案,按原保管期限不變,到期后再做鑒定銷毀。4、在需要銷毀的案卷內發現個別重要的檔案,則必須將其取出另行保存,其他檔案可以銷毀。取出的個別檔案,如與其他相同年份的檔案有關聯,可與其他相同保管期限的檔案合并定卷,抄寫卷內目錄,修改案卷封皮,并在備考表中寫明具體情況;如與其他相同年份的檔案沒有關聯,可單獨立卷,排在案卷所屬年代的相同保管期限的最后一卷,用小號標注,并在備考表中說明。

五、通過對參加鑒定工作人員的培訓,提高鑒定工作質量

由于檔案鑒定工作是一項難度較大的技術性工作,檔案工作人員的知識背景、認識能力、工作經驗等方面都有一定的差異,因此他們對同一份檔案所做出的價值判定往往有很大的不同,使檔案鑒定工作帶有極大的人為因素。為解決這一問題,檔案工作人員隨著檔案事業的發展,要不斷充實自己,學習新知識、新技能,不因循守舊。

在實際鑒定工作進行之前,要組織全體鑒定人員集中統一學習。一是學習和掌握檔案價值鑒定的原則;二是學習和掌握檔案工作政策法規和標準,并要求在工作實踐中用心研究和探索;三是學習檔案價值鑒定基本方法,把握好保存價值尺度。在學習過程中,可以選一個具有代表性的全宗,全體鑒定工作人員按照培訓內容鑒定相同內容。鑒定完成后,一起討論鑒定結果有什么不同,找出造成差異的原因,盡量減少人為因素,提高鑒定工作的質量。

作者單位:北京市平谷區檔案館